Etapy wdrożenia systemu zarządzania produkcją

Aby produkcja działała bezproblemowo, dobrze jest wspierać ten proces odpowiednim oprogramowaniem. System ERP do zarządzania produkcją to dobry wybór dla organizacji, które stawiają na niezawodność i integrację wielu działów w jednym miejscu. Jednak jeśli jesteś przedsiębiorcą na etapie poszukiwania idealnego rozwiązania, na pewno interesuje Cię również to, jak wygląda jego implementacja. W tym artykule dowiesz się, jakie cechy powinno mieć oprogramowanie i jakie są etapy wdrożenia takiego systemu.

Odpowiedni system ERP do zarządzania produkcją to taki, który zintegruje procesy poszczególnych działów w jednym miejscu. Możesz wybrać jedynie moduł odpowiadający za wsparcie wytwórstwa, ale decydując się na więcej modułów, np. księgowości, handlu, zwiększasz dokładność przepływu informacji pomiędzy nimi. Dzięki temu niezależnie, czy Twoja firma to wielka fabryka, czy mała manufaktura, zmniejszy się prawdopodobieństwo wystąpienia problemów i zakłóceń na linii produkcja – pozostałe sektory organizacji. 

W jaki sposób system wspiera zarządzanie produkcją? Przede wszystkim umożliwia optymalne planowanie zapasów i gospodarowanie nimi. Stałe kontrolowanie wykonania planu odbywa się w czasie rzeczywistym i pozwala na wczesne wychwycenie nieprawidłowości i odchyleń od zakładanego harmonogramu. Oprogramowanie zarządza surowcami do produkcji w taki sposób, aby były optymalnie wykorzystywane, nie leżały w magazynie oraz żeby nie zamawiać ich w nadmiarowej ilości. Zmniejszenie marnotrawienia materiałów to znaczna oszczędność, która pozytywnie wpłynie na sytuację finansową firmy. 

Wdrożenie takiego rozwiązania sprawia, że firma zyskuje 100% kontroli nad procesem produkcji, której brak stanowi spory problem w wielu organizacjach. Zwiększa się wykorzystanie tworzyw i półproduktów wykorzystywanych podczas wytwarzania produktów, dzięki czemu nie trzeba składować dużej ilości zapasów, a sam czas produkcji skraca się nawet o 15%. Takie efekty po implementacji uzyskał nasz klient, producent zespołów ciśnieniowych.

Wdrożenie systemu zarządzania produkcją można podzielić na trzy główne etapy: przygotowanie się do całego procesu, wybór dostawcy oprogramowania i wdrożenie rozwiązania.

Pierwszym etapem wdrożenia systemu zarządzania produkcją jest dokładne przygotowanie się. Aby do tego doszło, należy przeanalizować potrzeby organizacji – nie tylko związane z procesem wytwórczym, ale całościowe. Na przykład, jeśli Twoja firma posiada platformę e-Commerce, przy pomocy której klient może zakupić Twój asortyment, to warto pomyśleć o zintegrowaniu jej z systemem ERP, aby odciążyć pracę Biura Obsługi Klienta i handlowców przy przekazywaniu zamówień. Jeżeli dział księgowy pracuje na starym oprogramowaniu, które musi ręcznie uaktualniać, a księgowi muszą pamiętać o wszystkich nowych przepisach, to łatwiej będzie wdrożyć moduł Finanse i księgowość, który zautomatyzuje te czynności. Można tak wymieniać w nieskończoność. Gdy już wiesz, jakie potrzeby stoją za chęcią implementacji nowego rozwiązania w firmie, wyznacz grupę projektową z Project Managerem oraz cele tego przedsięwzięcia, aby w przyszłości łatwo było sprawdzić, czy się ono powiodło. Nie zapomnij także o zakomunikowaniu zmian wewnątrz przedsiębiorstwa, aby pracownicy rozumieli ich sens – za każdą transformacją stoją ludzie i to oni mogą ją także spowolnić, jeżeli w nią nie wierzą.

Kiedy uda Ci się przeanalizować potrzeby i wyznaczyć cele wdrożenia, możesz przejrzeć oferty dostawców oprogramowania do zarządzania produkcją. Ważne jest, aby specyfikacja systemu spełniała Twoje wymagania i pomogła zoptymalizować pracę w firmie. Na tym etapie możesz także zdecydować, czy wystarczy Ci gotowe rozwiązanie, czy procesy Twojej organizacji są na tyle specyficzne i skomplikowane, że potrzebujesz systemu dedykowanego. Dobrą praktyką wśród dostawców jest pokazanie, jak działa oprogramowanie, na żywym organizmie – poproś o wizytę referencyjną w firmie, która posiada dane rozwiązanie. Ułatwi Ci to zbadanie, w jaki sposób prezentuje się ono na żywo i czy będzie odpowiadało Twoim pracownikom. Przy wyborze partnera pamiętaj o tym, że taka współpraca jest długofalowa. Zastanów się więc, czego oczekujesz od dostawcy w dłuższej perspektywie i jakie wsparcie powinien Ci zapewnić.

Ostatnim krokiem jest wdrożenie systemu zarządzania produkcją. Wyznaczony wcześniej zespół i Project Manager czuwają nad tym, aby oprogramowanie zostało poprawnie zaimplementowane. Zanim pracownicy zaczną jednak korzystać z rozwiązania, musi ono przejść testy, aby mieć pewność, że wszystko działa tak, jak powinno. Jeżeli w późniejszym czasie któryś z użytkowników zauważy błąd, nie oznacza to, że przedsięwzięcie się nie powiodło – warto wtedy po prostu zgłosić dostawcy problem, aby mógł on zostać szybko rozwiązany. W późniejszym czasie, np. po pół roku od wdrożenia i uruchomienia systemu zarządzania produkcją, możesz zweryfikować, czy spełnia on cele, założone na początku projektu.

Etapy wdrożenia systemu zarządzania produkcją składają się na wiele różnorodnych czynności, które trzeba w ich ramach wykonać. Jak w przypadku każdej dużej zmiany, istnieje ryzyko, że implementacja nie przebiegnie tak, jak sobie to wyobrażasz. Jednak jeśli będziesz się trzymać powyższych kroków, a firma odpowiednio się przygotuje, to nie ma powodu do obaw. Powodzenia!