Funkcje systemu do zarządzania kadrami

Kartoteka pracowników w systemie kadrowym

System kadrowo – płacowy umożliwia ewidencję pracowników. Każdy pracownik opisany jest przez kartoteki, które pozwalają na rejestrację różnego rodzaju umów wraz z aneksami, przechowują historię zatrudnienia pracownika w obecnym miejscu pracy oraz w poprzednich zakładach pracy, zawierają dane podatkowe i ubezpieczeniowe niezbędne do prawidłowego rozliczania z urzędami, przechowują informację o rachunkach bankowych, szkoleniach, w jakich dany pracownik bierze udział oraz umożliwiają wprowadzanie informacji o badaniach okresowych, dodatkowych kwalifikacjach, szkoleniach BHP, a nawet wyróżnieniach i karach. Program płacowy udostępnia także kalendarze pracowników, które pozwalają określać harmonogram pracy danego zatrudnionego.

Kartoteka osobowa w systemie kadrowym

W kartotece osobowej przechowywane są podstawowe informacje personalne pracowników m.in. imię, nazwisko, imiona rodziców, NIP, PESEL, nr dowodu osobistego, nr paszportu, dane o wykształceniu. Z kartotekami osobowymi powiązane są także m.in. informacje o adresach (zameldowania, zamieszkania, do korespondencji), numerach rachunków bankowych, na które mogą być kierowane wypłaty, kursach językowych, odprowadzanych składkach na ZUS, przynależności do NFZ, danych wojskowych oraz ukończone szkoły.

Kartoteki w oprogramowaniu kadrowo-płacowym są ściśle powiązane z kartoteką pracowników, dzięki czemu zminimalizowana została powtarzalność przechowywanych informacji. Modyfikacja danych w kartotece osobowej ma odzwierciedlenie w zmianie odpowiednich danych w kartotece pracowników. Dodatkowo w kartotece można przechowywać załączniki elektroniczne związane z daną osobą (np. CV, listy motywacyjne, zeskanowane świadectwa pracy itp.). Kartoteka osobowa jest również wykorzystywana do ewidencji osób niebędącymi pracownikami firmy, np. zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych.

Powiadomienia kadrowe

System oferuje również alerty dla użytkownika, które będą go informowały m.in. o zbliżającym się końcu umowy, końcu terminu ważności badań lekarskich czy szkoleń BHP.

Weryfikacja wprowadzonych danych do systemu ERP

Program zapewnia kontrolę nad poprawnością i kompletnością wprowadzanych danych. Kontrolowana jest m.in. poprawność numeru PESEL czy rachunku bankowego. Sprawdzane są zależności czasowe danych między różnymi kartotekami. Wprowadzenie kolejnych dokumentów np. aneksów – wspierane jest przez domyślne uzupełnianie danych na podstawie dokumentu wcześniejszego. Dane, które można listować, są słownikowane. Dzięki temu obsługa kadrowa jest uporządkowana, a czas potrzebny na bieżące zadania w tym obszarze zdecydowanie skrócony.

Zarządzanie czasem pracy i nieobecnościami

Program kadrowy wspiera zarządzanie czasem pracy pracowników poprzez tworzenie kalendarzy i harmonogramów pracy, planowanie i rejestrowanie nieobecności.

Kartoteka nieobecności w systemie kadrowym

W kartotece nieobecności rejestrowane są absencje pracowników, a informacje te wykorzystywane są do naliczania wynagrodzenia pracowników. W tej kartotece można naliczać podstawy i kwoty zasiłków i wynagrodzeń oraz sprawować kontrolę nad limitami rejestracji poszczególnych nieobecności pracowników.

Zarządzanie urlopami w systemie kadrowym

System kadrowy umożliwia zaawansowane zarządzanie urlopami pracowników, a także umożliwia przełożonym efektywne planowanie urlopów pracowników, zapewniając prawidłowe funkcjonowanie firmy. Pracownik ubiegający się o urlop najpierw składa wniosek o urlopy lub plan urlopowy. Po zaakceptowaniu wniosku przez przełożonego i jego realizacji aktualizowana jest kartoteka nieobecności pracownika. Program pozwala na wycofanie urlopu w dowolnym momencie. Dla każdego pracownika zakładana jest także karta urlopowa grupująca jego urlopy. Karty urlopowe są zakładane i aktualizowane automatycznie na podstawie danych zgromadzonych na świadectwach pracy, w przebiegu zatrudnienia, w kartotece ukończonych szkół i w nieobecnościach.

Tworzenie zindywidualizowanych wydruków informacji do umowy

System został dostosowany do zmian w Kodeksie pracy z kwietnia 2023 roku w zakresie drukowania obowiązkowej informacji dodatkowej związanej z zatrudnieniem. Umożliwia przygotowanie przez użytkownika kadrowego druku informacji o warunkach zatrudnienia dostosowanego do preferencji użytkownika i do warunków funkcjonowania danej firmy (np. w zakresie indywidualnych składników wynagrodzenia, wskazania TFI PPK, zatrudnienia osób niepełnosprawnych czy będących rodzicami itp.). Program oferuje w tym celu gotowe szablony wydruku informacji z możliwością łatwego ich powielania i prostej modyfikacji przy użyciu udostępnionego zestawu algorytmów do formatowania treści.

Kalendarze

W programie kadrowym istnieje możliwość definiowania kalendarzy, według których naliczane są płace oraz rozliczane są nieobecności. W dowolny sposób można rozpisać cykl dni roboczych. Kalendarz może być definiowany dla pojedynczego pracownika, grupy pracowników lub całej firmy.

Obsługa pracy zdalnej

System kadrowy został dostosowany do obsługi wszystkich wymogów, które wynikają z aktualnych przepisów dotyczących pracy zdalnej. W aplikacji dodana została możliwość rejestracji oświadczenia o pracy zdalnej ze wskazaniem czasu obowiązywania i miejsca świadczenia pracy zdalnej. Rozwiązanie umożliwia zarówno ewidencjonowanie wniosków dla pracy zdalnej stałej jak i okazjonalnej (z kontrolą limitu rocznego). Moduł pozwala również na automatyczne rozliczanie ryczałtu lub ekwiwalentu za pracę zdalną.

Obsługa e-ZLA

Rozwiązanie umożliwia efektywny import elektronicznych zwolnień lekarskich e-ZLA usprawniając tym samym codzienne procesy kadrowe w organizacji. Użytkownicy mogą ściągać pliki z portalu ZUS PUE i łatwo przesyłać je do systemu za pomocą intuicyjnego interfejsu. Alternatywnie, system może również automatycznie pobierać dane poprzez API, eliminując konieczność manualnego działania pracownika kadrowego. Zaciągnięte z ZUS dane są następnie przetwarzane przez system, czego wynikiem jest rejestracja zwolnień lekarskich bezpośrednio w kartotece nieobecności. Podczas procesu przetwarzania system dostarcza użytkownikowi precyzyjne komunikaty dotyczące ewentualnych problemów i niezgodności (np. brak umowy dla pracownika w okresie danego zwolnienia) czy wyniku samego przetwarzania (np. ostateczna kwalifikacja zwolnienia).