Gotowy czy dedykowany system ERP – wady, zalety, porównanie

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań informatycznych, które istotnie się od siebie różnią. Z jednej strony istnieje wiele gotowych narzędzi, których wdrożenie jest szybkie i stosunkowo tanie. Z drugiej, dostępnych jest coraz więcej dedykowanych systemów ERP, których implementacja bez wątpienia wiąże się z większymi nakładami czasu i pieniędzy, ale jednocześnie pozwala na niemal nieograniczone dostosowanie do specyfiki biznesu. 

Jakie są wady i zalety rozwiązań gotowych, a jakie dedykowanych? Jak dopasować oprogramowanie do firmy? Co wybrać – gotowy czy dedykowany system ERP? Na te pytania odpowiadam w poniższym artykule.

Gotowy system ERP to oprogramowanie, z którego w takiej samej formie korzystają setki firm. Zostało napisane i wypuszczone do sprzedaży, a wdrażając je, firma nie ma możliwości zażyczenia sobie modyfikacji poszczególnych modułów zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Takie systemy są znacznie tańsze, niż rozwiązania dedykowane, a ich funkcjonalność koncentruje się głównie na obsłudze magazynu, sprzedaży, zakupach i rozliczeniach.

Głównym plusem wdrożenia gotowego oprogramowania jest niski koszt licencji i uruchomienia – do pracy nie jest wymagany serwer, zazwyczaj wystarczy standardowy komputer. Czas wdrożenia jest kolejnym istotnym atutem – już w ciągu kilkudziesięciu minut program może być gotowy do pracy. Rozwiązanie gotowe na pewno sprawdzi się w przypadku firm, których procesy nie są zbyt skomplikowane i nie wymagają indywidualnego podejścia.

Niestety tzw. pudełkowe systemy, mimo omówionych korzyści, posiadają też sporo wad. Jedną z nich jest wspomniany już wcześniej, brak możliwości dopasowania poszczególnych funkcji i modułów do indywidualnych potrzeb i oczekiwań.

Dedykowany system ERP to rozwiązanie informatyczne dopasowane do indywidualnych potrzeb klienta. Czasem dostawca tworzy je od podstaw, a czasem – opierając się na gotowej bazie – rozbudowuje je, uwzględniając wszystkie dodatkowe funkcjonalności, które są istotne dla konkretnej firmy. Dedykowane systemy ERP to dobry sposób na rozwój dla firm działających w unikalnych modelach biznesowych.

Bez wątpienia, dla wielu firm gotowe, zamknięte rozwiązania ERP będą istotnym ograniczeniem. Nie umożliwiają swobodnych modyfikacji zgodnie z tym jak rozwija się i zmienia biznes. Dedykowany system jest natomiast rozwiązaniem, które pozwala właściwie na nieograniczone modyfikacje i aktualizacje. Oprogramowanie jest wówczas na tyle elastyczne, że możliwe jest jego rozbudowanie i dostosowanie w zasadzie do każdej sytuacji, w jakiej znajdzie się korzystająca z niego organizacja. Rozszerzanie oferty, wejście na nowy rynek, czy przekształcenia firmy – dedykowany system ERP jest dla przedsiębiorstwa wsparciem bez względu na to, w jakiej sytuacji się ono znajdzie. 

Szukając odpowiedzi na pytanie, co wybrać, gotowy czy dedykowany system ERP, warto porównać wady i zalety każdego z nich.

Nie da się ukryć, że wdrożenie dedykowanego narzędzia wiąże się z większym nakładem czasu i pieniędzy, niż w przypadku oprogramowania gotowego. Może natomiast precyzyjnie wpisać się w wieloletnią strategię rozwoju organizacji. Co więcej, rozwiązanie dedykowane, to możliwość późniejszego rozbudowywania systemu i dopasowywania go do zmieniających się potrzeb biznesowych, czy sytuacji rynkowej. Taki system może też bez problemu zostać zintegrowany z zewnętrznym oprogramowaniem, z którego korzysta organizacja. Warto wspomnieć także o tym, że systemy dedykowane sprawdzają się i szczególnie efektywnie wspierają przedsiębiorstwa o złożonych i skomplikowanych procesach.

Oczywiście wdrożenie rozwiązania dedykowanego nie jest pozbawione wad. Do najważniejszych z nich należą: 

• stosunkowo długi czas projektowania i wdrażania systemu, 
• prawdopodobieństwo nieprzekazania praw autorskich wraz z kodem źródłowym, przez co wszelkie zmiany może wprowadzać jedynie autor, 
• wyższy koszt, niż w przypadku systemów gotowych.

Zbierzmy to wszystko w całość i podsumujmy:

Szukasz odpowiedzi na pytanie, co wybrać: gotowy czy dedykowany system ERP? Jeżeli dopiero zaczynasz działalność, jesteś w początkowej fazie rozwoju, Twoja organizacja nie realizuje procesów o wysokim stopniu złożoności i nie posiadasz wyjątkowo niestandardowych wymagań, prawdopodobnie gotowy system ERP będzie dla Ciebie odpowiedni. Jeśli natomiast procesy realizowane przez Twoje przedsiębiorstwo są złożone lub posiadasz niestandardowe wymagania, być może warto pomyśleć o dedykowanym systemie ERP. Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, które elementy funkcjonowania organizacji, wyróżniają ją wśród konkurencji, a które są typowe dla branży. Określenie proporcji między nimi pozwoli stwierdzić, czy z zaspokojeniem potrzeb przedsiębiorstwa poradzi sobie oprogramowanie gotowe, czy potrzebny będzie dedykowany system ERP.