Darmowy program płacowo-kadrowy – czy jest w stanie spełnić wymogi prawne?

Dokładne i rzetelne realizowanie działań w obszarze kadr i płac jest istotne zarówno dla pracowników, jak i zarządu firmy. Aby móc je solidnie prowadzić niezbędny jest dopasowany do potrzeb system IT. Program płacowo-kadrowy to przede wszystkim komfort pracy i pewność, że wszelkie procesy związane z tym obszarem będą przebiegały poprawnie. Wiele przedsiębiorstw odwleka decyzję o wdrożeniu takiego systemu ze względu na obawę przed wysokimi kosztami. Z kolei mało kto wie, że istnieją darmowe programy płacowo-kadrowe. Jednak pozostaje pytanie, czy takie rozwiązanie może efektywnie wspierać przedsiębiorstwa? Odpowiedź zależy od tego, jakie potrzeby ma konkretna organizacja. Aby ułatwić proces wyboru odpowiedniego rozwiązania, zebraliśmy zalety i wady darmowych systemów kadrowo-płacowych. Ułatwi to porównanie ich z płatnymi narzędziami.

Jedną z najważniejszych zalet takiego rozwiązania jest mało ryzyko wdrożenia. Ze względu na to, że system płacowo-kadrowy jest darmowy, właściciele nie ponoszą ryzyka związanego z implementacją go w swoim przedsiębiorstwie. W razie niedopasowania rozwiązania do ich potrzeb nie ponoszą żadnych istotnych kosztów, oprócz zainwestowanego w sam proces wdrożenia czasu. Jest to szczególnie wartościowe rozwiązanie dla małych firm, których potrzeby zwykle są mniej złożone niż te, dużych przedsiębiorstw. Jest duża szansa, że z powodzeniem będą mogły być realizowane w darmowym systemie.

Dostęp do danych pracowników jest kolejną zaletą darmowego systemu kadrowo-płacowego. Dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania każdy w firmie ma możliwość sprawdzenia, czy wypłata za miniony miesiąc się zgadza i czy wszystkie dane są zgodne ze stanem faktycznym. Oprócz tego dane są aktualizowane na bieżąco, dlatego pracownik nie musi martwić się o zmianę umowy i nieprawidłowości pojawiające się z tego tytułu np. brak awansu – takie rozwiązanie jest dostępne w niektórych darmowych systemach płacowo-kadrowych, lecz nie jest standardem w każdym z nich, więc warto zweryfikować tę funkcję przed ewentualną decyzją o wdrożeniu.

Darmowy program płacowo-kadrowy umożliwia działowi personalnemu zaoszczędzenie mnóstwa czasu. W części tego typu rozwiązań możliwe jest automatyczne generowanie raportów, które pozwalają na ocenę wydolności pracowników przez osoby zarządzające na podstawie ich karty pracy.

Niestety, darmowe rozwiązania mimo wielu zalet posiadają też wady, które niekiedy mogą zaważyć na decyzji o wdrożeniu. Głównym powodem, dla którego przedsiębiorcy rezygnują z darmowych systemów płacowo-kadrowych jest brak dopasowania do specyficznych potrzeb organizacji. Takie rozwiązanie nie zawsze dostarcza wszystkich funkcji pozwalających na pełną optymalizację i automatyzację. Istnieją przedsiębiorstwa, których procesy są na tyle specyficzne, że darmowe oprogramowanie nie spełni ich oczekiwań i muszą decydować się na płatne narzędzia.

Im większa firma, tym więcej ma oczekiwań. Wspomniany wcześniej system płacowo-kadrowy, choć darmowy, nie zawsze potrafi sprostać wszystkim potrzebom przedsiębiorstwa. Problem pojawia się w momencie, kiedy rozwiązanie nie jest w stanie dostosować się do konkretnych wyzwań, a proces wsparcia przy wdrażaniu nowych elementów, wynikających np. ze zmian prawnych, nie istnieje.

Darmowy system płacowo-kadrowy mimo wielu zalet, posiada też wady, które mogą zaważyć na decyzji o jego implementacji. Najważniejszymi z nich jest niedopasowanie do indywidualnych potrzeb oraz brak wsparcia serwisowego. Dla wielu firm takie oprogramowanie nie będzie wystarczające i już na początku należałoby zastanowić się nad bardziej dopasowanym do potrzeb systemem.