Jak przeprowadzić cyfrową transformację? Dobre praktyki i dostępne rozwiązania

Tekst powstał na podstawie wystąpienia „Jak przeprowadzić transformację cyfrową? Finansowanie i dobre praktyki”. Nagranie z webinaru pobierzesz tutaj >>

W czasach, gdy cyfrowa transformacja stale zyskuje na znaczeniu, utarło się myślenie, że już samo wdrożenie systemu informatycznego jest z nią tożsame. Nic bardziej mylnego! Samo narzędzie nie wystarczy. By móc powiedzieć o tym, że organizacja przechodzi transformację cyfrową, wdrożenie należy poprzedzić określeniem celów projektu na wielu płaszczyznach procesowych.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań informatycznych i stale pojawiają się kolejne. Z mojego doświadczenia wynika, że o cyfrowej dojrzałości klientów nie świadczy liczba posiadanych narzędzi, a raczej stopień ich wykorzystania. Można porównać to do kupna samochodu – sam zakup pojazdu i trzymanie go w garażu nie czyni z właściciela mistrza kierownicy. Tak samo jest z rozwiązaniami IT. Aby osiągać pożądane efekty biznesowe, nie wystarczy samo posiadanie systemów, trzeba jeszcze umieć z nich korzystać. Jakie możliwości są dostępne na rynku? Do najpopularniejszych należą: system ERP, WMS i rozwiązania wspierające procesy produkcyjne.

Pierwszą klasą narzędzi informatycznych są rozwiązania ERP, które stanowią system nerwowy przedsiębiorstwa. To właśnie w nich zachodzą wszystkie zdarzenia związane z organizacją, procesy biznesowe tj. zakupy, sprzedaż, kontrola czy obsługa stanów magazynowych. Dzięki systemowi możliwa jest ich automatyzacja, co pozwala ograniczyć liczbę pomyłek wynikających z tzw. czynnika ludzkiego. System stanowi integrator wszystkich procesów w przedsiębiorstwie. Chodzi nie tylko o kwestie związane z prowadzeniem podstawowej działalności, ale także wszystkie obszary okołobiznesowe tj. finanse, kadry i płace czy księgowość.

Kolejną klasą rozwiązań, które warto wyróżnić, są systemy WMS. Ich najważniejszą funkcją jest zarządzanie procesami związanymi z kontrolą stanów magazynowych i wiarygodną informacją na temat tego, co znajduje się w magazynie. Drugie, nie mniej istotne zastosowanie systemu sprowadza się do jak najszybszego skompletowania i wydania zamówienia: albo na potrzeby transakcji handlowej, albo na potrzeby zlecenia z produkcji. Jest to możliwe, dzięki automatycznym regułom zarządzania i algorytmom, w które wyposażony jest system. Rozwiązanie pozwala na efektywną obsługę wszystkich typów zamówień (całopaletowych, drobnicowych, jedno lub wielopozycyjnych), automatyzuje zarządzanie magazynem i przyspiesza proces pakowania, jednocześnie poprawiając jego jakość, dzięki wyeliminowaniu błędów.

Trzecią klasą rozwiązań są systemy wspierające zarządzanie procesem produkcji i automatyzacji. Narzędzia te pozwalają dysponować podstawowymi zasobami tj. pracownikami, surowcami, maszynami i czasem, w celu ich jak najbardziej efektywnego użycia związanego z realizacją zleceń produkcyjnych. Rozwiązanie umożliwia także precyzyjne planowanie, harmonogramowanie i optymalizację procesu wytwórczego. Dzięki precyzyjnej analizie ilości surowca potrzebnego do realizacji bieżących zamówień system pozwala w pełni zoptymalizować wykorzystanie materiału.

Wymienione rozwiązania sprzyjają cyfrowej transformacji, ale nie zawsze są z nią tożsame. Dlaczego? Żeby odpowiedzieć na to pytanie, warto zacząć od określenia, czym tak naprawdę ona jest i jakie elementy składowe się z nią wiążą. 

Cyfrowa transformacja składa się z trzech kluczowych elementów:

• automatyzacji, która może mieć miejsce na kilku płaszczyznach. Automatyzować można procesy przygotowania analiz, podejmowaniem decyzji, a także te związane z komunikacją. Przykładem może być firma handlowa, w której system zamiast osoby odpowiedzialnej za proces zakupów na podstawie zaawansowanych algorytmów dokonuje analizy tego, jaki towar, w jakich ilościach i cenach zamówić, by był on dostępny do sprzedaży. Na podstawie wyników tych analiz zapadają “systemowe” decyzje, które z kolei są automatycznie komunikowane kontrahentom. Obecnie zaawansowane algorytmy systemowe pozwalają na automatyzację każdego z tych procesów i odciążenia tego procesu z czynnika ludzkiego i pomyłek, 
• integracji, rozumianej jako proces o szerokim zakresie. Integrowanie systemów informatycznych w obrębie jednej organizacji to podstawowa umiejętność przy pracy z nimi. Obecnie proces ten bardzo często wychodzi poza przedsiębiorstwo i przeprowadza się go z podmiotami trzecimi. Dotyczy to zarówno klientów, dostawców, jak i marketplace’ów. Niejednokrotnie integracje przeprowadza się też z parkiem maszynowym w zakładzie produkcyjnym, po to, by system pobierał w odpowiedni sposób dane z urządzeń i mógł je odpowiednio analizować,
• digitalizacji, która umożliwia łatwą transformację dokumentów stworzonych analogowo na formę cyfrową. Pozwala to nie tylko zminimalizować ryzyko wystąpienia pomyłki, czy zaoszczędzić czas operatorów pracujących nad procesem, ale także ma istotny wpływ na środowisko, dzięki niższemu zużyciu papieru.

