Operacyjne planowanie produkcji – jak krok po kroku zoptymalizować ten proces?

Planowanie to jedno z kluczowych działań firm produkcyjnych – od zapasów, przez sam proces wytwórczy i wiele innych. Nie istnieje chyba kierownik produkcji, który nie wie, jak istotne, a zarazem skomplikowane, jest to w dzisiejszych, trudnych czasach. Współczesne przedsiębiorstwa produkcyjne nieustannie stają przed specyficznymi dla ich branży, lub sektora wyzwaniami, które nakładają na nie konieczność planowania z wyjątkową precyzją zarówno na poziomie strategicznym, operacyjnym, jak i taktycznym. Jak sprostać temu zadaniu? Poniżej omówię działania związane z krótkim okresem (kilka miesięcy/rok), które moim zdaniem są przydatne i mogą pomóc Ci zoptymalizować operacyjne planowanie produkcji w Twoim przedsiębiorstwie.

Zanim odpowiem na to pytanie, przytoczę wypowiedź Briana Tracy: „Korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy”.

Te słowa doskonale pokazują jak realne zagrożenie w postaci marnowania ogromnej ilości czasu stanowi złe planowanie lub jego brak. Ma to oczywiście daleko idące konsekwencje, które bardzo negatywnie mogą wpływać na cały Twój biznes. Operacyjne planowanie produkcji ma za zadanie ogarnąć chaos, wprowadzić komfort pracy i wspomóc realizację strategii całej firmy.

Ciągłe monitorowanie i bieżące weryfikowanie (usprawnienie) planowania pozwala na:

• zapewnienie terminowości,
• dostęp do szybkiej informacji o możliwościach produkcyjnych dla klientów,
• dostęp do bieżącej informacji o wąskich gardłach / możliwościach produkcyjnych.

Odpowiedź na wyżej zadane pytanie wydaje się być prosta – dobre planowanie pozwala spełnić wysokie wymagania klientów, a to buduje silną markę przedsiębiorstwa i zapewnia przewagę konkurencyjną. Dowiedz się, jak krok po kroku zoptymalizować ten proces:

Planując jakiekolwiek działania w precyzyjnie działającym mechanizmie, jakim jest przedsiębiorstwo, musisz zawsze zaczynać od odpowiedzi na pytanie „dlaczego?”. Stawianie celów i określanie mierników, które pozwolą ocenić stopień ich realizacji to niezbędny element każdego przedsięwzięcia biznesowego.

Określanie i dotrzymywanie rzetelnych terminów realizacji jest kluczowe. Po pierwsze jest to ściśle powiązane z realizacją ułożonego wcześniej planu i trzymaniem się celów. Po drugie pomaga budować trwałą relację z klientami. Wiedzą oni dokładnie, kiedy mogą spodziewać się produktów i kojarzą Twoją firmę z rzetelnością i dotrzymywaniem umów, a stąd już tylko krok do stabilnej współpracy trwającej latami, ale też zdobycia wiarygodnych ambasadorów, którzy chętnie polecą innym usługi Twojego przedsiębiorstwa. 

Tym samym, można śmiało postawić tezę, że dobre planowanie operacyjne pomaga uzyskać przewagę konkurencyjną. Rynek obecnie oczekuje szybkiego podania realnego terminu realizacji oraz jego dotrzymania. Trzymanie się założeń pozwala uzyskać pozytywny efekt wizerunkowy, jako przedsiębiorstwa, które wykonuje zlecenia terminowo.

Plan planem, realizacja realizacją, a… rzeczywistość rzeczywistością – ta ostatnia wpływa na to, że pewnych zdarzeń po prostu nie przewidzisz. Oczywiście, aby zminimalizować ryzyko porażki, warto przede wszystkim uwzględnić w planie wszystkie kluczowe elementy. Poza tym należy planować realistycznie, by nie zderzyć się z konsekwencjami niedoszacowania pewnych aspektów. Przed Tobą naprawdę duża liczba zmiennych, które należy uwzględnić w planowaniu: stany magazynowe, stany dostępności, leadtime dostaw, obłożenie stanowisk produkcyjnych, narzędzi, czy pracowników z odpowiednimi kompetencjami i wiele więcej.

Uwzględniając je wszystkie, zwiększasz swoje szanse na realizację procesu produkcji zgodnie z planem.

Planowanie produkcji to niezwykle złożony proces, który musi brać pod uwagę wiele zmiennych: technologię (marszruty), bomy, stany magazynowe, stany dostępności, leadtime dostaw, obłożenie stanowisk produkcyjnych, narzędzi, czy dostępność pracowników z odpowiednimi kompetencjami.

Sposób planowania produkcji jest mocno powiązany ze strategią działalności przedsiębiorstwa. Inaczej będzie wyglądał plan tworzony dla firm produkujących do magazynu (MTS), a inaczej dla strategii typu MTO (ang. Make to order). Kluczową rolę odgrywa w tym przypadku leadtime dostępności surowców, gdzie na kilka miesięcy przed rozpoczęciem produkcji trzeba przewidzieć potrzeby materiałowe, żeby zdążyć z zakupem i dostawą.

Obecnie chyba najpopularniejszym modelem planowania jest zaproponowany przez APICS model planowania zintegrowanego. APICS jest organizacją non-profit, która od ponad 60 lat zajmuje się standaryzacją metod sterowania produkcją. Model ten obejmuje różne typy planowania, zależnie od horyzontu czasowego.

