Darmowy system ERP – czy warto wybrać bezpłatne rozwiązanie dla Twojej firmy?

Cyfryzacja i postęp technologiczny sprawiają, że coraz więcej przedsiębiorców chce korzystać w swoich firmach z nowoczesnych rozwiązań IT. W tym celu rozważa wdrożenie oprogramowania typu ERP, które stanowi kręgosłup procesów biznesowych i integruje wszystkie obszary działalności firmy. Od zarządzania łańcuchem dostaw, przez finanse, księgowość, produkcję, aż po zasoby ludzkie czy zarządzanie projektami – system ERP pozwala scalić kluczowe dane i operacje w jednym miejscu, co umożliwia podejmowanie trafnych decyzji w czasie rzeczywistym.

Jednocześnie, w obliczu często wysokich kosztów licencji i integracji takich rozwiązań pojawia się pytanie: czy istnieje darmowy system ERP, który może być realną opcją dla średnich, a nawet dużych firm? Przyjrzyjmy się zaletom, wadom oraz ryzykom towarzyszącym bezpłatnym rozwiązaniom, aby zrozumieć, czy faktycznie warto postawić na system ERP udostępniany bez opłat.

System ERP to zaawansowane oprogramowanie, które integruje szereg procesów biznesowych w ramach jednej aplikacji. Tego rodzaju aplikacje zapewniają pełny przegląd danych z różnych działów: od punktów sprzedaży (POS), przez CRM i fakturowanie, aż po bardziej złożone obszary, takie jak zarządzanie projektami oraz śledzenie dostaw.

Dzięki temu system jednocześnie pozwala na bieżąco monitorować przepływ towarów od dostawców do finalnego odbiorcy, wspiera zarządzanie łańcuchem dostaw, a w obszarze HR zarządza danymi pracowników i rejestruje ich działania, co przekłada się na wyższą wydajność całej organizacji. W dużym uproszczeniu: dobrze wdrożony ERP to fundament ułatwiający operacje każdego działu firmy.

Więcej na ten temat: Co to jest system ERP? Przewodnik po funkcjonalnościach i korzyściach

Bezpłatny ERP, z perspektywy potrzeb biznesowych, może przybierać dwie główne formy:

• Open source ERP – oprogramowanie z otwartym kodem źródłowym. Koszty licencji w tym modelu nie występują, jednak często konieczne jest samodzielne dbanie o utrzymanie, import danych, aktualizacje czy bezpieczeństwo. Wymaga to zwykle zaangażowania programistów, administratorów IT lub korzystania z płatnych usług wsparcia.
• Freemium – bezpłatna wersja podstawowa, w której można wykorzystać tylko część dostępnych funkcje i modułów. Za bardziej zaawansowane elementy, dodatkowe integracje czy specjalistyczne usługi – np. płatne wsparcie lub dostosowanie funkcji do potrzeb  – trzeba już zapłacić.

Darmowy system ERP wydaje się interesującą opcją, zwłaszcza dla firm, które nie chcą obciążać budżetu kosztami licencyjnymi. Z drugiej strony, pojawiają się wątpliwości, czy brak opłat faktycznie przekłada się na niskie koszty całkowite, zwłaszcza że bezpłatne rozwiązania często mają ograniczoną funkcjonalność albo brakuje im solidnego wsparcia. Warto również przeanalizować potencjalne ryzyka wynikające z użytkowania bezpłatnego oprogramowania ERP.

Może Cię zainteresować: Czym jest system ERP w chmurze?

Bezpłatny system ERP posiada wyłącznie podstawowe moduły, obejmujące obsługę podstawowych procesów biznesowych np. fakturowanie czy proste ewidencjonowanie sprzedaży. Brakuje w nim jednak wsparcia w zakresie automatyzacji pracy działu księgowości, biura obsługi klienta czy zakupów. Możliwości integracji bezpłatnego rozwiązania ERP z innymi systemami są bardzo małe. W momencie, gdy firma zacznie dynamicznie się rozwijać, ograniczenia darmowego oprogramowania ERP mogą blokować potencjał wzrostu i skalowanie.

Korzystając z darmowych narzędzi ERP, w razie awarii, nikt nie ponosi za nią odpowiedzialności – przedsiębiorcy są w takiej sytuacji zdani na siebie. Dostawcy płatnych systemy oferują usługi wsparcia, które gwarantują szybką reakcję. Długotrwały przestój w aplikacji ERP stanowi realne zagrożenie dla ciągłości procesów biznesowych i może prowadzić do strat finansowych.

Open source oznacza swobodę modyfikacji kodu źródłowego, jednak brak odpowiedniego know-how sprawi, że wdrożenie się przeciągnie, a efektem mogą być liczne błędy i luki w bezpieczeństwie. Większość firm nie dysponuje dedykowanym działem IT, zdolnym do intensywnego wsparcia przy tak złożonym projekcie, więc ryzyko jego niepowodzenia rośnie.

Regularne aktualizacje są kluczowe, aby unikać luk w oprogramowaniu typu ERP. W bezpłatnych rozwiązaniach, jeśli jego twórcy nie zadbali o odpowiednie zabezpieczenia, istnieje ryzyko narażenia poufnych danych firmy oraz informacji o kontrahentach czy klientach.

