Funkcje systemu do zarządzania kadrami

Kartoteka pracowników w systemie kadrowym

System kadrowo – płacowy umożliwia ewidencję pracowników. Każdy pracownik opisany jest przez kartoteki, które pozwalają na rejestrację różnego rodzaju umów pracowników, przechowują historię ich zatrudnienia w obecnym (przebieg zatrudnienia) oraz w innych miejscach pracy (świadectwa pracy), zawierają dane podatkowe i ubezpieczeniowe niezbędne do prawidłowego rozliczania z urzędami, przechowują informację o rachunkach bankowych, znajomości języków, szkoleniach w jakich dany pracownik bierze udział oraz umożliwiają wprowadzanie informacji o badaniach okresowych, dodatkowych kwalifikacjach, szkoleniach BHP oraz wyróżnieniach i karach. Program płacowy udostępnia także kalendarze pracowników, które pozwalają określać harmonogram pracy danego zatrudnionego.

Kartoteka osobowa w systemie kadrowym

W kartotece osobowej przechowywane są podstawowe informacje personalne pracowników m.in. imię, nazwisko, imiona rodziców, NIP, PESEL, nr dowodu osobistego, nr paszportu, wykształcenie. Z kartotekami osobno powiązane są także m.in. informacje o adresach (zameldowania, zamieszkania, do korespondencji), numerach rachunków bankowych, na które mogą być kierowane wypłaty, kursach językowych, odprowadzanych składkach na ZUS, przynależności do NFZ, danych wojskowych oraz ukończone szkoły.

Kartoteki w oprogramowaniu kadrowo-płacowym są ściśle powiązane z kartoteką pracowników dzięki czemu zminimalizowana została powtarzalność przechowywanych informacji. Modyfikacja danych w kartotece osobowej ma odzwierciedlenie w zmianie odpowiednich danych w kartotece pracowników. Dodatkowo w kartotece można przechowywać załączniki elektroniczne związane z daną osobą (np. CV, listy motywacyjne, zeskanowane świadectwa pracy itp.). Kartoteka osobowa jest również wykorzystywana do ewidencji osób niebędącymi pracownikami firmy, np. zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zarządzanie czasem pracy i nieobecnościami

Program kadrowy wspiera zarządzanie czasem pracy pracowników poprzez tworzenie kalendarzy i harmonogramów pracy, planowanie i rejestrowanie nieobecności.

Kartoteka nieobecności w systemie kadrowym

W kartotece nieobecności rejestrowane są absencje pracowników. Rodzaj nieobecności pracownika można dowolnie definiować, co ułatwia dopasowanie programu do szczególnych preferencji klienta. Informacje wprowadzone w tej kartotece wykorzystywane są do naliczania wynagrodzenia pracowników. Ponadto w kartotece modułu kadry i płace można naliczać podstawy i kwoty zasiłków i wynagrodzeń oraz sprawować kontrolę nad limitami rejestracji poszczególnych nieobecności pracowników.

Zarządzanie urlopami w systemie kadrowym

System kadrowy umożliwia zaawansowane zarządzanie urlopami pracowników. Pracownik ubiegający się o urlop najpierw składa wniosek urlopowy. Zaakceptowany przez przełożonego wniosek zostaje następnie przeniesiony do kartoteki planów urlopowych. Umożliwia przełożonym efektywne planowanie urlopów pracowników, zapewniając prawidłowe funkcjonowanie firmy. Po zrealizowaniu planu urlopowego aktualizowana jest kartoteka nieobecności. Program kadrowo płacowy pozwala na wycofanie urlopu w dowolnym momencie. Dla każdego pracownika zakładana jest także karta urlopowa grupująca jego urlopy. Karty urlopowe są zakładane i aktualizowane automatycznie na podstawie danych zgromadzonych na świadectwach pracy, w przebiegu zatrudnienia w kartotece ukończonych szkół i w nieobecnościach.

Kalendarze

W programie kadrowym istnieje możliwość definiowania kalendarzy, wg. których naliczane są płace oraz rozliczane są nieobecności. W dowolny sposób można rozpisać cykl dni roboczych. Kalendarz może być definiowany dla pojedynczego pracownika, grupy pracowników lub całej firmy.

Deklaracje PFRON w systemie kadrowym

Program płacowy umożliwia sporządzanie deklaracji WND, INF-D-T, WNU, które mogą być zapisywane do pliku, a następnie zaimportowane do programu SODIR oraz deklaracji INF-1 do programu e‑PFRON.