Rozporządzenie GPSR – co to jest i jak wpływa na sprzedaż produktów w UE?

Jeszcze niedawno sprzedaż produktów na terenie całej Unii Europejskiej wydawała się stosunkowo prosta – zwłaszcza w kanale online. Wystarczyło zadbać o jakość, dobre zdjęcia, opis i atrakcyjną cenę. Jednak wraz z dynamicznym rozwojem e-Commerce i wzrostem liczby produktów trafiających na rynek, unijni ustawodawcy zaczęli przyglądać się bezpieczeństwu konsumentów. W efekcie wprowadzono nowe przepisy, których celem jest lepsza ochrona użytkowników. Jednym z najważniejszych aktów prawnych ostatnich lat w tym zakresie jest GPSR. Zmienia on zasady gry nie tylko dla producentów, ale także dla importerów, dystrybutorów i właścicieli sklepów internetowych.

GPSR to skrót od ang. General Product Safety Regulation, czyli rozporządzenia w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów. Zostało ono przyjęte przez Unię Europejską w odpowiedzi na rosnącą liczbę niebezpiecznych produktów, które trafiają do obrotu, szczególnie za pośrednictwem platform marketplace. Celem jego wprowadzenia jest ujednolicenie przepisów i zapewnienie, że każdy produkt dostępny na rynku unijnym będzie spełniał określone standardy bezpieczeństwa.

W praktyce oznacza to, że zarówno producenci, jak i importerzy muszą sprawdzać zgodność produktu z nowymi wymogami, zanim trafi on do klienta. Istotną zmianą jest też rozszerzenie odpowiedzialności – teraz również platformy sprzedażowe ponoszą częściową odpowiedzialność za oferowane towary. Regulacja ta ma poprawić zaufanie konsumentów i ograniczyć dostęp do niezweryfikowanego asortymentu.

Przepisy, które weszły w życie 13 grudnia 2024 r., znacząco rozszerzają zakres odpowiedzialności podmiotów wprowadzających produkty do obrotu. Producent musi zadbać o pełną dokumentację potwierdzającą zgodność produktu z wymaganiami bezpieczeństwa, a także regularnie analizować potencjalne zagrożenia. Importerzy z kolei muszą sprawdzać, czy produkt spoza UE spełnia wszystkie obowiązujące normy.

Szczególny nacisk kładzie się na identyfikowalność – każdy produkt powinien posiadać unikalne oznaczenie, które umożliwia jego szybkie wycofanie z rynku w razie zagrożenia. GPSR wymaga także, aby informacje o produkcie i instrukcje użytkowania były łatwo dostępne i zrozumiałe. Współpraca z organami nadzoru rynku staje się kluczowa, a firmy muszą być gotowe do natychmiastowej reakcji na wszelkie zgłoszenia. Wszystko po to, by zapewnić wysoki poziom ogólnego bezpieczeństwa produktów i skutecznie chronić konsumentów.

Poznaj najpopularniejsze narzędzia wspierające dostawców internetowych platform handlowych. Przeczytaj: Narzędzia wspierające handel w sieci

Wejście w życie rozporządzenia wiąże się z koniecznością dostosowania w firmach wielu procesów, zwłaszcza tych związanych z logistyką i obiegiem informacji o produktach. Systemy ERP i WMS odgrywają tu kluczową rolę, ponieważ wspierają przedsiębiorstwa w utrzymaniu zgodności towaru z nowymi przepisami. Dzięki nim można np. śledzić partię towaru, kontrolować dostawców i szybko reagować na nieprawidłowości.

Wymogi GPSR skłaniają przedsiębiorstwa do digitalizacji dokumentacji i automatyzacji procesów związanych z kontrolą jakości. Istotne jest również zarządzanie informacjami o produktach – szczególnie w przypadku dużych, zróżnicowanych magazynów. Sprzęt wykorzystywany w magazynach powinien wspierać proces weryfikacji i ułatwiać kompletowanie danych. Nowe przepisy mogą też wpłynąć na konieczność aktualizacji lub rozbudowy istniejących systemów ERP i WMS. Wszystko po to, by sprostać nowym standardom bezpieczeństwa produktów i skutecznie wprowadzać je na rynek UE.

Przeczytaj też: Rola ERP w zarządzaniu jakością – jak poprawić kontrolę jakości w firmie?

Wdrożenie rozporządzenia GPSR niesie wyzwania, ale też otwiera nowe możliwości dla firm działających w branży e-Commerce. Sklepy internetowe i platformy marketplace muszą przykładać większą uwagę do przygotowywania dokładniejszych opisów produktów i weryfikacji ich pochodzenia.

Z drugiej strony, firmy, które szybko się dostosują, zyskają przewagę – większe zaufanie klientów i wyższe wskaźniki konwersji. Nowe standardy bezpieczeństwa produktów mogą też stanowić wartość dodaną w komunikacji marketingowej. Dobrze wdrożone zmiany zwiększają wiarygodność i budują lojalność klientów, którzy świadomie wybierają sprawdzone oferty.

Dostosowanie się do nowych przepisów to proces, który wymaga przemyślanej strategii i współpracy wielu działów w firmie. Warto zacząć od audytu wewnętrznego – sprawdzić, które obszary już spełniają wymogi GPSR, a które wymagają zmian.

