Skuteczne wdrożenie systemu ERP: Rola czasu w realizacji biznesowych celów projektu

Być może stojąc przed decyzją o wdrożeniu nowego oprogramowania dla Twojej firmy zastanawiasz się, czy istnieje jedna uniwersalna metoda implementacji systemu ERP? Takiego, które oczywiście zakończy się spektakularnym sukcesem. Bez wątpienia kluczowym czynnikiem w realizacji udanego projektu jest wybór partnera, który nie tylko posiada odpowiednią wiedzę techniczną, ale także rozumie sytuację Klienta. Co ważne, bez zrozumienia przez drugą stronę punktu widzenia dostawcy, projekt także się nie uda. W poniższym artykule omawiam, w jaki sposób podejść do wdrożenia, tak, by zaimplementowane rozwiązania spełniły oczekiwania i zrealizowały konkretne cele biznesowe.

Potrzeba wdrożenia systemu ERP pojawia się u dwóch typów Klientów. Pierwszym z nich są ci, którzy stanęli przed murem wynikającym z ograniczeń dotychczasowo używanych narzędzi lub ich braku. W takiej sytuacji każdy dzień się liczy, a Klient oczekuje szybkiego wdrożenia, gdyż wie, że z odpowiednim systemem mógłby zwiększyć liczbę realizowanych zamówień lub wkroczyć na nowe rynki. Bez (nowego) oprogramowania jest natomiast zablokowany operacyjnie. 

Drugą grupą są Klienci, których proces podejmowania decyzji jest znacznie dłuższy i spokojniejszy. Dostrzegają oni pewne niedoskonałości rozwiązań posiadanych obecnie. Wiedzą, że nie są one wystarczająco efektywne, ale umożliwiają realizację kluczowych zadań w akceptowalnym stopniu. Tym samym, taki Klient, daje sobie czas na gruntowną analizę potrzeb i spokojne podjęcie współpracy. 

Dla obu grup Klientów implementacja ERP staje się rozwiązaniem, które otwiera drzwi do efektywniejszej działalności i dalszego rozwoju, ale projekt zaczynamy z zupełnie innymi zasobami. Kluczem jest zrozumienie roli, jaką we wdrożeniu pełni CZAS.

Bez względu na to, którą grupę reprezentuje Klient, kluczem do udanego projektu wdrożeniowego jest to, by obie strony dobrze się zrozumiały. Do tego potrzebny jest czas! Tylko on gwarantuje możliwość poznania potrzeb firmy, która decyduje się na implementację. Poza tym, dobre poznanie potrzeb wymaga zbudowania relacji, a to również wymaga przecież czasu. Zachęcam, by bez względu na to, jak pilna potrzeba stoi za rozpoczęciem wdrożenia, dać sobie czas na oddech i upewnienie się, że obie strony rozumieją ją tak samo. Takie podejście zwiększa szansę na powodzenie projektu.

Aby lepiej zrozumieć, dlaczego tak jest, posłużę się kilkoma przykładami z mojej codziennej pracy:

Kilka miesięcy temu zgłosił się do nas Klient, który chciał wdrożyć system ERP. Od razu poinformował, że nie chce prowadzić długich rozmów, ani „tracić czasu” na przedstawienie specyfiki swojej działalności. Wysłał identyczne zapytanie do 20 różnych dostawców i chce zacząć od zaprezentowania mu kosztów projektu.

Niestety (albo stety) specyfika wdrożenia systemu informatycznego w firmie polega na tym, że na pytanie „Ile kosztuje system ERP?” można odpowiedzieć tylko: to zależy. Ostateczna kwota wynika m.in. z objętości rozwiązania, modułów, które się na niego składają, liczby użytkowników i wielu innych zmiennych. Żeby je znać i na ich podstawie przygotować estymację, trzeba poświęcić czas. Nie da się zrobić tego podczas szybkiej wymiany zdań.

