6 najczęstszych błędów przy wdrażaniu systemu WMS

Wdrożenie systemu WMS to nie tylko uzgodnienie zlecenia dla dostawcy oraz poniesienie kosztów. Przed implementacją należy na spokojnie zastanowić się nad szczegółami projektu, określić główne cele biznesowe oraz zdecydować, jaki zakres funkcjonalny będzie potrzebny dla danej firmy. Przedsiębiorstwa w różnych branżach będą wymagały innych modyfikacji – produkty spożywcze przechowuje się inaczej, niż elementy metalowe lub artykuły biurowe. Pośpiech to zły doradca, przez którego można nieopatrznie dopuścić do popełnienia kilku błędów przy wdrażaniu systemu WMS, które w konsekwencji mogą wpłynąć na powodzenie projektu. Poniżej znajdziesz 6 najczęściej popełnianych błędów wraz ze wskazówkami, jak ich uniknąć.

Wdrożenie może zająć nawet kilka miesięcy, niezależnie od tego, czy wybierzesz gotowe, czy dedykowane rozwiązanie WMS. Personalizacja systemu, integracja i konfiguracja dodatkowych modułów, testy – to czasochłonny proces. Warto pamiętać o tym przed rozpoczęciem projektu. Jeżeli z jakichś względów firma, w której wdrażane jest rozwiązanie, naciska na przyspieszenie implementacji, może na tym ucierpieć produkt. Nie mając wystarczająco dużo czasu na dopracowanie go, po pewnym czasie mogą pojawić się błędy, które będą wymagały poprawek – a to oznacza dni, tygodnie, lub nawet miesiące, w których używanie systemu będzie zawieszone. Paraliż magazynu i przerwy w wysyłce towarów to katastroficzny scenariusz, na który nie może pozwolić sobie żadna z firm. Co zrobić, aby uniknąć błędów we wdrażaniu systemu WMS, które mogą doprowadzić do takiej sytuacji?    

Rada: choć wydaje się to jasne, należy pamiętać, że im większe wdrożenie planujemy, tym więcej czasu zajmie. Dlatego tak ważne jest przemyślenie i opracowanie szczegółowego planu działania. W proces jego tworzenia dostawca systemu WMS powinien zaangażować kluczowe osoby, będące odpowiedzialne za wdrożenie w firmie. Dzięki temu jesteśmy w stanie na bieżąco śledzić wszystkie etapy i mogące pojawić się opóźnienia. Jeżeli zależy ci na czasie, podziel wdrożenie na mniejsze części i realizuj je stopniowo. Przyzwyczaisz pracowników do zmian, częściowo zoptymalizujesz pracę na magazynie, a dostawca będzie miał czas na dopracowanie poszczególnych elementów. 

Przed implementacją dobrze jest rozeznać się wśród dostawców na rynku i dokładnie porównać oferty, aby wybrać tę, która najbardziej odpowiada potrzebom firmy. W ten sposób skrócimy czas przeznaczony na dostosowanie oprogramowania.

Nawet najbardziej rozbudowane rozwiązanie WMS nie będzie przydatne, jeśli pracownicy nie będą umieli go obsłużyć. Osoby, które na co dzień pracują w magazynie, mogą czuć się sfrustrowane używaniem oprogramowania, z którego nie umieją korzystać. Mogą przez to powstawać konflikty w zespole. Magazynierzy mogą też próbować wracać do starych rozwiązań, z których firma zrezygnowała na rzecz nowego systemu – może spowodować to opóźnienia i niespójność, która może skutkować potrzebą nieplanowanej inwentaryzacji. Poza tym, odchodzimy od pewnych przyzwyczajeń i metod, aby je usprawnić. Dlatego szkolenie dla użytkowników jest niezbędnym elementem prawidłowej implementacji. 

Rada: przygotowanie do codziennej pracy z oprogramowaniem powinno odbyć się jeszcze przed startem, jeśli to możliwe – na wersji testowej. W ten sposób łatwiej oswoić osoby w firmie z systemem. Feedback otrzymany od nich pomoże usprawnić i dopasować do potrzeb przedsiębiorstwa. Asysty w trakcie uruchomienia doświadczonych konsultantów po stronie dostawcy są też doskonałym momentem, aby pracownicy mogli dopytać o wszelkie problematyczne kwestie, rozwiać wątpliwości i upewnić się, że mają wszelkie potrzebne informacje, aby efektywnie wykorzystywać nowy system.

Cena to jedno z wielu kryteriów, które brane są pod uwagę przy wyborze odpowiedniego systemu. Niestety, kupno taniego oprogramowania może wiązać się ze stratą pieniędzy i rozczarowaniem. Takie rozwiązanie może nie być dopasowane, a płynność działania może pozostawiać wiele do życzenia. Każdy WMS ma swoje plusy i minusy, jednakże wyższe koszty zwykle biorą się z wyższej jakości lub szerszego rozbudowania rozwiązania.

