System ERP – moduły. Jakie są do wyboru?

Aktualizacja – luty 2025

System ERP to rozwiązanie, które integruje najważniejsze obszary działalności organizacji i zapewnia przepływ danych pomiędzy nimi. Dzięki różnorodnym modułom oprogramowanie można dopasować do indywidualnych potrzeb i wymagań firmy, co przekłada się na zwiększenie efektywności jej procesów. W zależności od rodzaju działalności możesz zdecydować się na kompletne narzędzie lub dopasować odpowiednie moduły ERP, które będą wspierać kluczowe obszary w organizacji. Czy potrzebujesz zarządzać całym procesem produkcji, czy chcesz jedynie usprawnić procesy realizowane przez pracowników działów finansów, administracji i HR w rozliczeniach i rekrutacji? Implementując dopasowane do potrzeb moduły ERP, masz możliwość wyboru tego, czego realnie potrzebuje Twoja organizacja.

Dzięki budowie modułowej system ERP (ang. Enterprise Resource Planning) może składać się z takich elementów, jakie najlepiej odpowiedzą na potrzeby i cele biznesowe firmy z branży handlu, dystrybucji, czy produkcji.

Moduły ERP działają, pobierając informacje z jednej bazy danych, dzięki czemu informacje w każdym dziale są spójne i przekazywane w czasie rzeczywistym, co usprawnia realizację procesów, ale też eliminuje ryzyko błędów. Niektóre z nich są bardziej popularne i wprowadzane w większości przedsiębiorstw. Inne, dodatkowe moduły, odpowiadają za wspieranie konkretnych, specyficznych procesów i mogą zostać wdrożone tam, gdzie faktycznie jest na nie zapotrzebowanie.

Przy projektowaniu architektury oprogramowania warto uwzględnić obszary takie jak planowanie potrzeb materiałowych, czy planowanie czasu pracy. W praktyce system ERP składa się z różnorodnych modułów, które można implementować stopniowo, zgodnie z bieżącymi wymaganiami organizacji. Tego typu elastyczne rozwiązanie pozwala na utrzymanie spójnej struktury i jednolitego środowiska pracy. Dzięki systemom ERP różne działy przedsiębiorstwa mogą korzystać z aktualnych informacji bez konieczności sięgania po rozproszone dane. Istotne jest przy tym, że poszczególne moduły nie funkcjonują w oderwaniu, ale współpracują ze sobą, tworząc integralną całość.

Handel i dystrybucja to moduł systemu ERP, który zapewnia wsparcie dla procesów biznesowych i handlowych. Rozwiązanie gromadzi wszystkie informacje np. o stanach magazynowych i daje możliwość zarządzania zadaniami w jednym miejscu. Zwroty i reklamacje są rozwiązywane szybciej, a oprogramowanie szybko identyfikuje zwracany towar. Sprawdzi się ono również w firmach, które obsługują sprzedaż zarówno B2B, jak i B2C. Może zostać zintegrowany z przedsiębiorstwem spedycyjnym, aby dodatkowo przyspieszyć pakowanie i wysyłkę zamówienia do klienta.

Wdrożenie nowoczesnego systemu ERP z takim modułem u jednego z naszych Klientów z branży odzieżowej pozwoliło osiągnąć 300% wzrost sprzedaży w kanale e-Commerce. Uruchomienie mechanizmów, które dają możliwość zwrotu towaru bez anulacji paragonu to spore ułatwienie w branży, w której klienci często zwracają produkty. Z kolei automatyczne raporty pozwalają na lepsze zarządzanie polityką sprzedaży w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie pozwoliło też na istotne usprawnienie funkcjonowania programu lojalnościowego, co w ciągu kilku miesięcy przełożyło się na wzrost liczby transakcji realizowanych z użyciem karty, aż do 60%.

To moduł, który zakłada automatyzację procesu zarządzania zaopatrzeniem. To bardzo ważny element funkcjonowania każdej firmy handlowej i produkcyjnej, który wspierany jest przez algorytmy do planowania zaopatrzenia długofalowo i krótkofalowo, co pozwala na łatwiejsze ustalenie strategii. Prognozowanie sprzedaży uwzględnia np. sezonowe zwiększenie popytu – z powodu okresu przedświątecznego, Black Friday, czy korelacji obrotów z panującymi warunkami pogodowymi. Możliwe jest także wymienianie informacji z dostawcami w czasie rzeczywistym, porównywanie ich ofert i składanie zamówień szybko i intuicyjnie.

Najważniejsze funkcje modułu ERP do zarządzania produkcją to dostarczanie szczegółowych informacji o przebiegu produkcji, usprawnienie procesów wytwórczych, planowanie w oparciu o rzetelne dane i optymalizacja zużycia materiału produkcyjnego poprzez dopasowanie go do bieżącego zapotrzebowania.

