Ciągłość dostaw i zakupów w zmieniających się warunkach rynkowych

W wyniku trudnych, następujących po sobie wydarzeń w ostatnich 3 latach, polskie firmy produkcyjne bardzo ucierpiały. Niemal każda branża odczuła skutki pandemii, wojny w Ukrainie, kryzysu gospodarczego i wielu innych tąpnięć na rynku. Miały one zresztą wpływ również na klientów i ich zachowania zakupowe – a to kolejny czynnik, oddziałujący na przedsiębiorstwa, które muszą się dostosować. W jednym z poprzednich raportów nasi eksperci omówili sposoby na radzenie sobie w kryzysie. Potrzeba sporej elastyczności, aby utrzymać się na powierzchni w takich warunkach. Przedsiębiorcom nie brakuje kreatywności i podejmują różne działania, aby udało się przetrwać ciężkie czasy. Nie da się jednak ukryć, że jedną z największych przeszkód, których trudno uniknąć, jest przerywanie łańcuchów dostaw. Aż 64% badanych w badaniu Sente pt. „Kondycja polskich firm produkcyjnych w obliczu turbulencji” wskazało je jako jedną z największych trudności. Wpływa ona na problemy związane z dotrzymywaniem terminów realizacji zamówień. To z kolei dla niektórych organizacji może oznaczać utratę klientów. Jak zachować ciągłość dostaw i zakupów w obecnych warunkach na rynku, zmieniających się równie szybko, jak marcowa pogoda? Jednym z rozwiązań jest automatyzacja procesów, o której opowiem w dalszej części artykułu.

Zachowanie ciągłości dostaw to bolączka wielu przedsiębiorstw produkcyjnych. Brak choćby jednego surowca wydłuża wytwarzanie całego produktu, nawet jeśli firma szybko znajdzie zamiennik. Dlatego, aby zapobiec przerwaniu łańcucha dostaw, warto zadbać o kilka najważniejszych elementów, które się na niego składają. Są to sieć dostawców, analizy danych, automatyzacja procesów produkcji, i przede wszystkim strategia logistyczna.

Na pewno masz zaufanego dostawcę, u którego chętnie składasz zamówienie. Partnerskie podejście to podstawa, więc warto wzmacniać relację z nim – dzięki temu masz szansę na zdobycie zniżki, czy też priorytetowe traktowanie Twoich zleceń. Jednak to nie zawsze wystarczy. Sieć dostawców powinna być rozbudowana, tak, aby móc na bieżąco porównywać ceny i robić zakupy w najkorzystniejszych warunkach. Ponadto gdy u jednego z nich nie znajdziesz materiałów, których potrzebujesz, istnieje szansa, że inny będzie je akurat posiadał. Dlatego dobrym krokiem będzie wykonanie analizy dostawców, dzięki której możesz poszerzyć listę partnerów do potencjalnej współpracy w przyszłości.

Żadna firma nie może bezpiecznie planować swoich działań, nie analizując danych. Niezależnie, czy to dział sprzedaży, produkcji, czy zarząd – porównywanie informacji z różnych okresów pomaga wychwycić powtarzalne schematy, efektywnie planować i zapobiegać problemom. Wyobraź sobie, że Twoja firma produkcyjna w kwietniu musi wyprodukować więcej towarów, bo w maju zaczyna się okres, w którym napływa do Ciebie bardzo duża liczba zamówień. Przygotowujesz tyle materiałów, co zawsze, być może z nadwyżką – na zapas. Okazuje się, że zamówienia pojawiają się jeszcze w kwietniu, a surowca zabrakło, co poskutkowało chwilowym przestojem na produkcji. Bieżąca analiza danych i automatyzacja procesów produkcji mogłaby temu zapobiec. Trudno jest jednak przeglądać setki wykresów i tworzyć kolejne porównania – nie mówiąc o tym, ile zajmuje to czasu. Dlatego warto zainwestować w oprogramowanie ERP. System monitoruje dane i z wyprzedzeniem wychwytuje niecodzienne zdarzenia. Wykorzystuje do tego elementy Business Intelligence, więc wykresy i analizy są łatwe do odczytania. To duża oszczędność czasu. Ponadto rozwiązanie pomaga lepiej planować i wykorzystywać materiał, aby proces wytwarzania był optymalny i marnowało się mniej surowców.

Jako ludzie, mamy do pewnego stopnia ograniczone możliwości pracy. Nawet najbardziej produktywny człowiek nie może konkurować z maszyną, która jest w stanie wykonać więcej pracy w tym samym czasie. Niektóre przedsiębiorstwa wdrażają system ERP właśnie po to, aby zautomatyzować część procesów wytwarzania, odciążając pracowników i umożliwiając im zajęcie się innymi zadaniami. To sprawia, że produkcja przepływa sprawniej i szybciej, więc zamówienia docierają do klientów na czas. Rozwiązanie śledzi poziom surowca, a gdy jest go mało, automatycznie składa zamówienie u dostawcy. Jeżeli jeden nie posiada go w ofercie, to system poszukuje materiału u innych. Dlatego oprogramowanie to dobry sposób na zapewnienie ciągłości dostaw w firmie.

Strategia logistyczna powinna być przemyślana, warto wspierać ją procesami, o których wspominam w poprzednich akapitach. Dobrą praktyką jest aktualizowanie jej cyklicznie z uwzględnieniem najnowszych danych z organizacji i informacji o sytuacji rynkowej. Nieodłącznym elementem strategii jest także plan awaryjny ze scenariuszem postępowania na wypadek niespodziewanej sytuacji.

Automatyzacja i robotyzacja procesów produkcyjnych może być wspierana przez różne narzędzia, jednak jednym z tych, które najlepiej się sprawdzają, jest system ERP. Jest tak, ponieważ rozwiązanie może objąć wiele obszarów w jednej organizacji i wspomóc ich działanie. Więc nie tylko digitalizacja procesów wytwórczych – ale również poprawa pracy w innych działach, np. księgowym czy handlowym, lub analizy danych poprzez wykorzystanie BI. Oprogramowanie powinno zostać dopasowane do organizacji, tak, aby całościowo wspomogło jej działanie, dbając o to, aby w razie zerwania łańcucha dostaw, zawsze była jakaś alternatywa. Zanim przystąpisz do wdrożenia rozwiązania, porozmawiaj z dostawcą i upewnij się, że ta kluczowa potrzeba zostanie uwzględniona w projekcie.