Kolejnym krokiem powinna być aktualizacja procedur oraz wdrożenie szkoleń dla zespołów odpowiedzialnych za jakość, zakupy i logistykę. Równie ważna jest weryfikacja dostawców – rozporządzenie obliguje do ścisłej kontroli pochodzenia i jakości towarów. Platformy sprzedażowe również muszą być zgodne z przepisami, dlatego warto przeanalizować regulaminy współpracy z marketplace’ami.

Nie zapominaj też o technologii – zintegrowane systemy ERP i WMS mogą znacznie ułatwić spełnianie obowiązków wynikających z GPSR. W świecie, gdzie ogólne bezpieczeństwo produktów staje się priorytetem, inwestycje w automatyzację i transparentność procesów będą kluczowe dla sukcesu firmy w ramach jednolitego rynku Unii Europejskiej.

Podsumowując: dostosowując firmę do GPSR:

• Uzupełnij opisy produktów o informacje wymagane przez rozporządzenie.
• Zweryfikuj zgodność produktu z nowymi przepisami i udokumentuj wyniki.
• Wybierz i przypisz osobę odpowiedzialną za kontakt z organami nadzoru rynku.
• Zaktualizuj dane w systemach ERP i WMS, by zapewnić pełną identyfikowalność.
• Sprawdź swoich dostawców pod kątem zgodności z wymaganiami GPSR.
• Przygotuj kompletną procedurę wycofania produktu na wypadek zgłoszenia zagrożenia.

GPSR to unijne rozporządzenie mające na celu zapewnienie jednolitego poziomu bezpieczeństwa produktów na całym rynku wspólnotowym. W porównaniu do wcześniejszych przepisów nowe rozporządzenie rozszerza odpowiedzialność także na platformy sprzedażowe i zwiększa wymagania dotyczące identyfikowalności produktów. Zmiany mają poprawić bezpieczeństwo klientów i ograniczyć ryzyko wprowadzenia niebezpiecznego asortymentu do obrotu.

Rozporządzenie zaczęło obowiązywać w całej Unii Europejskiej już 13 grudnia 2024 roku. Firmy muszą więc już teraz dostosowywać swoje procesy i dokumentację. Przepisy mają zastosowanie zarówno do sprzedaży stacjonarnej, jak i online.

Sprzedawcy online muszą zadbać o zgodność oferowanych towarów z unijnymi normami oraz zapewnić rzetelne opisy produktów. Muszą również monitorować zgłoszenia konsumenckie i współpracować z organami nadzoru w razie konieczności wycofania towaru. GPSR wymaga, by platformy e-Commerce nie tylko przekazywały informacje o produkcie, ale też zapewniały ich aktualność i kompletność. Nowe regulacje zwiększają transparentność i umożliwiają konsumentom zawieranie bardziej świadomych decyzji zakupowych.

Tak, każda firma działająca na rynku UE musi wyznaczyć tzw. osobę odpowiedzialną, jeśli wprowadza produkty spoza UE. Osoba ta nadzoruje zgodność z GPSR i utrzymuje kontakt z organami nadzoru. To szczególnie ważne dla firm oferujących produkty lecznicze, sprzęt AGD czy zabawki. Wyznaczenie takiej osoby zwiększa kontrolę nad jakością i bezpieczeństwem oferowanego asortymentu.

Za brak zgodności z GPSR mogą grozić poważne sankcje, w tym wysokie grzywny lub nawet wycofanie produktów z rynku. Organy nadzoru mogą też zablokować sprzedaż, jeśli stwierdzą zagrożenie dla zdrowia lub życia. Szczególną uwagę zwracają na produkty wymagające naprawy i braki w dokumentacji. Kary mają skutecznie zmobilizować firmy do pełnego przestrzegania przepisów.

System ERP usprawnia obieg dokumentów i ułatwia kontrolę nad zgodnością produktów. Pozwala automatyzować procesy związane z weryfikacją jakości i śledzeniem pochodzenia towarów. Dzięki temu firmy mogą szybciej reagować na zgłoszenia i spełniać wymagania GPSR. Zintegrowane ERP pozwala też lepiej zarządzać opisami produktów i ich aktualizacją.

Tak, system WMS odgrywa ważną rolę w zarządzaniu jakością i bezpieczeństwem towarów w magazynach. Umożliwiają kontrolę stanów magazynowych, identyfikację partii produktów i szybkie ich lokalizowanie. Dzięki nim łatwiej wdrożyć procedury zgodne z tym przepisem, szczególnie przy dużej rotacji towarów. WMS może również wspierać obsługę zwrotów i produktów wymagających naprawy.

Rozporządzenie GPSR nakłada obowiązek przechowywania danych dotyczących producenta, kraju pochodzenia, instrukcji użytkowania i potencjalnych zagrożeń. Te informacje muszą być dostępne zarówno dla organów nadzoru, jak i konsumentów. Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowość i kompletność etykiet oraz kart produktów.

Tak, nowe przepisy dotyczą wszystkich firm wprowadzających produkty na rynek UE – niezależnie od ich wielkości. Małe firmy nie są z niego zwolnione, chociaż dla nich dostosowanie się do przepisów może być większym wyzwaniem. Wsparcie technologiczne i dobre systemy zarządzania produktami mogą znacznie ułatwić ten proces. Również one muszą zapewnić bezpieczeństwo klientów i zgodność oferowanego asortymentu z przepisami.