Planowanie zaopatrzenia jako kluczowe wyzwanie w zarządzaniu produkcją

Jednym z głównych wyzwań dla firm produkcyjnych jest planowanie zaopatrzenia. Stanowi ono kluczowy element przede wszystkim z punktu widzenia czasu realizacji zamówienia. Obecnie jest to czynnik dużo ważniejszy niż cena. Podstawą do sprawnej realizacji zamówień i zarządzania produkcją, jest prognozowanie sprzedaży i planowanie zaopatrzenia w oparciu o jego wyniki. Odpowiednio wyposażony system ERP może stanowić niezwykle użyteczne narzędzie do prowadzenia takich analiz w oparciu o stworzony na miarę algorytm.

Właściwie zaprojektowany system ERP wie, kiedy powiadomić o zbliżającej się konieczności dotowarowania. Algorytmy monitorujące stany towarów mogą “przeczesywać” magazyn w celu identyfikacji potencjalnych złogów surowców. Czyli takich, które służą do wyprodukowania towarów, na które za określony czas nie będzie już popytu lub ulegną przeterminowaniu. Właściwe zarządzanie zapasami jest niezwykle ważne w perspektywie długoterminowego kierowania łańcuchem dostaw, a następnie planowania produkcji. Przeprowadzone w odpowiedni sposób pozwala zwiększyć efektywność przy jednoczesnej oszczędności czasu i pieniędzy. Pełna kontrola nad zapasami i dostawami jest niezbędna do prowadzenia zaawansowanych analiz sprzedaży i skutecznego zarządzania taktycznego. Dobrze skonstruowany system, który wspiera te procesy, może znacząco poprawić efektywność zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym.

Ogromną wartość stanowią dane historyczne dotyczące sprzedaży.  Na ich podstawie można przeprowadzić analizę popytu w poszczególnych miesiącach i kwartałach roku, a także wnioskować na temat wszelkich odchyleń od normy. Należy zwrócić uwagę nie tylko na wartości pojedynczych zmiennych, ale także na wzajemne powiązania. Zidentyfikowanie szczytowych okresów w sprzedaży poszczególnych produktów (związanych na przykład z sezonowym popytem na konkretny produkt) oraz wąskich gardeł zbytu, może być niezwykle kluczowe dla lepszego zrozumienia powodów tych różnic. Znając je można lepiej prognozować popyt na poszczególne produkty, a więc lepiej zarządzać zaopatrzeniem i planowaniem procesu produkcyjnego.

Udana analiza tych danych nie jest w zasadzie możliwa bez korzystania z rozwiązań informatycznych. Ręczne obliczenia są skrajnie nieefektywne, a tym samym… bardziej kosztowne. Dobry system ERP oferuje dostęp do takich danych, a implementacja właściwych algorytmów wspiera tego typu zadania. Dedykowane rozwiązania pozwalają na wprowadzenie takich funkcji, które będą odpowiadać na realne potrzeby przedsiębiorstwa.

Jest wiele składowych, które mogą mieć wpływ na szacowanie poziomu sprzedaży. Niezwykle istotne jest zatem, by je zidentyfikować, a następnie ustalić, które z nich są najważniejsze. Analizowanie wszystkich jednocześnie jest nieefektywne i wprowadza zamieszanie. 

Aby odpowiednio przeprowadzić prognozę, należy przyjrzeć się historycznym danym nie tylko w ujęciu ilościowym. Istotna jest także – a może przede wszystkim – ujęcie jakościowe. Koniecznie jest uwzględnienie także otoczenia zewnętrznego przedsiębiorstwa: zmieniających się trendów, sytuacji geopolitycznej, czy planów rozwojowych czołowych kontrahentów. Warto zwrócić uwagę także na to, jaką zmiennością cechują się poszczególne czynniki. Czy są stabilne, zmienne, czy może wręcz turbulentne? Bez względu na indywidualny przypadek każdej firmy, uniwersalnie kluczowym wydaje się być zapewnienie ciągłości dostępności towarów – szczególnie najważniejszym klientom. Dane przeanalizowane w tak szczegółowy sposób pozwolą dość precyzyjnie oszacować popyt na poszczególne produkty i na tej podstawie właściwie zaplanować produkcję określonych towarów oraz potrzebne do tego celu zaopatrzenie.

Zapewnienie nieustannej dostępności towaru jest konieczne, aby budować dobre relacje z klientem i utrzymać, niezbędną w zarządzaniu produkcją, ciągłość. Informacje o tym, ile towaru i w jakim okresie będą potrzebowali klienci firmy, zestawione z danymi na temat powierzchni magazynowej, którą ta dysponuje, oraz czasu potrzebnego na wyprodukowanie określonych towarów to punkt wyjścia do rozmów z dostawcami na temat planowania zamówień. 

Nie sposób sprawnie zarządzać planowaniem zaopatrzenia, bez wnikliwej analizy danych historycznych dotyczących sprzedaży oraz przebiegu procesu produkcyjnego. Właściwie dobrany system ERP jest w stanie usprawnić wyszukiwanie tego typu informacji, a następnie wspomóc kierowanie procesami związanymi z kontrolą przepływu surowców w procesie produkcyjnym, monitorowaniem stanów magazynowych i kontrolą wytwarzania półproduktów (zarówno na terenie zakładu jak i poza nim).