Analiza przedwdrożeniowa – czym jest oraz przykłady

Decydując się na wdrożenie systemu informatycznego, z całą pewnością oczekujesz, że rozwiązanie będzie realizować założone funkcje i spełniać wyznaczone cele. Aby tak się stało, należy dokładnie przygotować się do projektu. Analiza przedwdrożeniowa to ważny element, na którego podstawie będą określane wcześniej wspomniane cele. Choć jest to kluczowy etap, nie zawsze kończy się sukcesem. Co wpływa na jego pomyślną realizację? Dlaczego jest tak istotny? Na te pytania odpowiem w artykule poniżej.

Analiza przedwdrożeniowa składa się ze zbioru działań podejmowanych na etapie przygotowania projektu rozwiązania informatycznego. Jej głównym celem jest przełożenie założeń biznesowych na parametry technologiczne i zakres techniczny. W skrócie jest to zatem określenie specyfikacji wszystkich prac, które muszą zostać wykonane, by z powodzeniem wdrożyć dane rozwiązanie.

Aby zwiększyć szansę na powodzenie projektu wdrożeniowego, powinien zostać on poprzedzony etapem dokładnej analizy. Niestety wielu przedsiębiorców uważa ją za zbędną i generującą niepotrzebne koszty. To błąd! Dzisiaj postaram się przekonać Cię, że odpowiednio przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa to gwarancja zwiększenia szans realizacji oczekiwań wobec projektu, skrócenie czasu jego realizacji i… dobry pomysł z wielu innych powodów, które omówię w dalszej części tego artykułu.

Analiza przedwdrożeniowa pozwala w pełni kontrolować projekt już od momentu jego rozpoczęcia i pomaga zapobiegać występowaniu wielu problemów na etapie realizacji. Przeprowadzenie jej gwarantuje dostawcy dokładne poznanie potrzeb i oczekiwań Klienta, który natomiast zyskuje pewność, że projekt, który powstaje, będzie dokładnie tym, za co zapłacił. 

Klienci często wysyłając zapytanie ofertowe, nie są w pełni świadomi swoich realnych potrzeb – skupiają się raczej na systemie, zamiast na problemach, które jego wdrożenie ma rozwiązać. Odpowiednio przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pomaga sprostać temu wyzwaniu i zdefiniować realny zakres wymagań. Pominięcie tego etapu projektu powoduje, że później mogą pojawiać się trudności lub konieczność dokonania wielu zmian. To oczywiście nie pozostaje bez wpływu na budżet i harmonogram prac. 

Analiza przedwdrożeniowa nie sprawia oczywiście, że takie sytuacje w ogóle się nie zdarzą. Bez wątpienia jednak znaczna część problemów może zostać rozwiązana…zanim jeszcze się pojawi.

Podsumowując, jakich korzyści możesz spodziewać się, dzięki przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej? Najważniejszą kwestią jest eliminacja problemów jeszcze na etapie prac programistyczno-wdrożeniowych. Ponadto takie działanie pozwala realnie określić koszty i czas realizacji projektu. 

Analiza przedwdrożeniowa to także korzyści dla dostawcy oprogramowania. Dzięki jej przeprowadzeniu na pierwszym etapie trwania projektu otrzymuje on zbiór jasno określonych i zdefiniowanych oczekiwań Klienta i precyzyjnie zaplanowany harmonogram prac. Co więcej, współpraca z kontrahentem prawdopodobnie będzie układać się lepiej, ponieważ obie strony bardziej się angażują, a działania i potrzeby stają się transparentne.

Analiza przedwdrożeniowa i sprint analityczny to dwa, tożsame ze sobą etapy rozpoczynające projekt wdrożeniowy, w zależności od tego, na jaką metodykę się zdecydujesz. 

Metodyka zwinna wymaga, by projekt był posekwencjonowany na mniejsze etapy (tzw. sprinty) i rozpoczyna się sprintem analitycznym.

Metodyki kaskadowe natomiast zakładają przeprowadzenie długiego etapu omawianej dzisiaj analizy przedwdrożeniowej, spisanie listy funkcjonalności i dokumentacji projektowej.

Analiza przedwdrożeniowa to spotkanie lub seria spotkań w formie warsztatów, odbywające się przed rozpoczęciem wdrożenia systemu. Powinni być na nim obecni wszyscy interesariusze po stronie Klienta oraz przedstawiciele potencjalnego dostawcy.

Warsztaty skupiają się na skonkretyzowaniu wszystkich celów biznesowych i wymagań dotyczących nowego systemu. Na ich podstawie ustalany jest harmonogram prac i widełki ostatecznego budżetu. Bez względu na to, jak odległe i długoterminowe są założenia, jeśli zostaną poparte jak najbardziej urealnionym planem, powinny zostać jak najszybciej rozpoczęte i zrealizowane. Jeśli natomiast chodzi o wycenę to ustalanie jej na podstawie założeń poczynionych na etapie analizy przedwdrożeniowej powoduje, że widełki zawierające bufor finansowego bezpieczeństwa inwestycji, będą mniej obszerne. Tym samym już w momencie startu projektu będą dokładniej estymować jego finalny koszt.

Analiza przedwdrożeniowa to proces, którego przeprowadzenie wiąże się z licznymi i istotnymi korzyściami dla obu stron projektu – zarówno dla Klienta, jak i dla dostawcy. Niezależnie, czy wdrażasz system WMS, czy inny rodzaj oprogramowania. Najważniejszą korzyścią jest odpowiedzenie na potencjalne problemy, zanim jeszcze się pojawią. Co więcej, dzięki przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej projekt z większym prawdopodobieństwem zakończy się w określonym czasie i nie przekroczy założonego budżetu.