Nowa era IT – w jaki sposób model subskrypcyjny zdejmuje barierę wejścia do świata dopasowanych rozwiązań informatycznych?

Aktualizacja artykułu – listopad 2025

W dobie dynamicznego rozwoju technologii dostęp do zaawansowanych i dopasowanych rozwiązań IT staje się kluczowy dla osiągnięcia i utrzymania konkurencyjności przedsiębiorstwa. Tradycyjne modele wdrożeń systemów informatycznych, często kosztowne, mogą stanowić kolosalną barierę wejścia dla wielu firm, które borykają się z problemami finansowymi z powodu licznych kryzysów ekonomicznych. Przedsiębiorców, którzy mierzą się z tego powodu z wieloma trudnościami i wyzwaniami, może zainteresować subskrypcja. Ten zyskujący na popularności model finansowania, oferuje nowe możliwości, które pomagają zdjąć te ograniczenia. W ten sposób organizacje mogą szybko rozpocząć korzystanie z nowego oprogramowania, bez konieczności dokonywania dużych inwestycji początkowych. Wiele firm nie może czekać na poprawę sytuacji gospodarczej, a dalsze wstrzymywanie się z inwestycjami to dalece niekorzystny scenariusz.

Od zawsze, systemy informatyczne dla firm i ich wdrożenie, stanowiły dla wielu przedsiębiorstw (zwłaszcza małych i średnich) ogromne wyzwanie finansowe. Nierzadko słyszeliśmy i widzieliśmy duże potrzeby związane z cyfryzacją po stronie Klientów, natomiast wejście do świata IT wiązało się z obawą dotyczącą wysokich opłat, co w efekcie powodowało opór. Koszty związane z zakupem licencji, dopasowaniem infrastruktury i integracją rozwiązań często przekraczają możliwości budżetowe przedsiębiorców.

Ostatnie lata, naznaczone pandemią, wojną, inflacją, kryzysami gospodarczymi, czy problemami z zachowaniem ciągłości łańcuchów dostaw dodatkowo pogłębiły te trudności, zmuszając przedsiębiorstwa do szukania bardziej elastycznych i przystępnych finansowo rozwiązań. Takich, które nie wzbudzają lęku przed dokonaniem ogromnej inwestycji i zamrożeniem kapitału. Sytuacja ta jednocześnie postawiła wyzwanie przed dostawcami systemów informatycznych, w postaci oferowania narzędzi jeszcze lepiej dopasowanych do potrzeb – także tych związanych z budżetem projektu. 

Odpowiedzią na te wyzwania jest model subskrypcyjny, oferujący dostęp do zaawansowanych systemów IT, za który opłata zostaje rozdzielona pomiędzy kwotę początkową i comiesięczne koszty subskrypcji lub z wyłączeniem opłaty początkowej opierając się tylko i wyłącznie na opłatach subskrypcyjnych. Wybór opcji pozostawiamy klientowi. Pominięcie opłat inicjalnych/początkowych skutkuje zwiększeniem opłaty miesięcznej za korzystanie z systemu. Takie podejście umożliwia firmom adaptację do zmieniających się warunków rynkowych bez konieczności ponoszenia dużych nakładów inwestycyjnych na start.

Wdrożenie ERP w subskrypcji istotnie redukuje finansową barierę wejścia do świata dopasowanych rozwiązań IT. Dzięki modelowi subskrypcyjnemu, firmy nie muszą mierzyć się z koniecznością jednorazowego wydania ogromnej kwoty, a nadal mogą korzystać z wszystkich funkcji wdrażanego systemu.

Subskrypcja umożliwia elastyczne zarządzanie budżetem i dopasowanie proporcji do bieżącej sytuacji i potrzeb organizacji. Bez względu na to, czy stosunek opłaty początkowej do cyklicznych wynosi 20:80, 40:60, czy też decydujemy się wyłącznie na opłaty subskrypcyjne, w zasadzie każde przedsiębiorstwo może pozwolić sobie na dopasowane rozwiązania, które wcześniej były dostępne jedynie dla większych rynkowych „graczy”.

