System workflow – czym jest i dlaczego warto go wdrożyć? ERP

System workflow – czym jest i dlaczego warto go wdrożyć?

Workflow to narzędzie pomagające monitorować przepływ pracy. Rozwiązanie dostarcza szerokiej palety funkcji do zarządzania pracą własną, zadaniami w grupach roboczych i w całej organizacji. Czym jest, jakie posiada funkcje i dlaczego warto je wdrożyć? O tym wszystkim opowiem w dzisiejszym tekście.

Workflow – co to takiego?

W wolnym tłumaczeniu z języka angielskiego słowo to oznacza przepływ pracy, jednakże obszar ten to znacznie więcej. Właściwie dopasowany może stanowić trzon pracy menedżera, czy kierownika zespołu. Rozwiązanie umożliwia całościowe zarządzanie zadaniami, delegowanie ich i monitorowanie postępów prac. Wspiera także obieg dokumentów w organizacji.

Kiedy zdecydować się na wdrożenie workflow?

Klienci, którzy poszukują rozwiązania do zarządzania przepływem pracy w firmie mają różne problemy, ale kilka z nich przewija się najczęściej. Należą do nich:

  • utrudniony dostęp do pełnej dokumentacji wszystkich projektów i procesów
  • pomyłki wynikające z natłoku pracy oraz “gubienie” zadań
  • konieczność opracowywania skomplikowanej, czasochłonnej dokumentacji
  • brak możliwości kontroli statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie
  • tracenie czasu na zadania rutynowe i powtarzalne

Wszystkie z wymienionych problemów można w łatwy sposób zautomatyzować, dzięki czemu pracownicy zyskują więcej czasu na kluczowe obowiązki. System workflow to wiele korzyści, o których opowiem w dalszej części tekstu.

Korzyści z wdrożenia systemu workflow

Implementacja rozwiązania czuwającego nad przepływem pracy może znacząco przyczynić się do poprawy jej efektywności. Korzystanie z systemu workflow to szereg korzyści. Należą do nich:

Wsparcie grup roboczych

Rozwiązanie pomaga planować zadania dla grup roboczych, zakładać projekty, a następnie przypisywać do nich zadania oraz przydzielać ich do członków zespołów. Każdą aktywność można komentować i opatrzyć dodatkowymi załącznikami. Dzięki temu zespoły mogą wspólnie pracować nad poszczególnymi zadaniami i na bieżąco monitorować ich postępy.

Szybki obieg dokumentów

System umożliwia przechowywanie w jednym miejscu w wersji elektronicznej wszystkich  firmowych dokumentów, a także przypisanie ich do dowolnego pracownika wraz z zadaniem. Usprawnia to codzienne funkcjonowanie firmy i przyspiesza realizację codziennych działań.

Pełna automatyzacja procesów

Workflow pozwala na całkowitą automatyzację procesów żmudnych i rutynowych procesów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na zadaniach bezpośrednio zwiększających sprzedaż, a system wykonana za nich powtarzalne działania operacyjne.

Sprawna organizacja własnych zadań

Narzędzie gromadzi i grupuje wszystkie działania związane z pracą konkretnej osoby. Zorganizowanie pracy własnej jest wygodne i intuicyjne, bez względu na ilość projektów, czy złożoność procesów w które zaangażowany jest użytkownik. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia prosty dostęp do najważniejszych plików.

Jedna platforma – wiele obszarów

Workflow stanowi centralne miejsce, w którym przetwarzane są wszystkie zdarzenia pojawiające się w organizacji. Rozwiązanie pozwala na zarządzanie wszystkimi zadaniami i przepływem pracy w firmie tak, by bez względu na złożoność organizacji, zapewnić najwyższą efektywność pracy.

Przepływ danych bez ograniczeń

W narzędziu workflow zarówno pracownicy działów księgowych, logistycznych czy zespołu projektowego mają do dyspozycji funkcje dedykowane dla ich dziedzin pracy. Jednocześnie korzystają z jednego spójnego rozwiązania do zarządzania przepływem pracy, dzięki czemu współpraca zespołów jest płynna i sprawna.

