Gotowy czy dedykowany system ERP – wady, zalety, porównanie

Aktualizacja artykułu – styczeń 2025

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań informatycznych, które istotnie się od siebie różnią. Z jednej strony istnieje wiele gotowych narzędzi, których wdrożenie jest szybkie i stosunkowo tanie. Z drugiej, dostępnych jest coraz więcej dedykowanych systemów ERP, których implementacja bez wątpienia wiąże się z większymi nakładami czasu i pieniędzy, ale jednocześnie pozwala na niemal nieograniczone dostosowanie rozwiązania do specyfiki biznesu. 

Jakie są wady i zalety rozwiązań gotowych, a jakie dedykowanych? Jak dopasować oprogramowanie do firmy? Co wybrać – gotowy czy dedykowany system ERP? Na te pytania odpowiadam w poniższym artykule.

Gotowy system ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, z którego w takiej samej formie korzystają setki firm. Zostało napisane i wypuszczone do sprzedaży, a wdrażając je, firma nie ma możliwości zażyczenia sobie modyfikacji poszczególnych modułów zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Takie systemy są znacznie tańsze, niż rozwiązania dedykowane, a ich funkcjonalność koncentruje się głównie na obsłudze magazynu, sprzedaży, zakupach i rozliczeniach.

Chcesz poznać więcej szczegółów? Przeczytaj nasz przewodnik: System ERP – co to jest?

Głównym plusem wdrożenia gotowego oprogramowania jest niski koszt licencji i uruchomienia – do pracy nie jest wymagany serwer, zazwyczaj wystarczy standardowy komputer. Czas wdrożenia jest kolejnym istotnym atutem – już w ciągu kilkudziesięciu minut program może być gotowy do pracy. Rozwiązanie gotowe na pewno sprawdzi się w przypadku firm, których procesy nie są zbyt skomplikowane i nie wymagają indywidualnego podejścia.

Niestety tzw. pudełkowe systemy ERP, mimo omówionych korzyści, posiadają też sporo wad. Jedną z nich jest wspomniany już wcześniej, brak możliwości dopasowania poszczególnych funkcji i modułów do indywidualnych potrzeb i oczekiwań.

Bez wątpienia, dla wielu firm gotowe, zamknięte rozwiązania ERP będą istotnym ograniczeniem. Nie umożliwiają swobodnych modyfikacji zgodnie z tym jak rozwija się i zmienia biznes. System dedykowany jest natomiast rozwiązaniem, które pozwala właściwie na nieograniczone modyfikacje i aktualizacje. Oprogramowanie jest wówczas na tyle elastyczne, że możliwe jest jego rozbudowanie i dostosowanie w zasadzie do każdej sytuacji, w jakiej znajdzie się korzystająca z niego organizacja. Rozszerzanie oferty, wejście na nowy rynek, czy przekształcenia firmy – dedykowany system ERP jest dla przedsiębiorstwa wsparciem bez względu na to, w jakiej sytuacji się ono znajdzie. 

Szukając odpowiedzi na pytanie, co wybrać, system dedykowany czy gotowe rozwiązanie ERP, warto porównać wady i zalety każdego z nich.

Nie da się ukryć, że wdrożenie dedykowanego narzędzia wiąże się z większym nakładem czasu i pieniędzy, niż w przypadku oprogramowania gotowego. Może natomiast precyzyjnie wpisać się w wieloletnią strategię rozwoju organizacji. Co więcej, rozwiązanie dedykowane, to możliwość późniejszego rozbudowywania systemu i dopasowywania go do zmieniających się potrzeb biznesowych, czy sytuacji rynkowej. Taki system może też bez problemu zostać zintegrowany z zewnętrznym oprogramowaniem, z którego korzysta organizacja. Warto wspomnieć także o tym, że system dedykowany sprawdza się i szczególnie efektywnie wspiera przedsiębiorstwa o złożonych i skomplikowanych procesach.

Oczywiście wdrożenie rozwiązania dedykowanego nie jest pozbawione wad. Do najważniejszych z nich należą: 

• stosunkowo długi czas projektowania i wdrażania systemu, 
• prawdopodobieństwo nieprzekazania praw autorskich wraz z kodem źródłowym, przez co wszelkie zmiany może wprowadzać jedynie autor, 
• wyższy koszt, niż w przypadku systemów gotowych.

Zbierzmy to wszystko w całość i podsumujmy, a otrzymamy odpowiedź na pytanie, dlaczego warto wdrożyć system ERP i który wybrać.

Niezależnie, które rozwiązanie wybierzesz: gotowy, czy dedykowany system ERP warto pamiętać, że nowoczesne systemy ERP znacząco różnią się od tych sprzed lat. Oferują przyjazne i czytelne interfejsy, które ułatwiają pracę użytkownikom, eliminując problemy związane z nieintuicyjną obsługą. Nowoczesne ERP potrafią także współpracować z różnorodnymi aplikacjami i platformami, zapewniając płynny przepływ danych i spójność informacji w całym przedsiębiorstwie. Dzięki zaawansowanym funkcjom systemy te automatyzują rutynowe zadania, co zwiększa efektywność operacyjną i redukuje ryzyko błędów ludzkich.

Wdrażając system ERP, przedsiębiorstwa zyskują potężne narzędzie do zarządzania i optymalizacji procesów. Oprogramowanie klasy ERP umożliwia planowanie zasobów przedsiębiorstwa, integrując różnorodne obszary działalności, takie jak finanse, sprzedaż, logistyka czy zarządzanie magazynem. Wdrożenie systemu ERP to nie tylko krok w stronę automatyzacji, ale także odpowiedź na wzrastające oczekiwania klientów, którzy wymagają szybkiej obsługi i precyzyjnych informacji. Dzięki zastosowaniu systemu ERP firmy mogą korzystać z aktualnych danych w czasie rzeczywistym, co znacząco wspiera procesy decyzyjne.

Nowoczesne oprogramowanie ERP coraz częściej wykorzystuje technologie takie jak uczenie maszynowe, które pozwalają dostosować rozwiązanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Mimo licznych korzyści z wdrożenia systemu ERP takich jak lepsze planowanie, automatyzacja procesów czy zwiększone bezpieczeństwo (np. dzięki kopiom zapasowym danych), należy również wziąć pod uwagę wady systemu ERP. Ważne jest, aby przed wdrożeniem dokładnie przeanalizować potrzeby firmy i wybrać dostawcę systemu informatycznego, który zapewni odpowiednie wsparcie techniczne oraz dostosowanie funkcji do specyfiki działalności. Dzięki temu wdrożenie ERP stanie się inwestycją, która przełoży się na długoterminowy rozwój firmy i zadowolenie klientów.

Szukasz odpowiedzi na pytanie, co wybrać: system dedykowany czy gotowy ERP? Jeżeli dopiero zaczynasz działalność, jesteś w początkowej fazie rozwoju, Twoja organizacja nie realizuje procesów o wysokim stopniu złożoności i nie posiadasz wyjątkowo niestandardowych wymagań, prawdopodobnie gotowy system ERP będzie dla Ciebie odpowiedni. Jeśli natomiast procesy realizowane przez Twoje przedsiębiorstwo są złożone lub posiadasz niestandardowe wymagania, być może warto pomyśleć o dedykowanym systemie ERP. Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, które elementy funkcjonowania organizacji, wyróżniają ją wśród konkurencji, a które są typowe dla branży. Określenie proporcji między nimi pozwoli stwierdzić, czy z zaspokojeniem potrzeb przedsiębiorstwa poradzi sobie oprogramowanie gotowe, czy potrzebny będzie system dedykowany klasy ERP.