Wpływ koronawirusa na Twój biznes – jak system ERP może Ci pomóc? Część 1.: firmy handlowe

Pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 wywołała kryzys gospodarczy, który dzieje się na naszych oczach. Większość firm nie była przygotowana na taki cios i potrzebuje realnego wsparcia, które mogą zapewnić zaawansowane rozwiązania informatyczne.

Szybkiemu dostosowywaniu się do nowych warunków i zachowywaniu efektywności operacyjnej w trudnym czasie sprzyjają systemy ERP. Dzięki kompleksowej obsłudze przedsiębiorstwa, w nieskomplikowany sposób można kontrolować wszystkie procesy zachodzące w firmie, także w warunkach tak niestandardowych,
z jakimi spotykamy się w obecnym czasie.

Odcięcie kanału sprzedaży stacjonarnej, czy brak możliwości realizowania działań w terenie przez handlowców, początkowo może stanowić duże zachwianie równowagi w firmach handlowych. Dzięki ujednoliceniu oferty, wsparciu obsługi platformy e-sklepu, zarówno B2B, jak i B2C, oraz rozwiązaniom umożliwiającym organizację pracy zdalnej dla handlowców i działów obsługi klienta, system ERP może wspierać przedsiębiorców w odzyskaniu równowagi w obszarze sprzedaży.

Jest jednak wiele firm, które znalazły się w obliczu wyzwania: jak w ogóle zacząć sprzedawać online? Możliwość szybkiej transformacji do handlu w internecie, to przewaga, którą daje korzystanie z otwartego na modyfikacje rozwiązania ERP. System musi mieć możliwość szybkiej i prostej wymiany danych z platformami sprzedaży online, spedytorami czy operatorami płatności. Zwykle proces uruchomienia sprzedaży online trwa miesiące. Obecnie? Jeśli nie mamy możliwości przeprowadzenia go w kilka tygodni, bo “nie da się tego zrobić w systemie”, to mamy poważny problem. Zamknięty i niekonfigurowalny system odbiera elastyczność, tak ważną w coraz bardziej dynamicznym otoczeniu.

System ERP to także pomoc przy obsłudze procesów logistycznych. W czasie, w którym niemal cała sprzedaż pochodzi z zamówień online, które trzeba nie tylko przyjąć i skompletować, ale także odpowiednio wysłać
i dostarczyć, firmy handlowe mają znacznie więcej pracy. Rozwiązanie informatyczne powinno maksymalnie automatyzować procesy z tym związane, znacznie skracając czas i redukując liczbę pomyłek. Mowa tutaj
o rozwiązaniach usprawniających pracę w dziale BOK, na przykład automatyzujących obsługę potwierdzeń, zmian statusów zamówienia, rozpatrywania powtarzalnych uwag. Odpowiednio zaprojektowane rozwiązania z tego zakresu umożliwiają automatyczną obsługę nawet 80% zamówień bez konieczności ingerencji operatora.

Rozwiązanie ERP to także usprawnienie procesów zaopatrzenia – pełna optymalizacja powierzchni magazynowej oraz zapewnienie ciągłej dostępności towarów. System ERP to wsparcie i kontrola wszystkich działań związanych z krótkoterminową polityką zakupową, takich jak:

• gromadzenie i kompletację towarów potrzebnych do realizacji bieżących zamówień,
• utrzymanie poziomu zapasów,
• automatyzacja zamówień kierowanych do dostawców i zamówień do innych oddziałów firmy,
• wysyłanie zapytań, zbieranie ofert i negocjowanie cen.

Dzięki zapewnieniu ciągłości w zaopatrzeniu, firma jest w stanie kontrolować wszystkie zamówienia i ich realizację bez przestojów. To kluczowy element, szczególnie w czasie, kiedy ciągłość łańcuchów dostaw jest tak zaburzona. Oprócz wsparcia krótkoterminowej polityki zakupowej, system ERP powinien również wspierać możliwość kontraktowania i budżetowania zaopatrzenia w perspektywie długoterminowej.

Praca w firmie złożonej z wielu działów i zespołów zawsze stanowiła wyzwanie. Teraz, kiedy do standardowych utrudnień dochodzą te, wynikające z wyzwań związanych z pracą zdalną, sytuacja jeszcze bardziej się komplikuje. Wymiana informacji pomiędzy zespołami, członkami działów i kierownictwem jest istotnie zaburzona. Sam czas potrzebny do synchronizacji działań i wymiany wiedzy na temat zadań czy projektów, to często godziny każdego dnia. Nie wszystkie firmy pracują w pełni zdalnie, ale wszystkie dotknęły mniejsze lub większe problemy organizacyjne wynikające z obecnej sytuacji. 

Dlatego tak ważna jest możliwość zarządzania pracą i przepływem zadań w jednym, scentralizowanym obszarze workflow. Kiedy to rozwiązanie jest ściśle powiązane w systemie ERP z innymi obszarami operacyjnymi przedsiębiorstwa, możliwe jest znaczące skrócenie czasu potrzebnego do znalezienia konkretnej informacji czy przekazania pełnej wiedzy w danym temacie. Kiedy obszar workflow stanowi centrum pracy wspólnej, dużo prościej jest zarządzać złożoną organizacyjnie firmą. Zespoły otrzymują wsparcie w zarządzaniu pracą w wybranej metodyce. Poszczególni pracownicy mogą mieć do dyspozycji rozwiązania wspierające organizację własnego czasu pracy.

Tak zbudowane rozwiązanie workflow, będące częścią systemu ERP, może okazać się lekiem na spadek efektywności w trudnych czasach, a także wspierać zwiększanie wydajności w przyszłości.

W tak dynamicznie zmieniającej się sytuacji, podstawą dla sprawnego działania, jest dostęp do informacji i kompleksowych analiz. To one pozwolą na bieżącą ocenę kondycji przedsiębiorstwa na podstawie rzeczywistych danych. Odpowiednio skonfigurowane dashboardy umożliwią śledzenie efektywności działań sprzedażowych, efektywność pracy zespołu obsługi klienta i pozwolą na wczesną identyfikację ewentualnych zagrożeń związanych z płynnością finansową czy zatorami płatniczymi. System ERP jest także wyposażony w aktualizacje, które ułatwiają realizowanie procesów zgodnie z bieżącymi zmianami prawnymi wynikającymi z coraz to nowych regulacji i obostrzeń.

A co z tymi, którzy systemu ERP jeszcze nie mają? Nigdy nie jest za późno żeby zacząć działać! Już teraz wiemy, że obecnie najbardziej prawdopodobny scenariusz, zakłada, że ograniczenia nie zostaną szybko zniesione. Co więcej, epidemiolodzy zapowiadają drugą falę zachorowań. Wiemy też, że “po wszystkim” wrócimy do zupełnie nowej rzeczywistości. To rodzi konieczność szybkiego reagowania – jeśli chcesz przetrwać, to skorzystaj ze wszystkich dostępnych środków, które pozwolą Ci stanąć na nogi. 

System ERP nie jest cudowną receptą na kryzys, ale jego wprowadzenie może pomóc złagodzić jego skutki i przejść przez trudny czas.