Pierwszym krokiem, który musi podjąć pracodawca, jest zadeklarowanie liczby pracowników przystępujących do PPK oraz oszacowanie, ilu z nich pozostanie w programie. Można to zrobić badając stopień ich zainteresowania.
Następny etap to wybór konkretnej instytucji finansowej, która zajmie się obsługą rachunków PPK dla pracowników. Pracodawca musi zdecydować w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub – jeśli jej nie ma – z reprezentacją pracowników. Wybierając operatora warto kierować się jego doświadczeniem oraz proponowanymi kosztami.
Obowiązek wprowadzenia pracowniczych planów kapitałowych został podzielony na etapy. Termin, w którym dane przedsiębiorstwo jest zobowiązane do przystąpienia do programu, jest uzależniony od liczby osób w niej zatrudnionych. Od 1 lipca 2019 zostały nim objęte firmy zatrudniające powyżej 250 osób. Od 1 stycznia 2020 obowiązek dotyczy przedsiębiorstw, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Kolejne ważne daty to 1 lipca 2020 i 1 stycznia 2021 – wówczas obowiązkiem zostaną objęci pracodawcy zatrudniający kolejno: co najmniej 20 osób oraz poniżej 20 osób.