System workflow – czym jest i dlaczego warto go wdrożyć?

Workflow to narzędzie pomagające monitorować przepływ pracy. Rozwiązanie dostarcza szerokiej palety funkcji do zarządzania pracą własną, zadaniami w grupach roboczych i w całej organizacji. Czym jest, jakie posiada funkcje i dlaczego warto je wdrożyć? O tym wszystkim opowiem w dzisiejszym tekście.

W wolnym tłumaczeniu z języka angielskiego słowo to oznacza przepływ pracy, jednakże obszar ten to znacznie więcej. Właściwie dopasowany może stanowić trzon pracy menedżera, czy kierownika zespołu. Rozwiązanie umożliwia całościowe zarządzanie zadaniami, delegowanie ich i monitorowanie postępów prac. Wspiera także obieg dokumentów w organizacji.

Klienci, którzy poszukują rozwiązania do zarządzania przepływem pracy w firmie mają różne problemy, ale kilka z nich przewija się najczęściej. Należą do nich:

• utrudniony dostęp do pełnej dokumentacji wszystkich projektów i procesów
• pomyłki wynikające z natłoku pracy oraz “gubienie” zadań
• konieczność opracowywania skomplikowanej, czasochłonnej dokumentacji
• brak możliwości kontroli statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie
• tracenie czasu na zadania rutynowe i powtarzalne

Wszystkie z wymienionych problemów można w łatwy sposób zautomatyzować, dzięki czemu pracownicy zyskują więcej czasu na kluczowe obowiązki. System workflow to wiele korzyści, o których opowiem w dalszej części tekstu.

Implementacja rozwiązania czuwającego nad przepływem pracy może znacząco przyczynić się do poprawy jej efektywności. Korzystanie z systemu workflow to szereg korzyści. Należą do nich:

Rozwiązanie pomaga planować zadania dla grup roboczych, zakładać projekty, a następnie przypisywać do nich zadania oraz przydzielać ich do członków zespołów. Każdą aktywność można komentować i opatrzyć dodatkowymi załącznikami. Dzięki temu zespoły mogą wspólnie pracować nad poszczególnymi zadaniami i na bieżąco monitorować ich postępy.

System umożliwia przechowywanie w jednym miejscu w wersji elektronicznej wszystkich  firmowych dokumentów, a także przypisanie ich do dowolnego pracownika wraz z zadaniem. Usprawnia to codzienne funkcjonowanie firmy i przyspiesza realizację codziennych działań.

Workflow pozwala na całkowitą automatyzację procesów żmudnych i rutynowych procesów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na zadaniach bezpośrednio zwiększających sprzedaż, a system wykonana za nich powtarzalne działania operacyjne.

Narzędzie gromadzi i grupuje wszystkie działania związane z pracą konkretnej osoby. Zorganizowanie pracy własnej jest wygodne i intuicyjne, bez względu na ilość projektów, czy złożoność procesów w które zaangażowany jest użytkownik. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia prosty dostęp do najważniejszych plików.

Workflow stanowi centralne miejsce, w którym przetwarzane są wszystkie zdarzenia pojawiające się w organizacji. Rozwiązanie pozwala na zarządzanie wszystkimi zadaniami i przepływem pracy w firmie tak, by bez względu na złożoność organizacji, zapewnić najwyższą efektywność pracy.

W narzędziu workflow zarówno pracownicy działów księgowych, logistycznych czy zespołu projektowego mają do dyspozycji funkcje dedykowane dla ich dziedzin pracy. Jednocześnie korzystają z jednego spójnego rozwiązania do zarządzania przepływem pracy, dzięki czemu współpraca zespołów jest płynna i sprawna.

Dzięki dostępności szerokiej palety narzędzi do zarządzania pracą własną workflow zapewnia sprawny i spójny przepływ pracy w grupach roboczych oraz w całej organizacji. Pracownicy zakładać projekty, a następnie w ich ramach planować zadania i przypisywać je do konkretnych osób. Wszystkie zadania mogą zostać wzbogacone o dodatkowe komentarze i załączniki. 

W systemie łatwo można utworzyć listę zadań w postaci terminarza, który może przesyłać do przypisanych pracowników alerty mailowe przypominające o zadaniu i czasie jego realizacji. 
Rozwiązanie oferuje szybki i intuicyjny dostęp do każdej informacji dzięki wewnętrznej wyszukiwarce danych.

Dostęp do wszystkich obszarów workflow może być realizowany z poziomu aplikacji desktop, przeglądarki internetowej oraz urządzeń mobilnych (na przykład z telefonu komórkowego).

Podsumowując system workflow może wspomóc automatyzację wielu żmudnych i rutynowych procesów w firmie. Ściągając z barków pracowników odpowiedzialność za zadania powtarzalne umożliwia przeznaczenie czasu na bardziej kluczowe obowiązki. 

Dzięki wdrożeniu systemu workflow menedżerowie zyskują również możliwość lepszego rozdzielania zadań między pracowników oraz kontroli postępu prac. Ponadto system workflow usprawnia zarządzanie dokumentacją firmą i umożliwia dostęp do niej w dowolnym momencie.