Czym jest system ERP w chmurze?

Cyfrowa transformacja to trend technologiczny, który coraz wyraźniej widać w polskich firmach. Obecnie aż 74% przedsiębiorstw z branży produkcyjnej planuje wdrożenie rozwiązań z zakresu digitalizacji procesów jako odpowiedź na narastający kryzys gospodarczy. Dlatego dostawcy oprogramowania dla organizacji z tego sektora również szukają nowych, lepszych sposobów na wsparcie tych działań. Jednym z nich jest system ERP w chmurze. To nowoczesne narzędzie, które przenosi tradycyjne podejście przetwarzania informacji przy wykorzystaniu połączenia sieciowego. O tym, czym jest dokładnie i jakie ma wady oraz zalety, przeczytasz w dalszej części tekstu.

Prawdopodobnie obiło Ci się wcześniej o uszy słowo „chmura”, i to nie tylko w kontekście meteorologicznym. Co to właściwie oznacza? Chmura obliczeniowa to rozwiązanie technologiczne, które przetwarza dane poprzez sieć prywatną lub publiczną, np. przez internet. Udostępnione przez dostawcę, daje przestrzeń dyskową na serwerze i zapewnia różnorodne usługi, które można wykorzystywać np. do rozwoju systemu informatycznego. Takimi zasobami może być np. moc obliczeniowa, baza danych, czy sztuczna inteligencja. Mówiąc krótko, osoby, które znajdują się w różnych miejscach i korzystają z różnych urządzeń, mają dostęp do tych samych zasobów. 

Chmura może być prywatna, publiczna, lub łącząca cechy obu – hybrydowa. Model prywatny oznacza, że właścicielem jest jedna firma i nie współdzieli jej z innymi użytkownikami. Jej obsługą zajmuje się wewnętrzny dział IT lub dostawca z zewnątrz. Tworzenie oraz instalacja nowych usług wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale nie ma narzuconych z góry ograniczeń. W chmurze publicznej wszelkie zasoby i maszyny należą do dostawcy zewnętrznego, np. Google. Dostarcza on gotowe usługi, a koszty są uzależnione od zużycia.

System ERP w chmurze charakteryzuje się tym, że firmy korzystające z niego nie potrzebują budowy własnej struktury informatycznej, ani kupna licencji, aby używać zasobów. Dzieje się tak z uwagi na używanie zewnętrznego serwera. Ten model stanowi dobrą alternatywę dla budowania własnej serwerowni. Użytkownicy korzystają z oprogramowania przy pomocy internetu. 

Czym różni się to rozwiązanie od klasycznego ERP opartego na własnej infrastrukturze? Przede wszystkim stworzenie takiej struktury wymaga na początku sporej inwestycji finansowej – zakup serwerów, oprogramowania oraz sprzętu. Ponadto utrzymanie go w dobrej kondycji to kolejne koszty – chłodzenie, serwisowanie, zasilanie, czy też rozwój w przyszłości. Model chmurowy nie wymaga takich nakładów finansowych. Dlatego też jedne z pierwszych oszczędności na całym projekcie, jakie pojawią się przy wyborze chmury zamiast klasycznego ERP, to brak potrzeby rozbudowy infrastruktury. Ponadto jest ona po prostu znacznie bardziej elastyczna, a to bardzo ważny czynnik w obecnych, niestabilnych czasach. Jest skalowalna, przedsiębiorstwo płaci tylko za zasoby, które wykorzysta. Stanowi więc dobry wybór dla firm, których działalność jest mocno podyktowana sezonowością.  

Ważną kwestią, przyczyniającą się do wygody użytkowników, jest automatyczna aktualizacja oprogramowania. Organizacja nie musi wykonywać jej manualnie, a dzięki bieżącym wersjom masz pewność, że dane przechowywane w ERP w chmurze są zawsze dobrze zabezpieczone przed najnowszymi atakami cyberprzestępców.

Choć system ERP w chmurze posiada wiele zalet, nie można jednocześnie powiedzieć, że jest wolny od wad. Zacznę natomiast  od pozytywnych stron tego rozwiązania. 

Główną zaletą ERP w chmurze, która jest dopasowana do obecnych czasów, jest zdalny dostęp do niego z każdego miejsca na ziemi. Niezależnie, czy wykonujesz pracę z domu, czy jesteś w drodze bądź oddziale firmy na terenie innego miasta – wszędzie masz taki sam dostęp do systemu. 

Niewątpliwie plusem tego rozwiązania, jest wspomniany wcześniej brak potrzeby inwestowania środków w rozwój infrastruktury. Koszty z nim związane ponosi dostawca i to na jego barkach spoczywa utrzymanie oraz modernizacja. To oszczędność nie tylko pieniędzy, ale też czasu. Rozliczasz się z nim poprzez abonament za możliwość skorzystania z usługi. To pozwala na elastyczne zmiany w zakresie liczby dostępów, jednocześnie eliminując jednorazowy, zwykle bardzo wysoki koszt zakupu licencji. 

Wielu dostawców deklaruje również, że samo wdrożenie ERP w chmurze trwa zwykle krócej, niż ma to miejsce w tradycyjnym modelu. Ponadto to oni zapewniają opiekę techniczną nad rozwiązaniem, a więc nie musisz rozwijać swojego działu IT w firmie. Odnosi się to również do skalowalności oprogramowania w razie potrzeby rozszerzenia go o dodatkowe moduły.

Jak wcześniej wspomniałam, to rozwiązanie ma również wady. Przede wszystkim nie każdy dostawca posiada je w ofercie. Niektórzy z kolei mogą zaproponować ERP w chmurze, ale z okrojonymi funkcjami (w porównaniu do modelu tradycyjnego). To bardzo ważne, aby upewnić się przed nawiązaniem współpracy z firmą dostarczającą oprogramowanie, czy potrzeby biznesowe Twojej firmy zostaną zrealizowane. 

Kolejny, znaczący minus, to uzależnienie systemu od jakości połączenia z internetem. Wszelkie awarie sieci mają wpływ na pracę i mogą spowodować przestój do czasu naprawienia problemu. Niestety w wielu przypadkach ani dostawca systemu, ani użytkownicy nie mają na to wpływu. Jeśli wydarzy się z kolei awaria związana z oprogramowaniem, to dostawca ma w obowiązku ją naprawić. Co prawda masz wtedy mniejszą kontrolę nad tempem zniwelowania usterki, ale nie musisz się przejmować i gorączkowo poszukiwać rozwiązań, które pozwolą szybko wrócić do przerwanej pracy.

Nowoczesne firmy korzystają z innowacyjnych rozwiązań, aby móc dostarczać swoim klientom i kontrahentom niepowtarzalnych wrażeń z korzystania z ich usług. Konkurencja jest wysoka, a czasy niepewne, dlatego warto zainwestować w odpowiednie narzędzia, które z największą elastycznością dopasują się do modelu biznesowego organizacji. System ERP w chmurze spełnia te kryteria i może przynieść Twojej organizacji realną wartość.