Czas i koszt realizacji projektu wdrożeniowego

Ile kosztuje i ile trwa – to jedne z najczęściej zadawanych pytań w odniesieniu do projektów wdrożeniowych. Oczywiście nic w tym dziwnego. Takie przedsięwzięcie jest sporą inwestycją, sięgającą nawet kilkuset tysięcy złotych. Wymaga także sporego zaangażowania osób, które będą w nim uczestniczyć. Dobrą praktyką jest odpowiednie przygotowanie się przed implementacją – rozłożenie projektu na kilka części i zastanowienie się, czy jesteś w stanie wygospodarować zarówno czas, jak i środki finansowe. W poniższym artykule znajdziesz kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci oszacować, ile zajmie oraz ile będzie Cię kosztować wdrożenie projektu IT w firmie. 

Czas realizacji projektu jest zależny od bardzo wielu czynników. Ogólnie rzecz biorąc, wdrożenie dedykowanego projektu IT może trwać od kilku do kilkunastu miesięcy. Nie ma możliwości, aby zakończyć go w 2 tygodnie, ponieważ samo planowanie i wyznaczanie celów wymaga wiele uwagi i jest czasochłonne. W proces zazwyczaj angażuje się wiele osób, zarówno po stronie przedsiębiorstwa, jak i dostawcy. Można jednak zastosować różne taktyki oraz metody, aby dopasować czas implementacji do Twoich potrzeb. Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku rozwiązań pudełkowych, które mogą zostać wdrożone nawet w ciągu jednego dnia. Ale i efekty wdrożenia niekoniecznie będą tak spektakularne.

Czasami przedsiębiorstwa podchodzą do takiej transformacji bez przygotowania. Nie wyznaczają sobie żadnych założeń, chcą po prostu coś zmienić. Warto pamiętać, aby przed każdym projektem wdrożeniowym ustalić plan działania. W budowaniu strategii bardzo istotne jest wyznaczenie konkretnych celów zmiany. Zastanów się nad tym, co chcesz osiągnąć i w jakim miejscu widzisz swoją firmę w przyszłości – za rok, dwa lub dziesięć lat. Dzięki temu implementacja nie będzie przeciągała się w nieskończoność. Jeśli podzielisz ją na części, to mniejsze elementy planu uda się wdrożyć nawet w 3 lub 4 miesiące. W ten sposób bardziej efektywnie wykorzystasz nadchodzące 12 miesięcy. 

Aby w pełni kontrolować projekt, należy rozpocząć go od etapu analitycznego. To dobry sposób na uniknięcie potencjalnych problemów, które mogłyby wystąpić na etapie realizacji. Firmie wdrażającej rozwiązanie pozwoli poznać Twoje potrzeby i oczekiwania, a Ty zyskasz pewność, że dostaniesz to, za co płacisz. Przed wyborem dostawcy warto zastanowić się, w jaki sposób wdrożyć projekt. 

Możesz wybrać jedną z metodyk zwinnych, w których wdrożenie zostaje podzielone na tzw. sprinty, które rozpoczyna sprint analityczny. Projekt zostaje tym samym posekwencjonowany na mniejsze, lecz bardzo ważne etapy, a każdy z nich trwa zazwyczaj kilka tygodni i kończy się oddaniem części produktu.Umożliwia to klientowi przetestowanie, czy to rozwiązanie odpowiada na potrzeby i działa w firmie. Nieco inne podejście prezentują metodyki kaskadowe. Zakładają rozpoczęcie działań od przeprowadzenia długiego etapu analizy przedwdrożeniowej. Następnie spisanie listy funkcjonalności oraz dokumentacji projektowej. W przeciwieństwie do zwinnych nie dzieli się projektu na części, a gotowy produkt otrzymuje się na końcu. W Sente realizujemy projekty przy wykorzystaniu metodyki zwinnej. 

Podobnie jak w kwestii czasu, na koszt realizacji projektu wdrożeniowego składa się wiele czynników. Należy pamiętać, że zwykle jest to kwestia od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych. Wysoka cena często wynika ze złego podejścia do wdrożenia – bez wcześniejszego zdefiniowania celów, czy zastanowienia się nad tym, w jaki sposób pokryć koszty.

Jeżeli z góry określisz cele wdrożenia, ustalisz, czego wymagasz i jakie masz potrzeby, a następnie będziesz trzymać się planu, to unikniesz dodatkowych, zbędnych kosztów. Kolejnym krokiem jest określenie, czy potrzebujesz systemu dedykowanego, który zwykle jest droższy, czy wystarczy gotowe rozwiązanie pudełkowe. Jeżeli nie planujesz dużych zmian, a procesy zachodzące w Twojej organizacji są raczej powtarzalne, to być może ta druga opcja w pełni zaspokoi wymagania. Warto pamiętać również o tym, że ostateczna cena uzależniona jest też od liczby użytkowników, którzy będą korzystać z oprogramowania. 

Zastanawiasz się, w jaki sposób pokryć koszty wdrożenia? Można oczywiście zrobić to przy wykorzystaniu firmowego budżetu. Jeśli jednak są one zbyt wysokie w stosunku do tego, ile jesteś w stanie obecnie wydać, to możesz skorzystać z jednego z poniższych rozwiązań. 

• Podział wdrożenia na etapy – w ten sposób rozbijasz koszty na mniejsze części, rozłożone w czasie.
• Leasing oprogramowania – to kolejna opcja rozdzielenia kosztów na części. 
• Najem licencji zamiast zakupu – dzięki wybraniu tej metody, zamiast jednej, dużej opłaty, ponosisz małe koszty, ale rozkładasz je jednocześnie na wiele miesięcy. 
• Zewnętrzne źródła finansowania – obejmują wszelkiego rodzaju dotacje. Refundują one wkład własny oraz wydatki poniesione w trakcie wdrożenia. Pamiętaj jednak, aby najpierw zabezpieczyć całą kwotę jeszcze zanim rozpoczniesz projekt. 
• Fundusze europejskie – to bardzo dobry sposób dofinansowania, który odciąża firmowy budżet. Jednak aby je uzyskać, należy spełnić wiele warunków, więc nie każdy będzie mógł z nich skorzystać. 

Załóżmy jednak, że jesteś przed uruchomieniem, ale budżet został już przekroczony. Bez dalszego finansowania nie możesz iść do przodu. To spory problem, ale jeśli odpowiednio poprowadzisz projekt, to nie powinien się pojawić. Dostawca oprogramowania przekazuje informacje o tym, że prace zabierają więcej czasu, a dodatkowe tematy wpływają na przekroczenie budżetu. Dzięki temu możesz na bieżąco reagować na sytuację i świadomie podejmować decyzje o dalszych losach całego przedsięwzięcia. 

Teraz wiesz już, od czego zależy czas i koszt realizacji projektu wdrożeniowego. Jeżeli nadal masz wątpliwości, możesz przekazać pracę nad nim w ręce Project Managera. Taka osoba nadzoruje pracę nad pomysłem i jego implementacją. Trzyma rękę na pulsie i reaguje, gdy wymaga tego sytuacja, a Ty możesz w tym czasie zająć się innymi sprawami związanymi z firmą.