Czy systemy ERP są bezpieczne?

System ERP to oprogramowanie, bez którego coraz więcej organizacji nie wyobraża sobie funkcjonowania. Skupia ono w sobie wiele modułów, odpowiedzialnych za różne obszary organizacji, które oparte są o jedną, wspólną dla nich bazę danych. Dlatego jego kluczowym aspektem jest bezpieczeństwo. Korzystając z takiego rozwiązania, użytkownicy najczęściej skupiają się na tym, aby było wygodne, przejrzyste i optymalizowało ich pracę. Kwestie zabezpieczeń przed różnego rodzaju atakami, mogącymi spowodować wyciek informacji z przedsiębiorstwa, są niestety często zaniedbywane. Obecnie coraz częściej ERP przenosi się do chmury, co zwiększa prawdopodobieństwo ataku hakerskiego, a popularność pracy z domu przyczynia się do możliwości przypadkowego ujawnienia danych. Wystarczy jednak zmienić kilka prostych nawyków, aby uniknąć kłopotów. W poniższym artykule przyjrzę się zagrożeniom oraz doradzę, jak im zapobiegać. Zapraszam do lektury.

System ERP to oprogramowanie, więc wiele trudności, które mu zagrażają, ma naturę cyfrową. Ataki hakerskie na chmurę, DDoS, phishing i luki w zabezpieczeniach systemowych to najczęstsze problemy, o których można usłyszeć. Są bardzo groźne: mogą spowodować przechwycenie wszelkich poufnych informacji przez cyberprzestępcę. Mogą to być obszary strategiczne, receptury i know-how, ale także wrażliwe dane klientów i pracowników czy dokumentacje produktowe. Kradzież tych pierwszych może spowodować, że organizacja zbankrutuje, gdy w ręce konkurencji dostanie się np. przepis na to, w jaki sposób wytwarzasz produkty. Bardzo łatwo również o kryzys wizerunkowy. Organizacje, które deklarują pozyskiwanie składników z ekologicznych i etycznych źródeł, ale nie robią tego w praktyce, mogą zostać zbojkotowane przez konsumentów. Z kolei ujawnienie informacji wrażliwych narusza przepisy związane z RODO, czyli ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Taka sytuacja może spowodować lawinę pozwów. Należy przyznać, że to niezbyt przyjemna wizja.

Istnieje także aspekt bezpieczeństwa systemów ERP związany z użytkownikami i ich nawykami. W celu zmniejszenia ryzyka zachorowania na koronawirusa, od wybuchu pandemii ogromna liczba firm przeszła w tryb pracy z domu. Szczególnie przedsiębiorstwa handlowe narażone zostały na wiele problemów, które związane są z zaniedbaniami ze strony użytkowników. Wystarczy przecież zgubić laptopa, nie zabezpieczyć go hasłem, podłączyć do niego zainfekowany wirusami pendrive, czy kliknąć podejrzany link w e-mailu. W dodatku nieuczciwym pracownikom, którzy próbują wykraść dane, łatwiej zrobić to w zaciszu domowym, niż w biurze, w którym w każdej chwili mogą zostać nakryci. Choć to rzadkie przypadki i warto ufać osobom zatrudnionym w organizacji, to jednak należy pamiętać, że takie sytuacje się zdarzają.

Istnieje kilka sposobów na to, by zadbać o bezpieczeństwo systemu ERP i zapobiec problemom, które mogą wyniknąć z braku odpowiednich zabezpieczeń. Dotyczą zarówno obszaru technologicznego, jak i bardziej praktycznego – ludzi i ich nawyków. W obu wypadkach zadbanie o to, aby pracownicy byli świadomi zagrożeń, leży po stronie pracodawcy. Bez odpowiednich szkoleń odbywanych regularnie i inwestycji w zabezpieczenia systemowe, łatwo o katastrofę.

Zanim zdecydujesz się na wdrożenie ERP, sprawdź, czy dostawca dba o bezpieczeństwo oprogramowania. Dane powinny być szyfrowane, a rozwiązanie regularnie aktualizowane i audytowane. Jeżeli firma, od której chcesz zakupić system, nie jest skora do ujawnienia takich informacji i nie posiada certyfikatów, to zastanów się, czy jest warta zaufania.

Nigdy nie zakładamy, że wydarzy się tragedia. Jednak warto zabezpieczyć się na wypadek, gdyby nastąpiła. Niektórzy przedsiębiorcy zapominają o tym, lub mówią wprost, że ich to nie dotyczy. Takie podejście jest ogromnym błędem, który może słono kosztować. Stworzenie planu awaryjnego może później uratować firmę. Może dotyczyć katastrof związanych z wydarzeniami losowymi, ale także cyberataku lub przypadkowego ujawnienia danych. Co powinien obejmować? Przede wszystkim działania, które należy wykonać w momencie wystąpienia problemów. Wyobraź sobie, że posiadasz przedsiębiorstwo handlowe. Haker wykradł informacje o Twoich klientach. Musisz więc poinformować odpowiednie służby o przestępstwie, a także zgłosić fakt informatykom, którzy sprawdzą, w jaki sposób doszło do kradzieży. Należy poinformować konsumentów o incydencie, a także przygotować Biuro Obsługi Klienta do wzmożonej aktywności i zapewnić im wszystkie najważniejsze informacje. Kolejnym elementem planu awaryjnego jest przedstawienie i wytłumaczenie go pracownikom, a następnie przypominanie o nim w regularnych odstępach czasu i w razie potrzeby aktualizowanie go.

Aktualizacje to bardzo ważna część, która przekłada się na bezpieczeństwo ERP. Dostarczają nie tylko nowych funkcjonalności, ale sprawiają także, że system uwzględnia wszelkie pojawiające się przepisy prawne (ważne szczególnie w module finansowym), a także pomagają lepiej zabezpieczyć oprogramowanie poprzez usuwanie błędów i luk systemowych.

Bardzo wiele błędów wynika z zaniedbania i braku wiedzy na odpowiednim poziomie. Dlatego musisz pamiętać o tym, aby pracownicy byli wyedukowani w zakresie bezpieczeństwa. Zmiana haseł, określone zasady korzystania ze sprzętu biurowego – również w trybie home office, szkolenie z zakresu możliwych zagrożeń online, takich jak np. phishing, czy używanie oprogramowania antywirusowego. Dbając o aktualny stan ich wiedzy, ograniczasz możliwość popełnienia błędu, który mógłby przysporzyć firmie kłopotów.

System ERP to bezpieczne rozwiązanie dla Twoich danych. Jednak aby taki pozostał, należy pamiętać o tym, co może mu zagrażać i starać się temu zapobiegać. Większość błędów wynika z zaniedbań popełnianych przez użytkowników tego systemu. Dlatego największy nacisk warto położyć na to, aby pracownicy mieli wiedzę o zagrożeniach na odpowiednim poziomie i działali z najwyższą ostrożnością.