Wdrożenie nowego systemu. Jak przekonać pracowników do zmiany?

Wdrożenie nowego systemu IT w firmie wiąże się z wieloma wyzwaniami na każdym jego etapie. W sieci można znaleźć wiele materiałów, które wyjaśniają ten proces, jednak znaczna większość skupia się na jego technicznych aspektach, takich jak wybór oprogramowania, uruchomienie, późniejszy rozwój. Bardzo często w takich poradnikach pomijana jest istotna kwestia: opór wśród pracowników. Stanowi on znaczną przeszkodę w implementacji rozwiązania. Na tyle istotną, że zdarza się, że przedsiębiorcy nie decydują się na taką zmianę w obawie przed negatywną reakcją załogi. Aby wiedzieć, jak podejść do takiego wyzwania, w dalszej części tekstu przeczytasz o przyczynach oporu i dobrych praktykach pomagających zarządzać nim we wdrożeniu nowego systemu IT.

Ilu pracowników, tyle przyczyn ich oporu. Każdy w Twojej firmie może mieć swoje własne powody i przemyślenia w temacie wdrożenia nowego oprogramowania. Jednak zazwyczaj można je pogrupować na trzy kategorie: niechęć do zmiany, obawy oraz nieodpowiednia komunikacja wewnątrz organizacji – niezależnie, czy to system ERP, system WMS czy inny. Zanim przejdę do omówienia sposobów radzenia sobie z negatywnym nastawieniem pracowników, warto zrozumieć, z czego tak naprawdę wynika ich postawa.

Brak chęci do zmiany przyjętych zasad pracy to powszechne wśród pracowników uczucie w momencie wdrożenia systemu. Ludzie przywiązują się do rutyny, która daje im poczucie stabilności. Nowe sytuacje powodują w nich załamanie poczucia komfortu. Z początku pracownicy nie wiedzą, jak będzie teraz wyglądać ich dzień pracy – czy będzie im łatwiej, czy trudniej wykonywać codziennie zadania. Z kolei przerwanie rutyny wiąże się z wyjściem poza znane schematy, do których są przyzwyczajeni, więc powoduje to w nich dyskomfort lub złość.

Lęk to naturalna reakcja organizmu na zmiany. Dzieje się tak, ponieważ przystosowanie się do nowych warunków to dla mózgu duży wysiłek. Pracownicy mogą obawiać się np. tego, jak sobie poradzą z dostosowaniem się do nowej technologii. Strach może również wzbudzać w nich mylne wrażenie, że po wdrożeniu utracą swoje miejsce pracy, lub nowy system będzie wadliwy, przez co przybędzie im codziennych zadań. Zwykle takie obawy wynikają z braku odpowiedniej komunikacji – która jest jednocześnie trzecim powszechnym powodem, dla którego w firmie może wystąpić sprzeciw wobec zmian.

Brak dobrej, jednolitej i szczerej komunikacji dotyczącej wdrożenia nowego systemu może skutkować tym, że pracownicy będą się czuli wykluczeni z procesu decyzyjnego. Trudno będzie im dostrzec korzyści z oprogramowania, a swoim nastawieniem mogą zarażać pozostałe osoby. Takie sytuacje, w najgorszym scenariuszu, mogą nawet prowadzić do wypowiedzeń i złej atmosfery w organizacji.

Nie można zignorować negatywnej reakcji załogi na wdrożenie. Wiedząc, skąd wynika opór pracowników do zmian zachodzących w firmie, możesz zastosować różne rodzaje podejścia do tej sytuacji.

Najważniejszą zasadą, jakiej należy przestrzegać przy implementacji nowego systemu, to jasne i jednolite komunikowanie potrzeb zmiany pracownikom. Jak mają widzieć cel wdrożenia, jeżeli ich o nim nie poinformujesz? Aby zniwelować opór załogi, ważne, aby opowiedzieć im, dlaczego taka zmiana jest potrzebna i co może przynieść firmie. Dobrą praktyką jest bieżące komunikowanie o etapach prac nad projektem. W ten sposób stopniowo przygotowujesz pracowników do kolejnych kroków, przybliżających organizację do nowego systemu.

