Jak wdrożyć system zarządzania produkcją?

Wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego w firmie to nie lada wyzwanie. Przed podjęciem się tego przedsięwzięcia, warto dobrze się przygotować i zasięgnąć profesjonalnej porady u doradcy z firmy consultingowej, dostawcy oprogramowania, lub Project Managera, który ma już takie projekty za sobą. O czym należy pamiętać przed implementacją, a na co zwrócić uwagę gdy ERP zacznie już funkcjonować w organizacji? Jak wdrożyć system zarządzania produkcją? Zapraszam do przeczytania artykułu, w którym wyjaśniam powyższe kwestie.

Wdrożenie systemu zarządzania produkcją wiąże się ze sporymi zmianami organizacyjnymi. Implementacja systemu ERP to nie tylko wymiana narzędzi, którymi dotychczas operowała firma. To pierwszy krok na drodze ku cyfrowej transformacji. 

Zanim rozpoczniesz projekt wdrożeniowy, musisz ustalić plan działania oraz cele implementacji nowego rozwiązania. Taka strategia pomoże w bezproblemowej realizacji i późniejszym zmierzeniu efektów. Warto, abyś odpowiedział sobie na poniższe pytania.

Precyzyjne ustalenie, które procesy chcesz zautomatyzować, wpłynie na efekt implementacji i pozwoli uniknąć niepotrzebnych kosztów.

To, czy procesy Twojej firmy są standardowe, czy skomplikowane, to pierwsza wskazówka, na który rodzaj oprogramowania się zdecydować. Ponadto pamiętaj, że koszty gotowego rozwiązania są niższe, ale możliwość jego rozwoju i rozbudowy jest ograniczona w porównaniu do dedykowanego.

Połączenie go z pozostałymi, działającymi obecnie rozwiązaniami oraz bazami danych, jest kluczowe dla przepływu informacji.

Nie da się ukryć, że szczególnie wdrożenie dedykowanego ERP to kosztowna operacja. Warto zawczasu zabezpieczyć odpowiedni budżet, a także zorientować się, czy jesteś w stanie uzyskać dotacje lub dofinansowanie np. z funduszy europejskich.

Największym motorem zmian są ludzie. Oni jednak potrafią także je blokować – dlatego ważne, aby od początku informować osoby zatrudnione w firmie o tym, skąd wziął się pomysł na system zarządzania produkcją i dlaczego jego wdrożenie jest istotne. Dobrym zwyczajem jest także bieżące przekazywanie pracownikom, na jakim etapie prac znajduje się przedsiębiorstwo.

Projekt może potrwać nawet kilka miesięcy, więc członkowie teamu muszą potrafić ze sobą współpracować i podejmować razem decyzje. Powinni także dobrze znać procesy biznesowe firmy. Dodatkowo przyda się przynajmniej jedna osoba, która ma doświadczenie w takich przedsięwzięciach.

Pierwszym etapem projektu jest analiza przedwdrożeniowa. Pomoże ona w zdefiniowaniu celów, dobraniu rozwiązań, które potrzebne są organizacji i przygotuje firmę na proces wdrożenia. Jakie informacje można znaleźć w dokumencie, który powstaje w trakcie analizy? Są to szczegółowe opisy przedsiębiorstwa i jego infrastruktury, analiza wymagań klienta i stanu organizacji, a także sposób przeprowadzenia integracji z zewnętrznymi systemami. 

Mając zdefiniowane cele implementacji i mierniki realizacji, dostawca rozpoczyna prace deweloperskie. Mogą się odbywać w tzw. sprintach, które trwają od 2 do 3 tygodni. Ostatnim krokiem jest przetestowanie rozwiązania przez użytkowników i po akceptacji, uruchomienie systemu. Start powinien być zaplanowany w ten sposób, aby uwzględnić sezon urlopowy, szczyt sezonu sprzedaży oraz inne czynniki, które mogą wpłynąć na tryb pracy. Dobrą praktyką jest utworzenie kanału komunikacji wewnętrznej do zgłaszania wszelkich nieprawidłowości – uczestniczą w nim wszystkie osoby, które są odpowiedzialne za projekt.

Po uruchomieniu systemu zarządzania produkcją przychodzi czas na stabilizację rozwiązania i ocenę, czy spełnia ono założone cele biznesowe. Po pewnym czasie – najlepiej kilku miesiącach – warto zweryfikować, czy rezultaty, które zostały wyznaczone przed wdrożeniem, zostały częściowo osiągnięte. Jeśli w międzyczasie zauważysz błędy lub trudności w korzystaniu z oprogramowania, to dobry moment, aby porozmawiać z dostawcą. Takie rzeczy nie są rzadkością i nie muszą stanowić o tym, że całe wdrożenie było nieudane. Ważne jest to, aby na bieżąco wyjaśniać problemy i nie spowalniać pracy przedsiębiorstwa. Czasem zdarza się też, że dopiero po implementacji zauważasz, że niektóre obszary firmy również powinny zostać objęte systemem ERP. To, że prace wdrożeniowe zakończyły się, nie oznacza, że nie możesz rozbudować systemu o kolejne moduły – wręcz przeciwnie.

Mam nadzieję, że po lekturze tego artykułu wiesz już, jak wdrożyć system zarządzania produkcją. Aby maksymalnie wykorzystać jego potencjał i skorzystać na implementacji, należy skrupulatnie się do niej przygotować. Dzięki temu, gdy system zacznie działać, przyniesie Ci wiele korzyści.