Jeśli darmowy system ERP przestanie zaspokajać potrzeby rosnącej firmy, konieczny będzie import danych i przejście na płatne rozwiązanie. Tego typu przesiadka może być czasochłonna i kosztowna – to w zasadzie nowe wdrożenie, w teorii tego samego rozwiązania. Istnieje szereg aplikacji biznesowych, które w wersji płatnej odpowiadają na wszystkie potrzeby.

Oprócz oczywistych ryzyk, wdrożenie bezpłatnego rozwiązania ERP może, w określonych warunkach, wiązać się z konkretnymi korzyściami. Największym plusem bezpłatnego systemu ERP jest możliwość uniknięcia wydatków na licencję. Dla małych firm lub start-upów to czynnik, który może przesądzić o implementacji ERP w darmowej opcji już na wczesnym etapie rozwoju organizacji.

Warto również zwrócić uwagę na korzyści płynące z wykorzystywania bezpłatnych rozwiązań, stworzonych w modelu open source. Popularne darmowe ERP, jak np. Odoo Community, ERPNext czy Dolibarr, gromadzą wokół siebie dużą społeczność, która tworzy i udostępnia wtyczki, dodatki i przykładowe konfiguracje. Takie zasoby mogą być nieocenione, jeśli firma posiada zespół programistów i administratorów IT, którzy potrafią z nich skutecznie korzystać.

Sprawdź: Gotowy czy dedykowany system ERP? Poznaj wady, zalety i zobacz porównanie

Patrząc na powyższe ryzyka, warto zastanowić się, czy bezpłatny system ERP faktycznie może się opłacać w dłuższej perspektywie. Są sytuacje, w których darmowa opcja bywa korzystna. Przyjrzyjmy się kilku z nich:

• Firmy lub projekty w fazie testów – bezkosztowe narzędzie może służyć jako poligon doświadczalny przed docelową implementacją pełnoprawnego ERP.
• Start-upy o niewielkich potrzebach – jeśli wymagania biznesowe są jeszcze ograniczone z uwagi na fazę rozwoju firmy, a procesy nieskomplikowane, bezkosztowa wersja ERP może wystarczyć, by usprawnić podstawowe operacje.
• Organizacje z silnym i rozbudowanym działem IT – jeśli w firmie pracują doświadczeni programiści, mogą oni rozbudowywać i utrzymywać oprogramowanie ERP typu open source w taki sposób, by dostosować je do specyficznych wymagań.

W innych przypadkach, zwłaszcza gdy w grę wchodzi wysoka skalowalność, rozbudowane procesy, zaawansowane moduły czy konieczność integracji z wieloma kanałami sprzedaży, czy spedytorami, zdecydowanie bardziej opłacalny będzie płatny ERP z gwarantowanym wsparciem i szerokim zakresem funkcji.

Choć darmowy ERP – szczególnie typu open source – wydaje się ciekawą opcją z uwagi na brak opłat licencyjnych, w praktyce często generuje ukryte koszty związane z importem danych czy ograniczoną dostępnością zaawansowanych modułów. W zależności od wielkości organizacji oraz tempa jej rozwoju, darmowe rozwiązania ERP mogą sprawdzić się w fazie testów lub w przypadku mniejszych firm o niewielkich potrzebach. Jednak dla średnich firm i dużych firm, gdzie skalowalność i w pełni rozbudowana funkcjonalność stanowią klucz do sukcesu, płatne rozwiązania często okazują się bardziej efektywne i bezpieczne. Komercyjny pakiet aplikacji biznesowych to po prostu pewniejsza opcja.

Warto również pamiętać, że profesjonale, płatne systemy oferują usługi wsparcia, regularne aktualizacje. Ostateczna decyzja o wyborze płatnego lub darmowego rozwiązania ERP powinna zatem uwzględniać potrzeby biznesowe, plany rozwoju Twojej firmy oraz budżet na najbliższe lata.

Nie odkładaj decyzji na później. Porozmawiaj z ekspertem Sente i wybierz odpowiedni system ERP dla swojej firmy.

Nie do końca. Brak kosztów licencji nie oznacza braku wydatków na wdrożenie, konfigurację, szkolenia czy usługi wsparcia. W przypadku systemów open source część zadań spoczywa na zespole IT lub zewnętrznych konsultantach.

Zależy to głównie od częstotliwości aktualizacji i zaangażowania w zabezpieczenia. Społeczność open source zwykle dość szybko wyłapuje luki, jednak brak dedykowanego, profesjonalnego wsparcia może zwiększać ryzyko dla firmy.

Najczęściej nie. Duże firmy potrzebują rozbudowanych modułów i niezawodnego wsparcia, co często oferują tylko płatne rozwiązania ERP z bogatszą listą funkcjonalności.

Do najchętniej wybieranych należą Odoo Community, ERPNext czy Dolibarr. Stanowią one dobrą bazę do testów lub niewielkich projektów.

Taka migracja danych i ponowna konfiguracja zawsze wiąże się z kosztami i ryzykiem przestojów. Dlatego warto rozważyć, czy bezpłatny system nie będzie tylko etapem przejściowym – warto znać długofalowe plany rozwoju organizacji, aby uniknąć zbędnych komplikacji.