5 najczęściej popełnianych błędów przy wyborze systemu ERP

Na drodze do wyboru i wdrożenia systemu ERP czyha wiele niebezpieczeństw. Na większość z nich możesz się przygotować. Jednak aby to zrobić, musisz dobrze poznać swojego wroga. Jakie są najczęściej popełniane błędy przy wyborze systemu ERP? Czytaj dalej i dowiedz się, jak poradzić sobie z każdym z nich.

Ustalenie celów wdrożenia, już na etapie wyboru rozwiązania, a następnie określenie mierników ich realizacji powinno być kluczowym krokiem przygotowania projektu implementacji systemu ERP. Rozpoczęcie go w ten sposób istotnie zwiększa szanse na zakończenie całego przedsięwzięcia sukcesem. Nawet najlepiej dopasowane do Twojej firmy rozwiązanie nie spełni oczekiwań, jeśli cele wdrożenia nie zostaną odpowiednio ustalone. W jaki sposób je definiować? Na co zwrócić szczególną uwagę?

Rada: Bez wątpienia w definiowaniu celów projektów wdrożeniowych najlepiej sprawdza się popularna metoda SMART. Zgodnie z nią każdy z nich powinien być:

• skonkretyzowany, 
• mierzalny, 
• osiągalny, 
• istotny,
• określony w czasie. 

Ponadto dobrze, by cele były spójne z działaniami organizacji zarówno na poziomie strategicznym, jak i taktycznym oraz operacyjnym.

Jeśli poszukujesz dostawcy systemu ERP, warto zdecydować się na współpracę z takim, który na swoim koncie posiada realizację wdrożeń w organizacjach o podobnej specyfice. Wówczas będzie rozumiał wyzwania, z którymi mierzy się Twoja firma i wiedział, w jaki sposób wesprzeć zarówno Ciebie, jak i Twoje przedsiębiorstwo w realizacji określonych celów. 

Rada: Szukaj dostawców, którzy mogą pochwalić się sekcją testymoniali lub case studies z wdrożeń, z których dowiesz się, jak przebiegała współpraca z innymi firmami z tej samej branży. Wybierz takiego, którego doświadczenie pokrywa się z wymaganiami wynikającymi z określonych wcześniej celów biznesowych.

Niepokojącym sygnałem, wskazującym natomiast na to, że Twoja firma być może nie jest gotowa na wdrożenie, jest brak Twojego (jako odbiorcy) odpowiedniego zaangażowania. W takiej sytuacji warto zrobić krok wstecz, odłożyć projekt na późniejszy czas i lepiej się do niego przygotować. Z mojego doświadczenia wynika, że jeżeli już na etapie prac projektowych po stronie odbiorcy pojawiają się opóźnienia związane np. z przekazywaniem dokumentacji lub odbiorami prac, to nie są one wykonywane szczegółowo i rzetelnie, a dostawca nie dostaje regularnego feedbacku. Z całą pewnością, w momencie uruchomienia, pojawią się dodatkowe problemy z tego powodu.

Rada: Dobrym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest praca w metodyce zwinnej. Projekt jest wówczas podzielony na mniejsze etapy i obie strony mają ze sobą częsty kontakt, dzięki czemu mogą omawiać wszystkie pojawiające się wyzwania i problemy. Zaangażowanie i przypilnowanie uruchomienia systemu przez Klienta jest w takiej sytuacji pełniejsze, więc trudniej o niedopatrzenia.

Wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego zawsze wiąże się z dużymi nakładami finansowymi. Założenie, że projekt będzie kosztował dokładnie tyle, ile zostało wycenione na etapie rozmów handlowych, często bywa błędne. Przez wiele miesięcy projektu, podczas których zmienia się sytuacja na rynku, budżet naturalnie ulega zmianie – najczęściej wzrasta. Cele projektu ewoluują, przez co projekt czasami rośnie, i finalnie jest droższy. Niejednokrotnie dopiero podczas wdrożenia organizacja dowiaduje się o złożoności wielu swoich procesów.

Rada: Rozpoczynając projekt wdrożeniowy, warto przygotować sobie bufor budżetu, zakładając, że cele, założenia projektowe, czy też okoliczności rynkowe mogą się zmienić, a wówczas koszt na pewno wzrośnie. Z mojego doświadczenia wynika, że warto zaplanować sobie rezerwę na poziomie 20-30%, która pomoże uniknąć rozczarowania i komplikacji.

Wdrożenie rozwiązania informatycznego bez uwzględnienia potencjalnych zmian otoczenia i potrzeb biznesowych to kolejny istotny błąd. System ERP musi być skalowalny, gdyż będzie towarzyszył firmie przez wiele lat. W tym czasie sytuacja i potrzeby Twojej organizacji wielokrotnie mogą się zmienić, a narzędzie musi być w stanie dopasować się do tych zmian.

Rada: Dobrym rozwiązaniem jest wybór takiego systemu, który będzie mógł być na bieżąco dopasowywany do nowych potrzeb, rosnącej liczby pracowników, czy zmian procesów. Świadomość tych hipotetycznych sytuacji powinna być jasno komunikowana od samego początku i stanowić istotny punkt podczas planowania tego, w jaki sposób narzędzie ma działać.

Na drodze do wdrożenia systemu ERP można popełnić wiele błędów. Kluczem do poradzenia sobie z nimi jest komunikacja – zarówno wewnętrzna, w organizacji, która jest klientem, jak i pomiędzy nią a dostawcą.