Fakty i mity na temat wdrożenia ERP

Wśród zagadnień związanych z systemami ERP narosło wiele mitów i legend. Które z nich są najpopularniejsze? Skąd się biorą? Czy wszystkie można jedynie „włożyć między bajki”? A może część z nich kryje w sobie ziarno prawdy? Na te pytania odpowiadam w poniższym artykule.

Wiele osób obawia się wdrożenia ERP, jak i samego systemu. Nic dziwnego – obrosły one licznym mitami i tylko ich rozwianie, pomaga spojrzeć na temat obiektywnie. Część z nich wynika z niezrozumienia czym jest ERP.

Faktem jest, że wdrożenie systemu ERP to często niemała inwestycja. Jednakże każdy medal ma dwie strony i tuż za dużymi nakładami finansowymi, prawdopodobnie idzie również spory zwrot z inwestycji. Wysoka cena zazwyczaj wynika z dopasowania do branży i modelu biznesowego organizacji. To natomiast gwarantuje, że rozwiązanie będzie korzystną inwestycją, która przełoży się na osiągnięcie istotnych i pożądanych efektów. Ponadto, pokrycie kosztów projektu budżetem firmowym to jedynie jeden ze sposobów finansowania. Dostępne są także inne możliwości, możesz m.in.:

• podzielić projekt na mniejsze etapy i w ten sposób rozdzielić koszty wdrożenia w czasie, 
• uzyskać leasing oprogramowania,

pozyskać zewnętrzne źródło finansowania (np. bony na innowacje, dotacje).

Prawdą jest, że duży, złożony i dedykowany system ERP jest polecany raczej firmom średnim i dużym. Wynika to z tego, że małe przedsiębiorstwa, o nieco mniej skomplikowanych procesach nie potrzebują aż tak zaawansowanego oprogramowania. Jednak ERP ERP-owi nierówny, a nawet jeśli prowadzisz mniejszej wielkości firmę, to może się okazać, że do realizacji jej celów biznesowych będziesz potrzebować oprogramowanie pewnej skali – na rynku jest tyle rozwiązań, ilu jest dostawców. Jak poradzić sobie w ich gąszczu? Proces wyboru systemu warto zacząć przede wszystkim od określenia celów wdrożenia, a następnie na ich podstawie uściślić, czy narzędzie, którego potrzebuje Twoja organizacja powinno być gotowe, czy dedykowane.

„Szyte na miarę”, czyli dedykowane rozwiązania są odpowiednie dla firm, które potrzebują wsparcia w realizacji niestandardowych procesów, oczekują doskonałego dopasowania do swoich indywidualnych potrzeb, ale też liczą się z tym, że projekt zabierze sporo czasu i nakładów finansowych. 

Systemy „pudełkowe”, czyli gotowe można wdrożyć znacznie szybciej i taniej. Wiąże się to oczywiście z uzyskaniem mniej spektakularnych rezultatów, ale jeśli przedsiębiorstwo ma dość podstawowe potrzeby i nie ma planów dalszego rozbudowywania rozwiązania być może to zdecydowanie wystarczy. W takiej sytuacji kupno bardziej skomplikowanego narzędzia byłoby przerostem formy nad treścią.

Kolejnym bardzo nietrafionym stwierdzeniem jest to, na temat skomplikowania systemu ERP. Wiele osób myśli, że rozwiązanie będzie trudne w obsłudze i pełne niepotrzebnych modułów. Zupełnie nie musi tak być! Dobry system ERP to taki, który spełnia cele projektu. Jest to jedno z podstawowych zagadnień, które powinno pojawić się podczas rozmów z dostawcą oprogramowania. Precyzyjne zdefiniowanie założeń na samym początku współpracy, pozwoli na to, by kupić tylko to, czego organizacja faktycznie potrzebuje. Jednym z końcowych etapów wdrożenia powinno być też dokładne szkolenie Twoich pracowników przeprowadzone przez dostawcę, dzięki któremu osoby, które będą korzystać z nowego rozwiązania zapoznają się ze wszystkimi jego funkcjami. 

Rozprawiliśmy się już z mitami na temat ERP, czas przyjrzeć się faktom. Czego możesz się spodziewać rozważając zakup takiego rozwiązania? Mądre wdrożenie ERP z całą pewnością zaowocuje licznymi korzyściami dla Twojej organizacji. W zależności od charakteru działalności i założonych celów projektu mogą one dotyczyć poprawy efektywności i jakości procesu, obsługi klienta, optymalizacji kosztów lub płynności finansowej. Dobry system ERP nie tylko pomoże je osiągnąć, ale też będzie towarzyszył Twojej firmie na każdym etapie jej rozwoju i wspierał Cię niczym najlepszy przyjaciel.

Faktem jest również to, że samo wdrożenie nie jest równoznaczne z sukcesem projektu. Celem jest to, by z następstwem inwestycji było faktyczne korzystanie z rozwiązania do optymalizacji codziennych czynności. Faktem jest również, że to od osób odpowiedzialnych w firmie za wdrożenie systemu i jego późniejszą eksploatację zależy, czy zostanie on w odpowiedni sposób zaimplementowany i stanie się narzędziem, z którego pracownicy będą korzystać każdego dnia, czy wręcz przeciwnie – z większości funkcji nikt nie będzie ostatecznie korzystał.

Tematyka wdrożeń systemów ERP obrosła w wiele mitów i niedopowiedzeń. Do najpopularniejszych z nich należą stwierdzenia, że system ERP jest skomplikowany, jest dobry tylko dla dużych firm lub zawsze jest drogi. Wiesz już jednak, że nie zawsze musi tak być, a rozwiązanie można doskonale dopasować do potrzeb i charakteru działalności przedsiębiorstwa. Na rynku jest dostępnych tak wiele systemów, że bez wątpienia, możesz znaleźć dokładnie takie, które spełni te założenia.