Jakie moduły posiada system ERP?

System ERP to rodzaj oprogramowania, które integruje najważniejsze obszary działalności organizacji i umożliwia przepływ informacji między nimi. Dzięki różnorodnym modułom rozwiązanie można dopasować do potrzeb firmy, co przekłada się na zwiększenie efektywności jej procesów. Czy potrzebujesz zarządzać całą produkcją, czy chcesz jedynie wesprzeć księgowych w rozliczeniach? Być może obie te sfery Cię interesują? Implementując system ERP, masz możliwość wyboru tego, co najpotrzebniejsze i odrzucenia zbędnych funkcji. W tym artykule omówię kilka jego elementów na podstawie systemu Teneum X.

System ERP Teneum X posiada kilka modułów, które bardzo dobrze sprawdzą się w firmie z branży handlu, dystrybucji, czy produkcji. Zawierają szereg funkcji, które mają na celu zintegrowanie różnych obszarów biznesowych i pomoc w zarządzaniu pracą w oparciu o jedną bazę danych. Niektóre z nich są bardziej popularne i wprowadzane w większości przedsiębiorstw. Inne z kolei dopasują się do organizacji, których procesy są bardziej specyficzne.

Handel i dystrybucja to moduł systemu ERP, który zapewnia wsparcie dla procesów biznesowych i handlowych. Rozwiązanie gromadzi wszystkie informacje np. o stanie magazynowym i daje możliwość zarządzania zadaniami w jednym miejscu. Zwroty i reklamacje są rozwiązywane szybciej, niż zwykle, a oprogramowanie szybko identyfikuje zwracany towar. Sprawdzi się ono również w firmach, które obsługują sprzedaż zarówno B2B, jak i B2C. Może zostać zintegrowany z przedsiębiorstwem spedycyjnym, aby dodatkowo przyspieszyć pakowanie i wysyłkę zamówienia do klienta. 

Sente wdrożyło moduł Handlu i dystrybucji u właściciela polskiej marki odzieżowej. Automatyczne raporty sprzedażowe pozwalają na lepsze zarządzanie polityką sprzedaży w czasie rzeczywistym. Uruchomienie mechanizmów, które dają możliwość zwrotu towaru bez anulacji paragonu, to także spore ułatwienie pracy w branży, w której klienci często zwracają produkty. Firma odnotowała wzrost sprzedaży na poziomie 300% w kanale e-Commerce.

Ten moduł zakłada automatyzację procesu zarządzania zaopatrzeniem. Ten bardzo ważny element każdej firmy handlowej i produkcyjnej wspierany jest przez algorytmy do planowania zaopatrzenia długofalowo i krótkofalowo, a więc ustalanie jego strategii staje się łatwiejsze. Prognozowanie sprzedaży uwzględnia np. sezonowe zwiększenie popytu – okres przedświąteczny, Black Friday, czy korelacja obrotów z panującymi warunkami pogodowymi. Możliwe jest także wymienianie informacji z dostawcami w czasie rzeczywistym, porównywanie ich ofert i składanie zamówień w szybki oraz bardzo intuicyjny sposób. 

Firma Sente wdrożyła ten moduł u producenta olejów smarowych, pozwalając na zoptymalizowanie procesu planowania zaopatrzenia. Gdy zużycie surowców określonych w systemie dobiega do zdefiniowanego wcześniej poziomu, rozwiązanie wysyła przypomnienie o tym, że należy złożyć zamówienie.

Najważniejsze funkcje modułu Zarządzania produkcją to dostarczanie szczegółowych informacji o przebiegu produkcji, usprawnienie procesów wytwórczych, planowanie w oparciu o rzetelne dane i optymalizacja zużycia materiału produkcyjnego poprzez dopasowanie go do bieżącego zapotrzebowania. Rozwiązanie umożliwia zwiększenie mocy produkcyjnych bez zatrudniania dodatkowych osób. Aby przyspieszyć proces i wyeliminować pomyłki, zamiast ręcznego wpisywania danych, pracownik wprowadza je poprzez zeskanowanie kodu kreskowego. 

Moduł Zarządzania produkcją został wdrożony u wspomnianego wcześniej producenta olejów smarowych. Dzięki temu zyskał on 100% kontroli nad procesem produkcji, a jej planowanie odbywa się dwa razy szybciej, niż dotychczas.

W systemie ERP Teneum X dostępny jest także moduł dotyczący finansów oraz księgowości. Automatyzacja procesów księgowych odpowiada nie tylko za zwiększenie efektywności pracowników i odciążenie ich, ale także za to, aby informacje były poprawne i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Jeżeli chcesz trzymać rękę na pulsie i zapewnić firmie płynność finansową, a sprawozdania finansowe generować na czas, to właśnie ten moduł pomoże Ci w tym zadaniu. 