Najważniejszą korzyścią, która stoi za wyborem wdrożenia w modelu subskrypcyjnym, jest budżet. W przypadku tradycyjnego zakupu jest to kwota X – koniec-kropka. Standardowy model pracy dostawcy się nie zmienia, ale dla Klienta subskrypcja likwiduje barierę wejścia i daje większą elastyczność kosztową. Zmienia się tylko to. Subskrypcja otwiera zatem pole do rozmów w kwestii finansów. 

Przykładowo: system ERP, który chce wdrożyć firma, kosztuje 350 000 zł. W przypadku modelu tradycyjnego należy po prostu zapłacić tę kwotę. Dla niektórych przedsiębiorstw jest to za dużo, aby móc pozwolić sobie na zakup systemu. Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku subskrypcji. W tym modelu także rozłożenie kosztów zostaje dopasowane do potrzeb.

System WMS lub ERP w subskrypcji umożliwia szybszy dostęp do cyfryzacji i dopasowanych rozwiązań IT. Elastyczność płatności pozwala również na lepsze zarządzanie przepływem gotówki, planowanie wydatków w dłuższej perspektywie i zachowanie płynności bez ryzyka. To sprawia, że nawet małe i średnie przedsiębiorstwa, które wcześniej bardziej zachowawczo podchodziły do takich inwestycji i nie zawsze mogły sobie pozwolić na wdrożenie, teraz mogą mieć dostęp do technologii, która pomoże pomóc im wynieść efektywność działań na nowy poziom.

Zacznijmy od podania przykładowych widełek, jeżeli chodzi o wdrożenie ERP i WMS dopasowanych do potrzeb. W tym miejscu warto zaznaczyć, że każdy projekt różni się od siebie, dlatego to jedynie przykładowe kwoty. Jeśli chodzi o system ERP, koszty wdrożenia zaczynają się od 350 tysięcy złotych. W przypadku WMS, w zależności od liczby licencji i innych zmiennych, należy mówić o kwocie od 175 tysięcy złotych. Nietrudno zauważyć, że wejście do świata IT nie należy do najtańszych, natomiast w istotny sposób usprawnia działanie i funkcjonowanie przedsiębiorstwa, oraz wiąże się z licznymi korzyściami.

Wdrożenie ERP w modelu subskrypcyjnym to koszt od 9 tysięcy złotych miesięcznie. Z kolei implementacja WMS wiąże się z opłatami od 6,5 tysiąca złotych miesięcznie. Wszystko zależy od potrzeb i celów biznesowych konkretnego projektu. Na wysokość opłaty subskrypcyjnej wpływają różne czynniki, m.in.: zakres, liczba licencji, niestandardowe procesy czy integracje. Oprócz opłaty miesięcznej w modelu subskrypcyjnym Klient ponosi dodatkowo koszty inicjalne (początkowe), natomiast są one znacząco niższe od cen w modelu klasycznym. Co warte podkreślenia, subskrypcja pozwala zdecydować, co jest ważniejsze – czy mniejsze/większe koszty inicjalne, czy mniejsza/większa opłata miesięczna. Ostateczny wybór zależy od Klienta.

Model subskrypcyjny to sposób finansowania projektów IT, który znacząco ściąga barierę wejścia sprawiając, że rozwiązania ERP i WMS stają się bardziej dostępne dla firm z sektora MŚP. Dzięki rozłożeniu kosztów pomiędzy opłatę początkową i cykliczne płatności, przedsiębiorcy nie muszą mierzyć się z koniecznością jednorazowego wydania ogromnej kwoty, a nadal mogą korzystać z wszystkich funkcji wdrażanego systemu. Model subskrypcyjny umożliwia firmom szybkie wdrażanie nowoczesnych technologii, co w efekcie pozwala im na sprawną cyfryzację, lepsze dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i dynamiczny rozwój.