Na początku roku dostaliśmy zapytanie od firmy zainteresowanej wdrożeniem systemu ERP. Oprogramowanie miało składać się z rozbudowanych modułów FK (Finanse i Księgowość) oraz HiD (Handel i Dystrybucja). Decyzja miała zostać podjęta błyskawicznie – organizacja dała sobie na to miesiąc. Przedstawicielom firmy zależało też na stosunkowo szybkim wdrożeniu. Kiedy zakończyliśmy realizację pierwszego etapu sprintu analitycznego (etapu, którym standardowo rozpoczynamy projekt), Klient się wycofał, bo okazało się, że wdrożenie przerosło go finansowo i wbrew pozorom to nie budżet okazał się być problemem! Tym, co zaważyło na niepowodzeniu wdrożenia, był czas. Czas, którego zabrakło na samym początku, by upewnić się, że potencjalny partner rozumie, z czym wiąże się projekt w takim zakresie, jaki odpowie na przedstawione potrzeby.

Nie można jednak jednoznacznie powiedzieć, że duża presja czasu uniemożliwia skuteczne wdrożenie systemu ERP. Pokazuje to przykład współpracy z jednym z naszych Klientów z branży handlu online. Specyfika działalności tego przedsiębiorstwa wymaga perfekcyjnego zaplanowania realizacji procesów magazynowych. Projekt dotyczył zaprojektowania i wdrożenia rozwiązania, które pomoże w sprawnej realizacji tego celu. Było to duże wyzwanie, bo musieliśmy zdążyć z uruchomieniem do konkretnego dnia, gdyż Klient miał zakończyć korzystanie z dotychczasowego narzędzia. Proces handlowy wraz z badaniem potrzeb trwał jedynie 3 tygodnie. Dla rozwiązania klasy WMS jest to tempo wręcz ekspresowe! Od początku wiedzieliśmy, jaki mamy czas na realizację projektu, który finalnie zakończył się sukcesem, jednak z pewnością, gdybyśmy mieli go więcej, udałoby się uniknąć wielu stresujących sytuacji.

Wiele tematów nie zostało omówionych na samym początku. Kiedy zdaliśmy sobie z nich sprawę, pojawiła się konieczność pracy w trybie nadgodzin, aby dokończyć projekt w terminie. Działanie pod presją czasu nie musi być zatem skazane na porażkę, ale z pewnością przekłada się na finalny koszt wdrożenia.

Czy proces decyzyjny może w takim razie trwać zbyt długo? Zabezpieczenie dodatkowego bufora czasowego na analizę potrzeb zazwyczaj jest dobrym rozwiązaniem, ale w niektórych sytuacjach może również okazać się pułapką. Zwłaszcza wtedy, gdy projekt ma ustalony odległy, ale nieprzekraczalny deadline. 

Wiosną 2022 roku trafiło do nas zapytanie ofertowe od jednego z Klientów, z informacją o konieczności uruchomienia nowego systemu 1 stycznia kolejnego roku, ze względu na początek nowego roku obrachunkowego. Klient miał dużo czasu na analizę rozwiązań i wybór nowego dostawcy, rozpoczął więc od przeprowadzenia długotrwałego konkursu ofert. Decyzja zaplanowana na sierpień, ze względu na okres urlopowy i inne losowe wydarzenia, ostatecznie przesunęła się na październik, a prace wdrożeniowe rozpoczęliśmy w listopadzie. Był to projekt o dość szerokim zakresie i dotrzymanie założonego terminu stało się dużym wyzwaniem. Wdrożenie ERP ostatecznie zakończyło się sukcesem, ale gdyby nie było przeprowadzone metodyką zwinną, z pewnością musiałoby zostać przesunięte o kolejny rok. W tym przypadku skrócenie procesu decyzyjnego oszczędziłoby nam sporo nerwów, a Klientowi kosztów związanych z nadprogramowymi godzinami prac wdrożeniowych.

Decyzja dotycząca wdrożenia systemu ERP to nie tylko wybór odpowiedniego partnera, ale także rozumienie roli, jaką w projekcie odgrywa czas.

Dla niektórych firm, zablokowanych operacyjnie bez odpowiedniego systemu, wymagane będzie szybkie działanie i sprawne podejmowanie decyzji. Natomiast dla przedsiębiorców mogących sobie pozwolić na spokojniejsze analizowanie potrzeb, kluczowe będzie wyznaczenie celów już na starcie projektu. Dzięki temu wdrożenie nie będzie przeciągać się w nieskończoność. Niezależnie od sytuacji, zrozumienie i wykorzystanie czasu jako kluczowego zasobu jest niezwykle istotne dla sukcesu projektu ERP. Praktyka pokazuje, że zarówno pośpiech, jak i nadmiernie długi proces decyzyjny, mogą mieć istotny wpływ na rezultaty wdrożenia.