Funkcjonalności systemu workflow

Dzięki dostępności szerokiej palety narzędzi do zarządzania pracą własną workflow zapewnia sprawny i spójny przepływ pracy w grupach roboczych oraz w całej organizacji. Pracownicy zakładać projekty, a następnie w ich ramach planować zadania i przypisywać je do konkretnych osób. Wszystkie zadania mogą zostać wzbogacone o dodatkowe komentarze i załączniki. 

W systemie łatwo można utworzyć listę zadań w postaci terminarza, który może przesyłać do przypisanych pracowników alerty mailowe przypominające o zadaniu i czasie jego realizacji. 

Rozwiązanie oferuje szybki i intuicyjny dostęp do każdej informacji dzięki wewnętrznej wyszukiwarce danych.

Dostęp do wszystkich obszarów workflow może być realizowany z poziomu aplikacji desktop, przeglądarki internetowej oraz urządzeń mobilnych (na przykład z telefonu komórkowego).

Zatem czy warto?

Podsumowując system workflow może wspomóc automatyzację wielu żmudnych i rutynowych procesów w firmie. Ściągając z barków pracowników odpowiedzialność za zadania powtarzalne umożliwia przeznaczenie czasu na bardziej kluczowe obowiązki. 

Dzięki wdrożeniu systemu workflow menedżerowie zyskują również możliwość lepszego rozdzielania zadań między pracowników oraz kontroli postępu prac. Ponadto system workflow usprawnia zarządzanie dokumentacją firmą i umożliwia dostęp do niej w dowolnym momencie.

Komentarze (0)

Polecane artykuły

bg ERP

ERP,

System ERP dla branży spożywczej – główne korzyści

Branża spożywcza cechuje się niską marżowością produktów, rozbudowanym łańcuchem dostaw i wielokanałowością sprzedaży. Większość produktów szybko rotuje ze względu na datę ważności, czy sezonowość. Aby sprawnie kierować działaniami firmy z tej branży, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu informatycznego.

bg ERP

Zastosowanie systemów ERP w logistyce

Systemy ERP w logistyce wspomagają kompleksowe zarządzanie wieloma obszarami, dzięki czemu firma zyskuje możliwość poprawienia efektywności i wydajności.

bg ERP

zarządzanie produkcją,

System ERP dla branży produkcji metalowej – 10 korzyści biznesowych wdrożeń w firmach naszych Klientów

Rozwiązanie ERP dla branży produkcji metalowej to pełna kontrola nad wszystkimi procesami: inteligentny system “czuwa” nad całą pulą zadań, które są do wykonania. Jakie korzyści biznesowe płyną z wdrożenia? Przygotowaliśmy przegląd 10 efektów, które nasi Klienci osiągnęli w swoich firmach dzięki rozwiązaniom ERP.

bg ERP

ERP, a CRM – podstawowe różnice

Systemy ERP oraz CRM to narzędzia, których wdrożenie może pomóc zoptymalizować procesy i znacznie poprawić jakość funkcjonowania przedsiębiorstwa.

bg ERP

Etapy wdrożenia systemu ERP

Przed przystąpieniem do zakupu systemu ERP konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie bieżących potrzeb, planów oraz możliwości firmy. Zadanie to wymaga wiedzy i zaangażowania, dlatego warto od samego początku konsultować się z dostawcą systemu.

bg ERP

Systemy informatyczne w logistyce

Optymalizacja kosztów to jedno z najważniejszych wyzwań każdego przedsiębiorstwa. Szczególnie w dzisiejszych okolicznościach światowej pandemii, gdy nie do końca wiadomo, jak będzie wyglądała gospodarka i jakie ograniczenia będą narzucane na firmy.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I BĄDŹ NA BIŻĄCO.