Czy system ERP to program dla biur rachunkowych? Zarządzanie dokumentami w ERP

Aktualizacja artykułu – maj 2025

W obecnych czasach, w których przepisy dynamicznie się zmieniają, dobry księgowy jest postrzegany niczym superbohater. Nic dziwnego – w końcu radzenie sobie z tak zawiłymi zasadami i bieżące aktualizowanie wiedzy to moc, której potrzebuje każdy przedsiębiorca. Rzetelne prowadzenie księgowości i dokumentacji to obowiązek, którego trzeba dopilnować. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca może odpowiadać prawnie całym swoim majątkiem. Dlatego, aby mieć pewność, że rozliczenie przebiega bezproblemowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami, warto zainwestować w program dla biur rachunkowych, który odpowiednio wspiera zarządzanie dokumentami. O tym, jak działa takie rozwiązanie i na co warto zwrócić uwagę przy jego wyborze, przeczytasz w poniższym artykule.

System ERP to program dla biur rachunkowych, które poszukują sposobu na wieloobszarowe usprawnienie pracy w organizacji. Dzięki oparciu o jedną bazę danych wspiera ono także przepływ informacji pomiędzy działami przedsiębiorstwa. Może składać się z wielu modułów, które działają w obrębie różnych zakresów organizacji: handel i dystrybucja, księgowość, czy zarządzanie produkcją lub dokumentacją i księgowością. Ważne jest to, aby dopasować system do potrzeb firmy, jej celów biznesowych i zoptymalizować jej pracę. Z oprogramowania nie muszą korzystać jedynie duże zakłady produkcyjne czy handlowe. ERP znajduje zastosowanie również w m.in. branży szkoleniowej lub e-Commerce.

Co tak właściwie oznacza „zarządzanie dokumentami” w kontekście programu ERP? Chodzi o coś znacznie więcej niż tylko skanowanie i przechowywanie PDF-ów.

Zarządzanie dokumentami w ERP to:

• pełna digitalizacja obiegu dokumentów,
• możliwość przypisywania dokumentów do klientów, projektów, zadań,
• automatyzacja przepływu (workflow),
• archiwizacja zgodna z przepisami,
• natychmiastowy dostęp do danych z poziomu systemu – bez przeszukiwania folderów lub segregatorów.

Znasz już podstawową charakterystykę tego rozwiązania. Być może zastanawiasz się jednak, w jaki sposób system ERP może być przydatny w biurze rachunkowym. Dlatego poniżej omawiam wszystkie jego najważniejsze aspekty.

Biuro rachunkowe gromadzi bardzo ważne dane swoich klientów, dotyczące ich finansów. Taka odpowiedzialność wymaga dodatkowego zabezpieczenia, ponieważ ujawnienie tego rodzaju informacji może doprowadzić do problemów. Może grozić Ci odpowiedzialność karna i bardzo duża skaza na wizerunku firmy, nie mówiąc o tym, jak wyciek wpłynie na przedsiębiorstwa Twoich kontrahentów. System ERP, czyli program dla biur rachunkowych do zarządzania dokumentami, umożliwia szyfrowanie danych, zabezpieczając je przed kradzieżą. Serwery, na których działa rozwiązanie, są dokładnie chronione przez dostawcę, który regularnie aktualizuje je i wykonuje audyty bezpieczeństwa. Te działania pomogą w utrzymaniu bezpieczeństwa informacji, ale pamiętaj, że oprócz tego komputery, z których korzystają użytkownicy, muszą być wyposażone w program antywirusowy.

Zadania w różnych działach Twojego biura rachunkowego naturalnie mogą się między sobą różnić. Ważne więc, aby całościowy obieg i obsługa dokumentów pomiędzy nimi były płynne i szybkie. Faktury mogą być przypisane do użytkownika wraz z zadaniem, które ma wykonać. Może on założyć grupę roboczą, wewnątrz której poszczególne projekty i plany mają możliwość dodania do nich załącznika i komentarza, czy też alertu mailowego. Program dla biur rachunkowych posiada możliwość ewidencjonowania dokumentów wewnętrznych, jak i tych z zewnątrz. Jednocześnie sprawuje nadzór nad ochroną danych.

Rozwiązanie ERP, czyli program dla biur rachunkowych, może zostać zaimplementowane z wykorzystaniem chmury obliczeniowej. Dzięki temu biuro rachunkowe nie potrzebuje budować własnej infrastruktury, czy też kupować licencji, aby z niego korzystać. Firma płaci jedynie za te zasoby, z których skorzystała. Wszelkie aktualizacje oprogramowania dokonywane są automatycznie, a użytkownicy mają dostęp do niego za pośrednictwem internetu, również zdalnie. Od kiedy praca z domu zyskała na popularności, systemy, do których można połączyć się z home office, zaczęły się prężnie rozwijać. Dlatego obecnie różnica między wykonywaniem zadań w biurze, a zdalnie, praktycznie nie występuje. To polepsza komfort korzystania z takiego rozwiązania.

Program dla biur rachunkowych działa na jednej bazie danych, do której dostęp posiada każdy pracownik. Informacje zgromadzone w jednym miejscu ułatwiają zarządzanie nimi. To dobry sposób na ograniczenie błędów, które mogą występować w momencie, gdy firma korzysta z różnych rodzajów oprogramowań (np. arkusz kalkulacyjny, CRM i inne).

