Czy da się przeinwestować w technologię? Mądre planowanie budżetu

Zbliża się koniec roku. To ostatni moment na strategiczne planowanie inwestycji w technologię i nowe systemy. Warto skupić się więc na kluczowych obszarach, identyfikując realne potrzeby firmy w zakresie cyfryzacji i wdrażania rozwiązań. W ten sposób łatwiej uniknąć przeinwestowania. Na pewno znasz powiedzenie „im więcej, tym lepiej”. Niestety, takie podejście nie zawsze sprawdza się przy inwestowaniu w technologię. Najważniejsze jest, aby spełniała ona swoje zadanie i pomagała w realizacji biznesowej strategii firmy. Jak więc mądrze rozplanować budżet, aby nie groziło Ci przeinwestowanie? Jak podejść do kwestii cyfryzacji, aby uniknąć poczucia, że budżet został spożytkowany na rozwiązanie, które nie przynosi oczekiwanego efektu? Na te pytania odpowiem w poniższym artykule.

Przeinwestowanie w technologię może wydarzyć się, gdy firma inwestuje zbyt dużo środków finansowych, czasu lub zasobów w różne nowoczesne rozwiązania, przekraczając rzeczywiste potrzeby i możliwości swojej organizacji. Może się tak zdarzyć, gdy osoba zarządzająca projektem poddaje się presji trendów technologicznych. Ponadto taka sytuacja może mieć miejsce, gdy przed inwestycją nie przemyśli się, czy jest ona rzeczywiście niezbędna i opłacalna. To problem zagrażający nie tylko globalnym koncernom, ale również małym i średnim przedsiębiorstwom. 

Dlaczego przeinwestowanie w technologię jest uznawane za coś niekorzystnego? Wydawałoby się, że skoncentrowanie na dużej ilości nowych rozwiązań nie może zaszkodzić – w czasach, w których rynek gwałtownie się zmienia, warto być przygotowanym na każdą sytuację. Jednak należy pamiętać, że przeinwestowanie to przede wszystkim marnotrawstwo zasobów finansowych, które mogłyby zostać wykorzystane na inne cele i lepiej przełożyć się na rozwój firmy. Ponadto posiadając zbyt dużo technologii, w dodatku rzadko używanej, organizacja musi ją utrzymywać – a to dodatkowe koszty. Jeżeli z kolei przeinwestowanie wynika z nadmiernego skupienia się na nowinkach z zakresu cyfryzacji, ale bez praktycznego wykorzystania ich w organizacji, to taki wydatek nie przyniesie firmie wartości. Inwestycja ma sens wtedy, gdy jest dobrze przemyślana.

Aby lepiej zobrazować, jakie skutki może przynieść przeinwestowanie, wyobraź sobie, że jesteś właścicielem firmy produkcyjnej średniej wielkości. Planujesz wdrożenie najnowszego systemu ERP, aby zoptymalizować procesy wytwarzania i zmodernizować przedsiębiorstwo. Decydujesz się na wdrożenie różnych modułów, aby objęły wiele obszarów Twojej organizacji. Nie skupiasz się na realnych potrzebach biznesowych, a na tym, aby system był bogaty i posiadał wiele nowoczesnych funkcji, takich jak np. elementy sztucznej inteligencji. Jednak po wdrożeniu okazuje się, że ze znacznej części z nich nikt nie korzysta. W efekcie nie tylko zasoby finansowe zostały przeznaczone na niepotrzebne moduły i ich utrzymywanie, ale w przyszłości może być trudno dostosować system do rzeczywistych procesów odbywających się w firmie. W tym wypadku lepszym wyborem byłaby stopniowa implementacja kolejnych obszarów oprogramowania, dzięki czemu zostałyby lepiej dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa.

Aby uniknąć przeinwestowania w technologię, warto wyróżnić trzy etapy planowania budżetu: analizę potrzeb firmy, wyznaczenie celów implementacji oraz możliwości pokrycia kosztów.

Etap związany z analizą potrzeb jest ściśle powiązany ze zdefiniowaniem celów biznesowych inwestycji. Jest to dobry moment, aby zaangażować dostawcę systemów czy technologii. Z jego doświadczeniem łatwiej będzie stwierdzić, które z obecnych rozwiązań należy ulepszyć w pierwszej kolejności. Dobrą praktyką jest także włączenie w proces pracowników. Jako użytkownicy, bardzo dobrze znają systemy i technologię, z którymi pracują na co dzień, więc będą w stanie określić, co ułatwia im wykonywanie zadań, a co je utrudnia. W ten sposób łatwo zidentyfikujesz realne potrzeby dotyczące nowych rozwiązań, a przeinwestowanie nie będzie stanowiło zagrożenia dla projektu.

Cele danej inwestycji można wyznaczyć na różne sposoby, jednym z nich jest metoda SMART. To technika, która pomaga w określeniu ich tak, aby były sprecyzowane, realistyczne, określone w czasie i możliwe do późniejszego zweryfikowania postępów. Choć metoda nie wydaje się skomplikowana, to jednak początkowo możesz mieć trudności w połączeniu wszystkich cech w jednym celu. Innym sposobem może być z kolei podejście zwinne, które zakłada unikanie zbędnych rozpraszaczy w projekcie inwestycji. Składa się z trzech etapów: generowania pomysłów, oceny potencjału i rentowności rozwiązań, a na końcu wybór jednego z nich. Jeżeli masz taką możliwość, warto skorzystać z pomocy osoby, która już kiedyś w ten sposób pracowała.

Inwestycja w technologię i systemy przynosi firmie poprawę efektywności, zwiększenie optymalizacji procesów oraz wiele innych korzyści. Jednak nie da się ukryć, że koszty takiego przedsięwzięcia mogą być wysokie. Dlatego warto zastanowić się, w jaki sposób je pokryć. Dobrze posiadać pełną kwotę, którą przeznaczysz na inicjatywę – jeśli jednak nadal zastanawiasz się, czy warto zainwestować i skąd wziąć na to środki, to warto pamiętać o takich sposobach finansowania, jak:

• Dotacje – pomagają odciążyć budżet firmy, ale zazwyczaj przyznaje się je na zasadzie refundacji. Dlatego, aby skorzystać z tej formy, musisz najpierw zabezpieczyć odpowiednią kwotę. 
• Fundusze europejskie – ten sposób finansowania wymaga spełnienia szeregu przedstawionych wcześniej warunków. Istnieje wiele różnych programów, z których warto skorzystać. 
• Podział wdrożenia na mniejsze etapy – zamiast pokrywać z góry koszt wdrożenia, rozkłada się je na części. To dobry sposób, aby na bieżąco korygować ewentualne błędy. Podobnie działa leasing oprogramowania lub wynajem licencji.

Odpowiedź na tytułowe pytanie jest dość złożona. Warto pamiętać, że przeinwestowanie w technologię to realny problem, który może dotknąć Twojej firmy i prowadzić do nieefektywnego wykorzystywania zasobów, a także wielu innych konsekwencji. Dlatego inwestycja powinna być dobrze przemyślana i zgodna z realnymi potrzebami organizacji i jej celami biznesowymi.