Ponadto rozwiązanie umożliwia zwiększenie mocy produkcyjnych bez zatrudniania dodatkowych osób. Aby przyspieszyć proces i wyeliminować pomyłki, zamiast ręcznego wpisywania danych, pracownik wprowadza je poprzez zeskanowanie kodu kreskowego.

Co więcej, oprogramowanie pozwala na lepsze gospodarowanie zasobami produkcyjnymi, co eliminuje straty i przestoje.

Decydując się na wdrożenie ERP, warto wziąć pod uwagę także moduł finansowo-księgowy. Automatyzacja procesów z tego obszaru pozwala nie tylko na poprawę efektywności pracowników i odciążenie ich z realizowania żmudnych i powtarzalnych czynności, ale też zapewnia poprawność danych. System weryfikuje informacje oraz ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Wdrożenie modułu finansowego u jednego z naszych Klientów z branży elektronarzędzi pozwoliło na realizację 75% zamówień bezobsługowo. Teraz automatyczne rozliczenia płatności i wystawianie oraz wysyłanie faktur do klientów, usprawniają codzienną pracę w przedsiębiorstwie.

Moduł przeznaczony do zarządzania personelem to kolejne narzędzie w ramach ERP do kierowania konkretnym obszarem przedsiębiorstwa. Można podzielić go na dwie części: tę dla pracownika, oraz tę dla działu kadr. Portal pracowniczy umożliwia samodzielne zarządzanie planami urlopowymi oraz danymi osobowymi. Każdy, niezależnie od stanowiska, ma wgląd we własne informacje oraz umowy i nie musi angażować przełożonego do prostych czynności – takich jak np. składanie wniosków urlopowych. Druga część modułu, przeznaczona kadrom, pozwala m.in. tworzyć listy płacowe z uwzględnieniem wszystkich ważnych części: rozliczeń delegacji, składek ZUS, nieobecności, potrąceń oraz wielu innych składowych. Zgodność ze wszystkimi ustawami i obowiązującym prawem odciąża pracowników działu HR i zmniejsza ryzyko wystąpienia pomyłek.

Wdrożenie nowoczesnego systemu ERP z modułem zarządzania personelem u dystrybutora artykułów biurowych pozwoliło zintegrować proces naliczania płac w obu firmach wchodzących w skład grupy. Przeniesienie pracownika wymaga teraz tylko jednego kliknięcia – automatycznie generuje ono potrzebne dokumenty i dostarcza dane do drugiego oddziału.

Nowoczesny system ERP może posiadać platformę do zarządzania przepływem dokumentów i zadań. Jej rolą jest administrowanie zdarzeniami, pojawiającymi się w firmie. Każdy dział ma dostęp do potrzebnych danych – księgowi, logistycy, czy zarząd. Korzystając z jednego narzędzia, przepływ informacji i dokumentów między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi przebiega bez komplikacji i zakłóceń.

Analizowanie danych to bardzo istotny proces w każdej organizacji. Dzięki niemu można przewidzieć wiele sytuacji z wyprzedzeniem – np. kiedy skończy się dany produkt, lub zapotrzebowanie na niego wzrośnie i planować skuteczne działania. System ERP może być wyposażony w moduł, który pozwala na tworzenie zaawansowanych, szczegółowych raportów z różnych obszarów biznesowych Twojej firmy. Wiele rozwiązań posiada zarówno rozbudowaną, jak i uproszczoną wersję analiz, które mogą być wykorzystywane w zależności od aktualnych potrzeb. Dostęp do nich można uzyskać z dowolnego miejsca, dzięki mobilnej wersji panelu.

Systemy ERP mogą posiadać wiele modułów oferujących różnorodne funkcje. Teneum X od Sente posiada 10 modułów. Poza omówionymi wyżej dostępne są m.in.: WMS i moduł CRM. Mogą one być częścią całego zintegrowanego systemu stanowiącego „układ nerwowy” przedsiębiorstwa, ale nie muszą – każdy z nich może funkcjonować też jako zupełnie samodzielne rozwiązanie. Integracja ERP z zewnętrznymi, specjalistycznymi narzędziami (np. oprogramowaniem do nestingu w firmie produkcyjnej) pozwala na jeszcze lepszy przepływ informacji między poszczególnymi obszarami organizacji.

Zanim zdecydujesz się na wdrożenie konkretnego modułu ERP, przygotuj się, definiując cele projektu IT. Zaczynając od tego kroku, zwiększysz szansę na powodzenie implementacji, a dodatkowo zaoszczędzisz wiele pieniędzy. Mając konkretny plan na zmiany, wybierzesz jedynie te moduły, które w rzeczywistości będą używane w firmie i przyniosą realne korzyści. Dzięki temu unikniesz nadmiernej rozbudowy systemu, co mogłoby utrudnić jego obsługę i generować dodatkowe koszty. Warto też uwzględnić, czy procesy w Twojej firmie są typowe dla branży, czy unikatowe – to pozwoli zdecydować, czy lepszym rozwiązaniem będzie gotowe oprogramowanie, czy dedykowany system. Odpowiednio dopasowane moduły ERP ułatwią realizację strategii biznesowej i zapewnią skuteczne wsparcie w kluczowych obszarach działalności.

Wiesz już, jak podejść do wyboru modułów systemu ERP. Wdrożenie całego rozwiązania to złożone zagadnienie, wymagające przygotowania i zaplanowania całego przebiegu projektu. Aby ułatwić Ci to zadanie, przygotowaliśmy publikację „39 pytań, które musisz sobie zadać przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP”.

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie integrujące kluczowe obszary firmy, umożliwiające sprawniejsze zarządzanie danymi i usprawnienie współpracy między działami. Dzięki niemu procesy biznesowe są bardziej efektywne, co przekłada się na lepszą kontrolę nad zasobami i kosztami operacyjnymi. Wykorzystanie zintegrowanych aplikacji ERP i wspólnej bazy danych pozwala usprawnić zarządzanie oraz znacząco ułatwia codzienną pracę całego zespołu.

Do najczęściej wdrażanych modułów należą m.in. Finanse i księgowość, Handel i dystrybucja oraz Zarządzanie zaopatrzeniem. Wiele przedsiębiorstw decyduje się również na bardziej specyficzne elementy dopasowane do swoich wymagań. System ERP działa modułowo, co pozwala firmom dostosować go do indywidualnych potrzeb i stopniowo rozwijać jego funkcjonalności.

Najlepszym podejściem jest analiza kluczowych procesów biznesowych, identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji i wybór modułów, które najlepiej wspierają realizację zadań. Dobrze dobrany system ERP nie tylko usprawni operacje, ale także ograniczy zbędne wydatki.

Nie jest to konieczne – system ERP (ang. Enterprise Resource Planning) można rozbudowywać etapami, wprowadzając kolejne moduły w miarę potrzeb i możliwości. Ważne jest jednak, aby docelowo zapewnić ich integrację, co umożliwia sprawną wymianę danych w całej firmie.

System ERP umożliwia skuteczne planowanie zasobów przedsiębiorstwa, dzięki integracji danych z różnych działów (m.in. produkcji, zaopatrzenia i sprzedaży) oraz automatycznym aktualizacjom informacji w czasie rzeczywistym. Pozwala to precyzyjnie określić zapotrzebowanie na surowce i ustalić harmonogram wytwarzania, co bezpośrednio przekłada się na obniżenie kosztów i usprawnienie procesów wytwórczych.

MRP to metoda planowania zapotrzebowania na materiały w procesie produkcyjnym. Jej głównym celem jest zapewnienie odpowiedniej ilość surowców i komponentów we właściwym miejscu i czasie. Integracja MRP z systemem ERP pozwala firmom unikać przestojów w produkcji spowodowanych brakami surowcowymi, a jednocześnie zapobiega nadmiernemu gromadzeniu zapasów.

Moduły ERP optymalizują wykorzystanie zasobów w magazynach oraz w procesach logistycznych dzięki bieżącej analizie stanów magazynowych, automatycznym zamówieniom u dostawców i planowaniu transportu. Eliminuje to sytuacje, w których zasoby są marnowane lub nieużywane na czas, co może znacząco obniżyć koszty operacyjne.

Hybrydowy system ERP to rozwiązanie, które łączy cechy tradycyjnych systemów ERP zainstalowanych lokalnie (on-premise) z funkcjonalnościami dostępnymi w chmurze obliczeniowej. Takie podejście pozwala firmom korzystać z zalet obu modeli, dostosowując infrastrukturę IT do swoich specyficznych potrzeb.

W praktyce oznacza to, że kluczowe dane i aplikacje mogą być przechowywane oraz obsługiwane na lokalnych serwerach przedsiębiorstwa, zapewniając pełną kontrolę i bezpieczeństwo. Jednocześnie wybrane moduły lub usługi, takie jak analityka biznesowa czy zarządzanie relacjami z klientami (CRM), mogą być dostępne w chmurze, co umożliwia elastyczny dostęp z różnych miejsc oraz łatwiejszą skalowalność.

ERP w chmurze to rozwiązanie, które umożliwia korzystanie z oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa bez konieczności inwestowania we własną infrastrukturę serwerową. Model chmurowy pozwala na skalowalność zasobów zgodnie z bieżącymi potrzebami firmy, a przy tym eliminuje konieczność ponoszenia wysokich kosztów początkowych związanych z zakupem sprzętu i licencji. Dodatkowo, aktualizacje oprogramowania są przeprowadzane automatycznie przez dostawcę, co zapewnia stały dostęp do najnowszych funkcji i zabezpieczeń.

Mobilna technologia ERP odnosi się do rozwiązań, które umożliwiają dostęp do systemu ERP za pomocą urządzeń mobilnych, takich jak smartfony i tablety. Dzięki temu pracownicy mogą zarządzać procesami biznesowymi i uzyskiwać potrzebne informacje niezależnie od miejsca i czasu.