Program dla biur rachunkowych umożliwia integrację systemu ERP z CRM. Oznacza to, że zarządzanie relacjami z klientami staje się łatwiejsze. Użytkownicy mają dostęp do historii kontrahenta, co ułatwia utrzymywanie kontaktu z nim i lepsze jego zrozumienie. Ten moduł umożliwia automatyzację niektórych czynności. Jeśli Twoja firma ma wielu klientów, do których regularnie wysyłasz te same treści mailowe (np. przypomnienie o wysłaniu faktury), ta funkcja pomoże zaoszczędzić wiele czasu, który możesz przeznaczyć na ważniejsze zadania.

Wybierając program dla biur rachunkowych, zwróć uwagę na to, czy jego obsługa jest intuicyjna, a dostawca rozumie Twoje potrzeby. Oprogramowanie powinno zoptymalizować pracę w Twojej firmie, a nie jej dokładać. Dlatego ważne, aby postawić na te moduły rozwiązania, które pomogą osiągać lepsze wyniki. Integracja z wszystkimi systemami, z których dotychczas korzysta organizacja, umożliwi lepszy przepływ pracy i komunikację między działami. Generowanie dokumentów i faktur powinno być proste i w miarę możliwości automatyczne, tak, aby odciążyć Twoich pracowników i pozwolić im na to, aby zajęli się ważniejszymi zadaniami. Nie mając doświadczenia we wdrażaniu takich projektów, nie bój się dopytywać dostawcy o szczegóły. Jeśli ma za sobą projekty wykonywane dla firm z Twojej branży, chętnie Ci pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości.

Wdrożenie systemu ERP z funkcją zarządzania dokumentami to poprawa jakości pracy całego zespołu. Dzięki automatyzacji, cyfryzacji i bieżącemu dostępowi do danych, biuro może działać szybciej, sprawniej i z większą przewidywalnością.

Ręczna praca to najdroższy „koszt ukryty” w biurze rachunkowym. Ręczne dekretacje, przypomnienia, przeszukiwanie segregatorów, dopasowywanie danych – to wszystko można zautomatyzować i uwolnić czas pracowników, którzy zyskają przestrzeń do zajęcia się działaniami wymagającymi ludzkiej ręki. System ERP z modułem zarządzania dokumentami:

• skraca czas obsługi każdego dokumentu z minut do sekund,
• umożliwia przechowywanie plików w formie cyfrowej, np. plików PDF, w sposób uporządkowany,
• pozwala na indeksowanie dokumentów, co znacząco ułatwia wyszukiwanie,
• zapewnia łatwy dostęp do danych z dowolnego urządzenia,
• ogranicza błędy ludzkie, np. w stawkach VAT czy numerach faktur,
• umożliwia możliwość udostępniania dokumentów wybranym osobom,
• zapewnia bezpieczeństwo przed nieautoryzowanym dostępem, dzięki przypisywaniu ról tylko uprawnionym użytkownikom,
• pozwala zautomatyzować nawet 70–80% operacji, co przekłada się bezpośrednio na efektywność pracy całego zespołu.

Co ważne – wszystko to odbywa się w czasie rzeczywistym, więc nie musisz już pytać współpracowników, czy coś zostało zrobione – po prostu to widzisz.

System ERP wspiera zgodność z:

• KSeF (Krajowy System e-Faktur),
• RODO (logi dostępu do danych),
• przepisami podatkowymi (VAT, CIT, JPK).

Każde działanie na dokumencie – od dodania po zatwierdzenie – jest rejestrowane i możliwe do odtworzenia. Masz pełny wgląd w historię pracy nad plikiem: kto, co, kiedy zrobił i z jakiego urządzenia. To szczególnie ważne przy kontrolach podatkowych i audytach.

Zamiast tracić czas na ustalanie, kto i na jakim etapie zajmuje się danym dokumentem, cały zespół ma dostęp do danych w czasie rzeczywistym. System pozwala delegować zadania, monitorować ich statusy, definiować terminy wykonania i precyzyjnie identyfikować osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi nawet nowy pracownik szybko odnajdzie się w systemie. A klient może mieć dostęp do swoich dokumentów – bez proszenia o przesłanie ich mailem.

Dzisiejsze biura rachunkowe coraz częściej wspierają klientów nie tylko w rozliczeniach, ale także w podejmowaniu decyzji biznesowych. Aby sprostać tym oczekiwaniom, potrzebują narzędzi, które oferują zgodność z przepisami, skalowalność, efektywność i przewidywalność operacyjną. System ERP nie jest więc „kolejnym programem do faktur” – to infrastruktura informacyjna, która porządkuje procesy, integruje dane, automatyzuje dokumentację i wzmacnia odporność firmy na błędy i opóźnienia. Dzięki temu biuro rachunkowe może pracować szybciej, stabilniej i na wyższym poziomie jakości usług – niezależnie od skali działalności. W dobie dynamicznych zmian legislacyjnych, digitalizacji i rosnącej konkurencji, inwestycja w system ERP staje się nie tylko wyborem technologicznym, ale strategiczną decyzją.