Jednym z nich jest omawiane przeze mnie planowanie operacyjne – MPS (ang. Master Production Scheduling) jest głównym planem produkcji w krótkim lub średnim okresie podzielonym na mniejsze okresy produkcyjne. Ogranicza wpływ zmienności rynku na procesy produkcyjne. Zawiera plan dotyczący konkretnych wyrobów i półwyrobów. Najczęściej jest naliczany automatycznie przez system ERP na podstawie ustalonych strategii planowania produkcji oraz planów sprzedaży, zamówień sprzedaży, zamówień wewnętrznych, stanów magazynowych. 

Należy pamiętać o tym, że dobry plan to… realny plan. Nieodłączną częścią MPS powinien być tzw. RCCP (ang. Rough-Cut Capacity Planning), czyli metoda wstępnego wyliczania zapasów materiałowych oraz obciążeń potrzebnych do realizacji planu. Dzięki temu podejściu planista może ocenić, czy dostępne zasoby umożliwiają realizację głównego harmonogramu, a w razie potrzeby dostosować dostępność poszczególnych zasobów, włączając pracę w godzinach nadliczbowych. Ważne jest, aby system ERP dostarczał sprawne narzędzia do naliczania RCCP oraz w czytelnej formie prezentował wykorzystanie dostępnych zasobów, zwłaszcza tych, które są przeciążone.

Podczas projektowania zakresu wsparcia systemu dla procesu planowania produkcji warto zachować elastyczność, zwłaszcza w kontekście rozwoju modelu planowania. Czasami na tym etapie, zamiast skupiać się wyłącznie na RCCP, warto bardziej uszczegółowić analizę, zwracając w pierwszej kolejności uwagę np. na MRP (ang. Material Requirements Planning) i CRP (ang. Capacity Requirements Planning). Choć APICS proponuje to dopiero jako kolejny krok, moje doświadczenie pokazuje, że w odpowiednich warunkach odwrócenie kolejności może być pożądanym podejściem. Zapewnia ono dokładniejsze wyniki oraz wzbogaca wiedzę planisty i działu zakupów. Należy jednak zachować wyjątkową ostrożność, aby uniknąć nadmiernego skomplikowania procesu planowania. Z tego powodu model ten zazwyczaj znajduje zastosowanie w mniejszych firmach. 

Kluczowym elementem efektywnego planowania produkcji jest ścisła współpraca między planistami a działem handlowym. Ta synergia jest szczególnie istotna, gdy firma stosuje strategię produkcji pod zamówienie, ale ma znaczenie także w innych przypadkach. Wspierać może ją system ERP poprzez usprawnienie i automatyzację komunikacji między tymi dwoma działami w organizacji.

Dział sprzedaży może oczekiwać odpowiedzi na pytania, takie jak:

• Czy możemy przyjąć do realizacji zamówienie klienta?
• Na kiedy jesteśmy w stanie zrealizować to zamówienie?
• Co i w jakiej ilości jesteśmy w stanie zrealizować w podanym przez klienta terminie?

Znalezienie odpowiedzi na nie wspomagają dwie funkcje systemów ERP: dostępność do obiecania – ATP (ang. Available to Promise) i możliwość potwierdzenia – CTP (ang. Capable to Promise). Te wskaźniki są automatycznie obliczane przez system ERP i pomagają handlowcom odpowiedzieć na powyższe pytania. Współpraca między planistami a zespołem sprzedaży wspierana przez te funkcje ERP, przyczynia się do sprawniejszego planowania produkcji, co z kolei umożliwia terminowe dostarczanie zamówień i budowanie reputacji firmy jako rzetelnego partnera biznesowego, co może stanowić znaczącą przewagę konkurencyjną na rynku.

Jak już wspomniałem, odpowiedni system ERP, szczególnie taki, który został dopasowany do specyfiki działania danej organizacji, może jeszcze lepiej wspierać przedsiębiorstwo w operacyjnym planowaniu produkcji. Z mojego doświadczenia wynika, że planiści często potrzebują indywidualnego podejścia. Jest to również mocno uzależnione od specyfiki i strategii działania firmy. Wiesz już, że w różnych strategiach mogą być brane pod uwagę różne parametry planowania. W jednej firmie dostępność surowców będzie mniej istotna niż dostępność kompetencji pracowników ze względu na to, że lead time dostaw surowcowych jest bardzo krótki natomiast produkcja wymaga dostępności odpowiednich i rzadkich kwalifikacji pracowników. W innym przypadku to właśnie dostępność surowców będzie kluczowa, bo ich lead time wynosi kilka miesięcy (np. import z innego kraju). Dlatego tak istotne jest, żeby system na etapie planowania był doskonale dostosowany do specyfiki działania firmy, bo tylko wtedy proces planowania produkcji będzie faktycznie optymalny i przyniesienie realne korzyści. 

Właśnie takie podejście oferujemy w ramach wdrożenia systemu ERP Teneum X. W ramach sprintu analitycznego i projektowania modułu planowania rozwiązania dobieramy tak, aby skupić się na najważniejszych punktach z punktu widzenia użytkownika, jego potrzeb i strategii firmy oraz celach biznesowych, jakie powinny być zrealizowane w ramach projektu.