Rada: określ potrzeby firmy oraz cel, który zamierzasz osiągnąć poprzez WMS. Dzięki temu łatwiej będzie wybrać idealny program, który jest w zasięgu możliwości finansowych twojej firmy. Jeżeli nie masz pewności, nie domyślaj się, tylko dopytaj, co wchodzi w skład rozwiązania. Świadomość tego, za co płacisz, pomoże określić, czy warto zainwestować określoną kwotę. Takie podejście pozwoli uniknąć jednego z najczęstszych błędów podczas wdrażania systemu WMS, jakim jest ocena kosztów implementacji w oderwaniu od celów projektu.

Zorientowanie się, że system WMS nie jest dopasowany do realnych potrzeb i procesów w firmie, może być rozczarowujące już na etapie wdrożenia, kiedy testując kolejne elementy pracownicy czy osoby zaangażowane w projekt orientują się, że poszczególne funkcje nie są właściwie dostosowane do specyfiki procesów w magazynie.

Czasem ten błąd wiąże się z dwoma wcześniejszymi punktami. Nie warto przepłacać (lub oszczędzać) na oprogramowaniu, jeśli nie pomoże w zoptymalizowaniu pracy w magazynie, a tylko przysporzy problemów. 

Oczywiście dobrze jest mieć oprogramowanie, które ma mnóstwo dodatków i modułów – ale to kosztuje, a jeżeli nie mamy ani nie planujemy w przyszłości korzystać z nich, to jest to zbędny wydatek. Firma, w której pracuje 5 osób, działa w inny sposób, niż duże korporacje. Co za tym idzie, nie potrzebuje wielu skomplikowanych funkcji. Ich nadmiar naraża przedsiębiorstwo na dodatkowe koszty, które później się nie zwrócą. 

Rada: jak wyżej, nie należy spieszyć się z wyborem. Powinien on być przemyślany. Trzeba zweryfikować dopasowanie lub możliwość dopasowania systemu jeszcze przed wdrożeniem. Dobrą praktyką jest także rozważenie dostawcy, który wdrażał wcześniej WMS w innym przedsiębiorstwie z tej samej branży. Daje nam to pewność, że ma już doświadczenie w tym sektorze i proponowane przez niego rozwiązanie jest dostosowane do potrzeb i wyzwań znajdujących się w nim firm.

Nie da się wdrożyć systemu WMS w jeden dzień. To obustronny proces, który wymaga przygotowania, a to należy zacząć odpowiednio wcześniej. Przyspieszy to wdrożenie i zapobiegnie pojawianiu się wielu błędów, takich jak np. niespójne dane w nowych systemie czy błędy w wysyłkach. Pomimo że rozwiązania informatyczne to usprawnienie codziennej pracy, z początku przestawienie się na pracę z jego wykorzystaniem, może być trudne nie tylko dla pracowników, ale też liderów (np. dla kierownika magazynu), którzy dostają do ręki nowe narzędzia. Poza tym, jeśli nie przygotujemy dla dostawcy dokładnych danych związanych m.in. z towarami, implementacja wydłuży się i może przebiegać w sposób nieprawidłowy. 

Rada: przed przystąpieniem do implementacji, ważne jest, aby przekazać dostawcy wszystkie wymagane, realne dane dotyczące magazynu. Rozmieszczenie towaru czy informacje o typach produktów na stanie to kluczowe informacje, które muszą trafić do partnera. Firma wdrażająca oprogramowanie powinna również upewnić się, że przed uruchomieniem systemu posiada wszystkie kluczowe informacje i dane. Ponadto komunikacja o zmianie musi trafić do pracowników jeszcze na etapie planów. Przede wszystkim dlatego, że być może znajdzie się wśród nich osoba, która będzie w stanie pomóc przy implementacji. Na pewno pojawią się także przeciwnicy takiego rozwiązania – warto popracować nad ich nastawieniem od samego początku. 

Częstym błędem jest przyjęcie, że system WMS będzie działał tak, jak zaplanowaliśmy. Nie bierzemy pod uwagę problematycznych sytuacji, które mogą wyniknąć w trakcie implementacji lub testów oprogramowania. Od źle zsynchronizowanych danych, wpływających na prawdziwość raportów, przez pomyłkę w ułożeniu towaru, opóźnienia we wdrożeniu, do sytuacji, na które nie mamy wpływu, np. zalania czy braki w dostawie prądu. Jeżeli nie przygotujemy się wcześniej na takie wypadki, możemy narazić się na straty. 

Rada: plan awaryjny to must have. Warto stworzyć go nie tylko na wypadek porażki, ale również uwzględniając drobne nieścisłości, które mogą wpływać na działanie danej funkcji, jak choćby literówka czy błędnie podany kod. Planując takie rzeczy z góry, łatwiej uniknąć porażki i zlikwidować pojawiające się problemy. 

Najprostszy plan awaryjny zawiera podstawowe rozwiązania, takie jak np. elektroniczna kopia zapasowa z okresu przed uruchomieniem oprogramowania. 

Wymienione powyżej błędy to najczęściej pojawiające się problemy przy wdrażaniu systemu WMS. Łatwo je ominąć, ale należy być świadomym, że istnieje o wiele więcej rzeczy, które musimy brać pod uwagę przy implementacji. Planowanie, testowanie, a następnie mierzenie efektów, to najważniejsze filary pomyślnego wprowadzenia rozwiązań WMS w firmie.