Aby załoga zaangażowała się w zmiany, zacznij je od „góry”. Zarząd i kierownicy zespołów muszą wierzyć w ich sens, aby podwładni również w to uwierzyli. Ponadto najbardziej angażujące będzie… poproszenie pracowników o ich wkład we wdrożenie. Czy w Twojej firmie pracują doświadczeni weterani obecnego systemu, znający jego wszystkie bolączki? A może pasjonaci technologiczni lub młode umysły, chętne do dzielenia się świeżymi pomysłami? Wysłuchanie ich może nie tylko pomóc w zaangażowaniu załogi w proces implementacji, ale również przynieść wiele korzyści i świeżych pomysłów zespołowi zajmującemu się wdrożeniem.

Zmiany są po prostu trudne. Dlatego Twoi pracownicy potrzebują wsparcia w całym procesie. Daj im szansę na to, aby zrozumieli i oswoili się z nową sytuacją, zapewniając im wsparcie technologiczne, a w razie potrzeby, psychologiczne. Bardzo ważne również jest przeprowadzenie wszystkich potrzebnych szkoleń w zakresie korzystania z nowego oprogramowania. Pozwoli ono nie tylko na zdobycie niezbędnej wiedzy, ale też na pokazanie korzyści wynikających ze stosowania systemu.

Ciekawą taktyką, która może jednocześnie pomóc rozłożyć koszty wdrożenia na kilka etapów, jest stopniowa implementacja nowego systemu. Wyobraź sobie, że w Twojej firmie pracuje weteran działu księgowości, który zupełnie nie widzi sensu wprowadzania zmian. Dotychczasowe, proste rozwiązanie wystarcza mu, choć w skali całej organizacji nie jest już tak korzystne i bezbłędne, jak nowe oprogramowanie. Mimo to pracownik ostro sprzeciwia się wdrożeniu i grozi, że złoży wypowiedzenie. Być może myślisz o rezygnacji z całego projektu. Nie chcesz stracić takiego eksperta, szczególnie że obecnie trudno znaleźć doświadczonych specjalistów na rynku. Mam dla Ciebie pomysł: zacznij implementację od pozostałych działów firmy. Daj pracownikowi czas na obserwację, jak działa system w innych obszarach organizacji i jakie korzyści przynosi reszcie załogi oraz przedsiębiorstwu. Pozwól, aby zobaczył on, jak nowe rozwiązanie może ułatwić jego codzienne zadania i ile czasu może na tym zyskać. Z czasem ekspert zrozumie, że przedsięwzięcie ma sens i zmieni zdanie.

Przyjmując, że żadne z powyższych strategii nie sprawdziły się w Twojej firmie, lub wciąż część pracowników jest negatywnie nastawiona do zmian, masz jeszcze kilka możliwości. Przede wszystkim należy stale monitorować nastroje w przedsiębiorstwie oraz opinie dotyczące systemu. W ten sposób możesz zareagować na wszelkie obawy i bieżące problemy wynikające z wdrożenia, np. poprzez dodatkowe szkolenie, czy wcześniej opisane przeze mnie sposoby. Ponadto warto wyjaśniać wszystkie plotki i fałszywe informacje. Pamiętaj, że nie zawsze biorą się one ze złych zamiarów. Wystarczy, że jeden pracownik zażartuje, że straci pracę przez nowy system, ale usłyszy to ktoś, kto nie zna kontekstu, i przekaże dalej. W następnym dniu cała firma bojkotuje rozwiązanie w obawie przed utratą zatrudnienia. Jeżeli chcesz uniknąć takiej sytuacji, od początku jasno komunikuj cel wdrożenia. Pamiętaj, że nie musisz trzymać się jednej strategii. Warto je dostosowywać w zależności od tego, jak reagują ludzie w firmie.

Skuteczne przekonanie pracowników do zmiany wymaga zrozumienia ich obaw oraz potrzeb, które z nich wynikają. Należy być wyrozumiałym i zachęcić ich do zaangażowania się do procesu wdrożenia nowego systemu. Zignorowanie oporu i niewłaściwe zarządzanie nim może utrudnić i przedłużyć czas implementacji oprogramowania w firmie.