Sente wprowadziło Finanse i księgowość u lidera internetowej sprzedaży elektronarzędzi. Automatyczne rozliczenia płatności oraz wystawianie i wysyłanie faktur do klientów, usprawnia codzienną pracę w przedsiębiorstwie.

Moduł przeznaczony do zarządzania personelem można podzielić na dwie części: tę dla pracownika, oraz tę dla działu kadr. Portal pracowniczy umożliwia samodzielne zarządzanie planami urlopowymi oraz danymi osobowymi. Każdy, niezależnie od stanowiska, ma wgląd we własne informacje i nie musi angażować przełożonego do wprowadzenia dni wolnych do systemu, gdy chce z nich skorzystać. Druga część rozwiązania, przeznaczona kadrom, pozwala tworzyć listy płacowe z uwzględnieniem wszystkich ważnych części: rozliczeń delegacji, składek ZUS, nieobecności, potrąceń oraz wielu innych składowych. Zgodność z wszystkimi ustawami i obowiązującym prawem odciąża kadrowców i zmniejsza ryzyko wystąpienia pomyłek. 

Moduł Zarządzania personelem został wdrożony przez Sente u dystrybutora artykułów biurowych. Zapewnił on zintegrowanie procesu naliczania płac w obu firmach wchodzących w skład grupy. Przeniesienie pracownika wymaga teraz tylko jednego kliknięcia – generuje ono potrzebne dokumenty i dostarcza dane do drugiej placówki.

System ERP posiada platformę do zarządzania przepływem dokumentów i zadań. Jej rolą jest administrowanie zdarzeniami, pojawiającymi się w firmie. Każdy dział ma dostęp do potrzebnych danych – księgowi, logistycy, czy zarząd. Korzystając z jednego narzędzia, przepływ informacji i dokumentów między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi przebiega bez komplikacji i zakłóceń. 

Sente wdrożyło moduł Workflow w organizacji zajmującej się archiwizacją, digitalizacją i zarządzaniem dokumentacją dla firm i instytucji. Dzięki temu system nadzoruje przepływ informacji i chroni dane zawarte w przesyłanych dokumentach.

Analizowanie danych to bardzo ważna część każdej organizacji. Dzięki nim jesteś w stanie przewidzieć wiele sytuacji z wyprzedzeniem – np. kiedy skończy się dany produkt. Możesz wtedy zapobiec ewentualnym problemom i rozplanować dostawy. System ERP Teneum X oferuje moduł, który pozwala na tworzenie zaawansowanych, szczegółowych raportów z różnych obszarów biznesowych Twojej firmy. Zarówno rozbudowana, jak i uproszczona wersja analiz, jest do Twojej dyspozycji, w zależności od potrzeb w danej chwili. Możesz mieć dostęp do nich z każdego miejsca, ponieważ panel posiada wersję mobilną. 

Wspomniany wcześniej dystrybutor artykułów biurowych zdecydował również o wdrożeniu modułu Raportowanie i analizy. W wyniku implementacji, dane obu firm wchodzące w skład grupy mogą być analizowane w dowolny sposób. Zarząd otrzymuje komplet informacji na temat całej spółki.

System Teneum posiada 10 modułów. Poza wymienionymi wyżej występują także WMS, CRM lub platforma e-Commerce. Mogą one być częścią całego zintegrowanego systemu, ale nie muszą – mogą funkcjonować jako zupełnie samodzielne rozwiązania (np. moduły magazynowe). Integracja ERP z nimi umożliwia jeszcze lepszy przepływ informacji między różnymi obszarami organizacji. Wszystkie procesy biznesowe zostają zebrane w jednym miejscu, wzajemnie zwiększając swoją efektywność.

Zanim zdecydujesz się na któryś moduł, przygotuj się do wyboru poprzez wyznaczenie celów takiej transformacji. Zaczynając od tego kroku, zwiększysz szansę na powodzenie projektu, a dodatkowo zaoszczędzisz wiele pieniędzy. Mając konkretny plan na zmiany, nie kusi Cię, aby dodać więcej elementów, które w rzeczywistości nie będą używane w firmie. Do ustalenia celów i ich mierników można wykorzystać metodę SMART lub strategię zwinną. Zastanów się także, czy procesy biznesowe w Twojej organizacji są standardowe, czy specyficzne dla Twojej działalności. Być może w wypadku Twojego przedsiębiorstwa wystarczy inwestycja w rozwiązanie pudełkowe. Jeśli jednak są one unikatowe, to lepszym wyborem będzie dedykowany system ERP.

Teraz już wiesz, jak wybrać moduły systemu ERP, aby w pełni dopasowały się do Twoich potrzeb. Jednak wdrożenie całego rozwiązania to bardzo złożone zagadnienie, wymagające przygotowania i zaplanowania całego przebiegu projektu. Aby ułatwić Ci to zadanie, przygotowaliśmy publikację „39 pytań, które musisz sobie zadać przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP” i zachęcamy do lektury.