Jak będzie wyglądać praca zdalna od kwietnia 2023?

Praca zdalna nie jest nowością. Jeszcze przed wybuchem pandemii koronawirusa wiele osób w ten sposób wykonywało swoje zadania. Jednak dopiero gdy wiele biznesów zostało zamkniętych z uwagi na lockdown, okazało się, jak bardzo potrzebne są rozwiązania umożliwiające im dalsze prowadzenie działań z domu. Początkowo trudno było się przyzwyczaić do nowego trybu życia, a przepisy nie do końca jasno formułowały prawa i obowiązki pracowników zdalnych. Dlatego po pewnym czasie postanowiono je ujednolicić, chroniąc w ten sposób zarówno zatrudnionych, jak i pracodawców. W kwietniu 2023 roku kodeks pracy zostanie zaktualizowany, a w życie wejdą nowe zasady dotyczące pracy zdalnej, które omówię w tym artykule.

Większość czytelników na pewno wie, czym jest praca zdalna. Jednak na potrzeby artykułu uściślę, że chodzi o stałe wykonywanie obowiązków przez pracownika w całości bądź częściowo w miejscu, które wskazał i uzgodnił z pracodawcą. Może to być np. miejsce jego zamieszkania. Czyli w godzinach pracy musi znajdować się w zgłoszonej wcześniej lokalizacji. Nie może przebywać w tym czasie w innym miejscu. Można więc uznać, że jeśli pracownik ma w danym dniu problemy z połączeniem internetowym i uda się do kawiarni, lub kafejki, postępuje niezgodnie z prawem. 

Istnieje także inna forma pracy zdalnej – okazjonalna. Określa ona zdalne wykonywanie obowiązków na wniosek pracownika przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. W tym wypadku pracodawca nadal ma prawo kontrolować osobę zatrudnioną. Obowiązuje także uzgodnienie miejsca pracy. Jednak przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie musi zapewniać sprzętu ani pokrywać kosztów związanych z tym trybem wykonywania zadań.

Obecnie pracodawca może cofnąć polecenie pracy w trybie zdalnym, jeśli je wcześniej przyznał. Ma do tego prawo w każdym momencie, musi jednak zachować dwudniowe wyprzedzenie. Od 7 kwietnia trochę się to zmieni. Przepisy mówią o obowiązku uwzględnienia wniosku o pracę zdalną niektórych pracowników. Wówczas pracodawca nie może wycofać polecenia pełnienia obowiązków poza biurem. Chodzi o: 

• osoby w ciąży, 
• osoby wychowującej dziecko poniżej 4. roku życia, 
• osoby, która opiekuje się członkiem najbliższej rodziny, lub inną osobą, która znajduje się w gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności (lub znacznym jej stopniu), 
• osoby, które wychowują dziecko z niepełnosprawnością, również jeśli dziecko ukończy 18. rok życia (zgodnie z art. 142 § 1 pkt 2 i 3). 

Możliwa jest odmowa w wyżej wymienionych przypadkach, jeśli na wykonywanie obowiązków z domu nie pozwala organizacja pracy, lub jej rodzaj. Wówczas pracodawca ma 7 dni roboczych na pisemne lub elektroniczne poinformowanie pracownika o przyczynie odmowy.

W pewnych sytuacjach nie można zastosować pracy zdalnej. Dzieje się tak, gdy pracownik nie potwierdzi, iż posiada odpowiednie warunki lokalowe do wykonywanych zadań. Zanim do nich przystąpi, musi złożyć oświadczenie o tym, że dysponuje odpowiednio dostosowanym do obowiązków otoczeniem. 

Ponadto możliwość pracy zdalnej uzależniona jest od jej rodzaju i organizacji. Dlatego pracownik budowy czy kierownik produkcji nie będą mieli możliwości, aby wykonywać swoje zadania z domu. Praca szczególnie niebezpieczna lub też prace, które przekraczają dopuszczalne normy czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych, nie powinny być wykonywane w domu.

Nowe przepisy wchodzą w życie od 7 kwietnia. Wprowadzają obowiązek określenia przez przedsiębiorstwo zasad dla pracy zdalnej. Mają zostać ustalone w porozumieniu pomiędzy pracodawcą i organizacją związkową, działającą w zakładzie. Jeśli taka nie występuje, to mają zostać nakreślone w regulaminie, który pracodawca uzgadnia w wyniku konsultacji z przedstawicielami pracowników firmy. Jednak nawet bez istnienia takiego dokumentu, pracownik może dostać polecenie wykonywania obowiązków zdalnie. W takim wypadku pracodawca określi reguły tego rodzaju pracy w porozumieniu z nim. 

Firma musi sporządzić ocenę ryzyka zawodowego przy wykonywaniu pracy zdalnej. Ponadto powinna określić procedurę ochrony danych osobowych, uzgodnić zasady dotyczące pokrycia kosztów wykonywania obowiązków zdalnie oraz ustalić zasady BHP i kontroli pracy zdalnej.

Oczywiście pracownik również będzie musiał spełnić nowe obowiązki. Najważniejszym z nich jest dostosowanie stanowiska pracy zdalnej do zasad BHP. Zapomnij o pracy z kanapy z laptopem na kolanach. Teraz krzesło biurowe oraz biurko będą musiały być uregulowane do odpowiedniej wysokości. Co więcej, potwierdzenie posiadania odpowiednich warunków pracy będzie musiało zostać zawarte w składanym oświadczeniu. Jeśli zajdzie potrzeba tymczasowej zmiany miejsca wykonywania obowiązków, będzie musiało zostać to każdorazowo ustalone z pracodawcą. Co ważne, zatrudniona osoba ma prawo do równego traktowania. Oznacza to, że warunki zatrudnienia, możliwość awansu czy dostęp do szkoleń nie mogą być gorsze, niż dla pracowników, którzy wykonują obowiązki w biurze.

Nowelizacja  może wydawać się niepotrzebną i zawiłą formalnością, jeśli podobne zasady funkcjonowały wcześniej w Twojej firmie. Jednak ma ona na celu ochronę zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Od 7 kwietnia obie strony będą lepiej zabezpieczone przed ewentualnymi nadużyciami, a tryb zdalny zostanie dostosowany do każdego pracownika firmy. 

Sente pracuje nad zmianami w rozwiązaniu ERP Teneum X, które pozwolą na sprawne zaimplementowanie nowych przepisów w Twojej organizacji. System umożliwi zarejestrowanie wniosków o pracę zdalną oraz oświadczeń w związku z wykonywaniem okazjonalnej pracy zdalnej. Będzie również możliwe rozliczenie ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu pracy zdalnej.