Omówione elementy składowe cyfrowej transformacji wspierają procesy i podejmowanie decyzji na różnych poziomach – operacyjnym, taktycznym i strategicznym.

Na poziomie operacyjnym zapadają podstawowe decyzje związane z codzienną pracą zespołów i operatorów. W przypadku narzędzi dla handlu jest to obsługa bieżących zamówień, a w przypadku rozwiązań magazynowych bieżąca obsługa zleceń magazynowych itd. 

Na poziomie taktycznym natomiast zapadają decyzje, których perspektywa czasowa jest dłuższa niż dzień bieżący. Zakupowcy decydują, z jakim wyprzedzeniem kupić jakąś ilość towaru od danego dostawcy, by móc mieć ten towar cały czas na stanie przy obecnych trendach sprzedaży. Kiedy towar jest zamawiany od polskiego dostawcy, to dostawa jest oczywiście realizowana szybko i trwa zazwyczaj kilka dni. Natomiast jeśli jest zamawiany z zagranicy, to czas naturalnie ulega wydłużeniu i trwa tygodnie, a czasem nawet miesiące. Dlatego też bardzo ważne jest to, by na poziomie taktycznym we właściwy sposób planować działania, gdyż najczęściej właśnie na tym poziomie można. Jest to istotnie poprawić zarówno efektywność, jak i wydajności działań.

Ostatnim poziomem realizacji procesów i podejmowania decyzji jest poziom strategiczny. Decyzje najczęściej mają charakter jednorazowy, długofalowy i niepowtarzalny. Mogą dotyczyć m.in. wyposażenia parku maszynowego, rozbudowy magazynu lub wprowadzenia nowego kanału sprzedaży. Na ten moment systemy nie automatyzują w pełni takich decyzji, ale potrafią wspierać kadrę zarządzającą w ich podejmowaniu. Wszystkie wdrażane rozwiązania warto analizować na podstawie planowanych decyzji i procesów na wszystkich z wymienionych poziomów.

Nasi Klienci osiągają szereg korzyści, dzięki świadomemu przeprowadzeniu procesu cyfrowej transformacji. Postaram się omówić kilka wdrożeń, w których udało się to zrealizować. Pierwszym z nich jest firma działająca w branży dystrybucji FMCG i produktów spożywczych. Od wielu lat z powodzeniem zaopatruje sklepy w Wielkiej Brytanii lub krajach Beneluksu w popularne polskie marki spożywcze. Największym wyzwaniem i celem naszej współpracy było usprawnienie logistyczne działań klienta. Efekty projektu były mocno ukierunkowane na poprawę efektywności obsługi odbiorców tego Klienta. Sieć około 4 tysięcy odbiorców, oddalonych o setki kilometrów od Polski i posiadających w swojej ofercie ponad 50 tysięcy indeksów towarowych (z czego duża część to produkty świeże), nad których manualną obsługą przed wdrożeniem pracowało 120 osób. Dzięki wdrożeniu udało się osiągnąć automatyzację 95% zamówień sprzedaży w całej grupie oraz ogólny wzrost o 15% przy jednoczesnej redukcji pracy biurowej na poziomie kilkudziesięciu procent. 

Drugim przykładem jest projekt wdrożenia w firmie zajmującej się dystrybucją artykułów BHP i odzieży roboczej. Klient nie chciał, by razem z gwałtownie rosnącą liczbą zamówień, równie dynamicznie rosła liczba pracowników magazynowych odpowiedzialnych za kompletację zamówień. Postanowił skorzystać z niestandardowych algorytmów pracy magazynu i usprawnić zachodzące w nim procesy. Jednym z tych procesów było wykorzystanie tzw. lokacji dynamicznych, gdzie system zarządza rozmieszczeniem towarów, uwzględniając sezonowość czy też bieżące potrzeby firmy. Co to oznacza w praktyce? Jeżeli np. wiadomo, że w najbliższym czasie będzie padać, to najbliżej stref pakowania trafią takie produkty, które mogą zabezpieczyć pracowników budowy przed deszczem. To rozwiązanie znacząco skróciło proces zbiórki i poprawiło efektywność przygotowania zamówienia. Efektem wdrożenia są 40% mniejsze koszty składowania oraz 90% więcej wysyłek realizowanych dziennie. Udało się to osiągnąć mimo tego, że Klient w ciągu 6 ostatnich lat urósł 10-krotnie, a liczba pracowników magazynowych zmieniła się z 20 do 35.

Ostatnim przykładem udanej cyfrowej transformacji, który chciałabym omówić, jest wdrożenie systemu u producenta wyrobów stalowych dla przemysłu. W tym przypadku transformacja cyfrowa dotyczyła przede wszystkim podstaw działalności spółki, ponieważ wcześniej całe zarządzanie produkcją odbywało się z poziomu prostych arkuszy kalkulacyjnych. Główne wyzwania, z jakimi mierzyliśmy się, rozpoczynając wdrożenie, dotyczyły procesów automatyzacji i digitalizacji. Ich przeprowadzenie było konieczne w ramach procesu planowania i raportowania produkcji, a także wystawiania dokumentów magazynowych. Niezbędna była także integracja z systemem Plant Manager. Efektem tego wdrożenia było zredukowanie czasu wystawienia dokumentów WZ z 8 godzin do 30 minut, wzrost ilości przetwarzanej blachy o 45% oraz wzrost liczby wytwarzanych detali o 55%.

Co łączy te trzy wdrożenia? Wszystkie organizacje chciały przejść cyfrową transformację i miały jasno wyznaczone cele na wielu płaszczyznach. Zdefiniowanie celów na początku projektu pozwoliło na osiągnięcie pożądanych efektów biznesowych.