Efektywne zarządzanie w branży, która działa szybko

Przeprowadziliśmy badanie wśród 40 kierowników produkcji i magazynu w firmach z branży spożywczej, aby lepiej poznać specyfikę tego przemysłu. Co wyróżnia firmy spożywcze? Na czym im najbardziej zależy? Pytaliśmy też, w jaki sposób wykorzystują rozwiązania informatyczne do codziennej pracy. Oto wyniki.

Główne zasady, którym muszą podporządkować się przedsiębiorstwa działające w branży spożywczej, określone są w systemie HACCP. System ten opiera się na analizie zagrożeń oraz wyznaczeniu na ich podstawie krytycznych punktów kontroli. Warunkiem wprowadzenia standardów HACCP jest przestrzeganie zasad Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP) oraz Dobrej Praktyki Higienicznej (GHP). Przepisy mają wyeliminować przypadkowość, gdyż produkty przeznaczone do spożycia nie mogą budzić najmniejszych wątpliwości, jeśli chodzi o jakość i bezpieczeństwo.

Dla branży spożywczej terminy ważności to podstawa. Z naszego badania wynika, że w 25% przedsiębiorstw za weryfikację terminów przydatności do spożycia odpowiedzialni są pracownicy. Ich identyfikacja nie jest wspierana przez systemy informatyczne. To wpływa na czasochłonność tego procesu. Przy dużym natężeniu pracy może również powodować błędy. Wyniki badania jednoznacznie wskazują, że czynnik ludzki, to istotne źródło pojawiania się pomyłek w procesie produkcyjnym. 75% ankietowanych przyznaje, że w ich firmach najczęstszą przyczyną błędów jest właśnie błąd ludzki.

Badanie pokazało, że aż w połowie firm surowce przekazane do produkcji nie są w pełni wykorzystywane. Według ankietowanych przyczyn powstawania zwrotów należy się doszukiwać w braku planu produkcyjnego lub jego niedoszacowaniu. Wydawanie surowców na bieżąco do konkretnego zamówienia nie jest dokładne. Z badania wynika, że zazwyczaj zwrot produkcyjny jest w pełni wykorzystywany, lecz powoduje dodatkowe obowiązki dla pracowników, wymaga wytyczenia specjalnej powierzchni magazynowej, zwrócenia szczególnej uwagi na terminy ważności. Badani przyznają, że pojawianie się zwrotów produkcyjnych jest codziennością, lecz prawdziwym wyzwaniem, z którym muszą mierzyć się pracownicy jest efektywne nimi zarządzanie.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do świeżości, jakości czy bezpieczeństwa produktów spożywczych, natychmiast wycofuje się je z rynku. Zakłady produkcyjne robią wszystko, aby takie sytuacje nie miały miejsca, lecz jak wynika z naszego badania, w niemal połowie zakładów wydarzyła się choć raz sytuacja konieczności wycofania danej partii wyrobów. Zgodnie z polskim prawem, firmy muszą mieć opracowane procedury opisujące krok po kroku, w jaki sposób przeprowadzany jest taki proces. Ankietowani zwracają uwagę na skomplikowanie i czasochłonność tego procesu. Wymaga on pełnej mobilizacji pracowników, którzy muszą odnaleźć informacje niezbędne do identyfikacji partii. Są to przede wszystkim dane na temat numeru serii i partii, ale również informacje o pochodzeniu surowców użytych do produkcji.

Firmy spożywcze, jak żadne inne potrzebują wsparcia ze strony systemów informatycznych w zakresie zarządzania procesami produkcyjnymi oraz modułami logistycznymi dostosowanymi do obrotu produktami spożywczymi. Ważna jest także optymalizacja wydajności pracy i wsparcie pracowników, by mogli uniknąć błędów. Konieczne jest, by poszczególne etapy – od zamówienia, przez produkcję, po dystrybucję – były realizowane na czas. W przeciwnym razie firma narażona jest na straty z tytułu niewywiązania się ze zobowiązań wobec kontrahentów.

Ważne dla branży spożywczej są rozwiązania informatyczne umożliwiające zarządzanie procesem produkcji. Wskazuje ono magazynierom taką ilość surowca, jaka rzeczywiście będzie potrzebna danego dnia. Pozwala skrócić czas przygotowywania surowców do zleceń produkcyjnych oraz zwiększyć jego precyzję. System zarządzający pracą zakładu produkcyjnego generuje etykiety z kodem kreskowym dla każdego z surowców. Poszczególne opakowania, np. worki, znakowane są takimi etykietami, dzięki czemu możliwa jest identyfikacja terminu przydatności do spożycia, pochodzenia surowca, jego składu, numeru partii. Odpowiednie rozwiązanie informatyczne znacząco usprawnia proces wycofywania produktów z rynku. Umożliwia to automatyczną identyfikację wszelkich parametrów danego zamówienia.

Odpowiedni system usprawnia zarządzanie zwrotami produkcyjnymi. W momencie powrotu na magazyn mają one inną masę i zazwyczaj krótszy termin ważności, dlatego etykiety, którymi zostały oklejone nie są już wiarygodnym źródłem informacji na ich temat. Odpowiednie rozwiązanie informatyczne eliminuje ten problem. Zwrot produkcyjny ważony jest na wadze technologicznej, która współpracując z systemem, generuje nową etykietę wraz z zaktualizowanymi informacjami. Kiedy dany surowiec jest potrzebny do realizacji kolejnego zlecenia, program magazynowy podpowiada magazynierowi miejsce składowania opakowania ze zwrotem, dzięki czemu zawsze jest on wykorzystywany w pierwszej kolejności.

Można wymienić bardzo wiele przykładów, gdzie rozwiązania informatyczne wspierają firmy produkcyjne działające w branży spożywczej. Badani zwracali uwagę, że systemy nie zawsze są rozwiązaniem wystarczającym. Owszem, usprawniają one cały proces i odciążają pracowników, lecz zdarza się, że brakuje im funkcjonalności i możliwości dostosowania do potrzeb. Dla ankietowanych bardzo istotne jest, aby system miał możliwości rozbudowy i dopasowania do specyfiki danego zakładu. Badania pokazały, że przewagę konkurencyjną można osiągnąć korzystając z dobrego systemu informatycznego. Takiego, który jest przed wszystkim podatny na modyfikacje i jednocześnie pozwoli firmom dostosować się do rygorystycznych wymagań prawnych.

Powodzenie wdrożenia systemu ERP w firmie spożywczej wymaga od każdej ze stron zaangażowania się we współpracę. Dobrze, jeśli Klienci rozumieją, że współpraca i traktowanie firmy informatycznej po partnersku z pewnością spowoduje, że powstanie rozwiązanie, które będzie dopasowane do ich konkretnych wymagań. Dostawca oprogramowania musi dobrze rozumieć branżę spożywczą i jej specyfikę, a ponadto posiadać rozwiązania, które będzie można bardzo elastycznie dopasować do konkretnego klienta. Ta elastyczność jest często kluczem do sukcesu projektu. Dlatego tak ważne jest, aby do współpracy w zakresie realizacji projektu wdrożeniowego zaangażować firmę informatyczną, która będzie kompetentna i merytorycznie przygotowana do podjęcia się realizacji tak trudnego projektu. Będzie też dobrym doradcą i partnerem, dzięki któremu firmy spożywcze będą działać jeszcze efektywniej.