System ERP do zarządzania dokumentami w biurze rachunkowym

W obecnych czasach, w których przepisy dynamicznie się zmieniają, dobry księgowy jest postrzegany niczym superbohater. Nic dziwnego – w końcu radzenie sobie z tak zawiłymi zasadami i bieżące aktualizowanie wiedzy to moc, której potrzebuje każdy przedsiębiorca. Rzetelne prowadzenie księgowości i dokumentacji to obowiązek, którego trzeba dopilnować. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca może odpowiadać prawnie całym swoim majątkiem. Dlatego, aby mieć pewność, że rozliczenie przebiega bezproblemowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami, warto zainwestować w system, który wspiera zarządzanie dokumentami w biurze rachunkowym. O tym, jak działa takie rozwiązanie i na co warto zwrócić uwagę przy jego wyborze, przeczytasz w poniższym artykule.

System ERP to oprogramowanie dedykowane firmom, które poszukują sposobu na wieloobszarowe usprawnienie pracy w organizacji. Dzięki oparciu o jedną bazę danych wspiera ono także przepływ informacji pomiędzy działami przedsiębiorstwa. Może składać się z wielu modułów, które działają w obrębie różnych zakresów organizacji: handel i dystrybucja, księgowość, czy zarządzanie produkcją lub dokumentacją i księgowością. Ważne jest to, aby dopasować system do potrzeb firmy, jej celów biznesowych i zoptymalizować jej pracę. Z oprogramowania nie muszą korzystać jedynie duże zakłady produkcyjne czy handlowe. ERP znajduje zastosowanie również w m.in. branży szkoleniowej lub e-Commerce.

Znasz już podstawową charakterystykę tego rozwiązania. Być może zastanawiasz się jednak, w jaki sposób system ERP może być przydatny w biurze rachunkowym. Dlatego poniżej omawiam wszystkie jego najważniejsze aspekty.

Biuro rachunkowe gromadzi bardzo ważne dane swoich klientów, dotyczące ich finansów. Taka odpowiedzialność wymaga dodatkowego zabezpieczenia, ponieważ ujawnienie tego rodzaju informacji może doprowadzić do problemów. Może grozić Ci odpowiedzialność karna i bardzo duża skaza na wizerunku firmy, nie mówiąc o tym, jak wyciek wpłynie na przedsiębiorstwa Twoich kontrahentów. System ERP do zarządzania dokumentami w biurze rachunkowym umożliwia szyfrowanie danych, zabezpieczając je przed kradzieżą. Serwery, na których działa rozwiązanie, są dokładnie chronione przez dostawcę, który regularnie aktualizuje je i wykonuje audyty bezpieczeństwa. Te działania pomogą w utrzymaniu bezpieczeństwa informacji, ale pamiętaj, że oprócz tego komputery, z których korzystają użytkownicy, muszą być wyposażone w program antywirusowy.

Zadania w różnych działach Twojego biura rachunkowego naturalnie mogą się między sobą różnić. Ważne więc, aby całościowy obieg i obsługa dokumentów pomiędzy nimi były płynne i szybkie. Faktury mogą być przypisane do użytkownika wraz z zadaniem, które ma wykonać. Może on założyć grupę roboczą, wewnątrz której poszczególne projekty i plany mają możliwość dodania do nich załącznika i komentarza, czy też alertu mailowego. Rozwiązanie posiada możliwość ewidencjonowania dokumentów wewnętrznych, jak i tych z zewnątrz. Jednocześnie sprawuje nadzór nad ochroną danych.

Rozwiązanie ERP może zostać zaimplementowane z wykorzystaniem chmury obliczeniowej. Dzięki temu biuro rachunkowe nie potrzebuje budować własnej infrastruktury, czy też kupować licencji, aby z niego korzystać. Firma płaci jedynie za te zasoby, z których skorzystała. Wszelkie aktualizacje oprogramowania dokonywane są automatycznie, a użytkownicy mają dostęp do niego za pośrednictwem internetu, również zdalnie. Od kiedy praca z domu zyskała na popularności, systemy, do których można połączyć się z home office, zaczęły się prężnie rozwijać. Dlatego obecnie różnica między wykonywaniem zadań w biurze, a zdalnie, praktycznie nie występuje. To polepsza komfort korzystania z takiego rozwiązania.

System ERP do zarządzania dokumentami działa na jednej bazie danych, do której dostęp posiada każdy pracownik. Informacje zgromadzone w jednym miejscu ułatwiają zarządzanie nimi. To dobry sposób na ograniczenie błędów, które mogą występować w momencie, gdy firma korzysta z różnych rodzajów oprogramowań (np. arkusz kalkulacyjny, CRM i inne).

Rozwiązanie umożliwia integrację systemu ERP z CRM. Oznacza to, że zarządzanie relacjami z klientami staje się łatwiejsze. Użytkownicy mają dostęp do historii kontrahenta, co ułatwia utrzymywanie kontaktu z nim i lepsze jego zrozumienie. Ten moduł umożliwia automatyzację niektórych czynności. Jeśli Twoja firma ma wielu klientów, do których regularnie wysyłasz te same treści mailowe (np. przypomnienie o wysłaniu faktury), ta funkcja pomoże zaoszczędzić wiele czasu, który możesz przeznaczyć na ważniejsze zadania.

Wybierając system ERP do zarządzania dokumentami w biurze rachunkowym, zwróć uwagę na to, czy jego obsługa jest intuicyjna, a dostawca rozumie Twoje potrzeby. Oprogramowanie powinno zoptymalizować pracę w Twojej firmie, a nie jej dokładać. Dlatego ważne, aby postawić na te moduły rozwiązania, które pomogą osiągać lepsze wyniki. Integracja z wszystkimi systemami, z których dotychczas korzysta organizacja, umożliwi lepszy przepływ pracy i komunikację między działami. Generowanie dokumentów i faktur powinno być proste i w miarę możliwości automatyczne, tak, aby odciążyć Twoich pracowników i pozwolić im na to, aby zajęli się ważniejszymi zadaniami. Nie mając doświadczenia we wdrażaniu takich projektów, nie bój się dopytywać dostawcy o szczegóły. Jeśli ma za sobą projekty wykonywane dla firm z Twojej branży, chętnie Ci pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości.