JPK na żądanie - najważniejsze fakty

Od 1 lipca 2018 mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa będą musiały przygotować się na wysyłanie różnych struktur JPK na żądanie organów podatkowych. Obecnie firmy wysyłają co miesiąc pliki w strukturze JPK_VAT (Ewidencji VAT). Pozostałe 6 struktur będzie generowane wówczas, kiedy organy podatkowe wezwą do ich przekazania. Nie będą one tworzone cyklicznie, lecz firmy będą musiały być gotowe na ich wysyłanie w zasadzie w każdej chwili.

Wprowadzenie obowiązku przesyłania plików JPK na żądanie ma na celu obniżenie kosztów wypełniania obowiązków podatkowych przez podatników oraz ich partnerów, skrócenie czasu kontroli, zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji podatkowej oraz poprawę rezultatów przeprowadzanych kontroli.

Plik wysyłany cykliczne zawiera w sobie dane pochodzące z systemów finansowo-księgowych. Pliki generowane na żądanie będą obejmowały dane z różnych obszarów funkcjonowania firm. Struktury generowane na żądanie będą czerpać m. in. z obszarów gospodarki magazynowej, sprzedaży i zakupów. Kontrole będą krzyżowe, więc istotna będzie spójność danych pomiędzy poszczególnymi plikami, co może okazać się wyzwaniem.

Choć JPK obejmuje 7 struktur, to są wśród nich takie, które z punktu widzenia małych i średnich przedsiębiorstw mogą okazać się szczególnie problematyczne. Postanowiliśmy bliżej przyjrzeć się tym, które mogą mieć szczególne znaczenie.

• magazyn (JPK_MAG)

  • Każda firma, która posiada magazyn, będzie musiała być gotowa na wysyłkę tej struktury. Jeśli firma dysponuje kilkoma magazynami, to w momencie wezwania do kontroli, organy podatkowe zobowiązane będą do wskazania, którego konkretnie magazynu ma ona dotyczyć. Plik JPK_MAG będzie musiał zawierać całościowy obrót magazynowy, dokumenty PZ, RW, WZ określające nazwę towaru, ilość, cenę zakupu. Przygotowanie tego pliku może być problematyczne ze względu na dużą ilość danych i prawdopodobne rozbieżności pomiędzy stanami magazynowymi a stanami faktycznymi. Jeśli w firmie wykorzystywany jest inny system do obsługi finansów oraz księgowości i inny do zarządzania magazynem, to mogą pojawić się niezgodności. Dodatkowo, dokumenty PZ i WZ będą musiały być przekazywane wraz z odpowiadającymi im numerami faktur VAT, co nie jest standardem we wszystkich systemach.

• księgi rachunkowe (JPK_KR)

  • Plik JPK_KR będzie musiał zawierać zestawienie obrotów i sald (wszystkich kont wraz z pozabilansowymi) za zadany okres. Plik będzie mógł być krzyżowo kontrolowany ze stanami magazynowymi oraz fakturami. Sprawdzane może być to, czy wystawione i przyjęte faktury mają swoje odzwierciedlenie na kontach rozrachunkowych. W przypadku wykorzystywania w firmie niejednolitego środowiska rozwiązań IT, integracja danych pomiędzy nimi może odbywać się co dany okres, więc dane nie będą w każdej chwili spójne. Pliki JPK_MAG i JPK_KR mogą być zestawiane w celu sprawdzenia, czy dana transakcja została zaksięgowana w odpowiednim okresie (np. transakcje dotyczące płatności zaliczkowych). Obowiązek raportowania informacji dotyczących ksiąg rachunkowych ma pomóc organom podatkowym w prawidłowej identyfikacji rozliczeń dotyczących poszczególnych transakcji, sprawdzenia poprawności sporządzonego sprawozdania finansowego oraz rzetelności ksiąg rachunkowych.

• faktury VAT (JPK_FA)

  • W pierwotnej wersji JPK_FA miał obejmować zarówno faktury sprzedaży, jak i faktury zakupu. Niemniej jednak w komunikacie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2016 r. wskazano, że faktury zakupu nie będą przekazywane w formacie JPK. To zdecydowanie ułatwi przygotowywanie zestawień w tej strukturze. Nie zmienia to jednak faktu, że będzie ona obejmowała dane, które dotychczas nie były uwzględniane w cyklicznie wysyłanym pliku JPK.

Wprowadzenie obowiązku cyklicznej wysyłki plików JPK wymusiło wdrożenie większych lub mniejszych zmian w firmach. Generowanie plików JPK na żądanie będzie krokiem dalej w tym procesie.
Obecnie kary  w związku z JPK nakładane są zazwyczaj tylko za niedopełnienie obowiązku wysyłania plików cyklicznych. Jeśli w wysłanych plikach pojawiają się błędy, to Ministerstwo Finansów wskazuje nieścisłości i prosi o sprostowanie lub przesłanie nowego pliku. Docelowo pliki (zarówno wysyłane cyklicznie, jak i JPK na żądanie) będą analizowane przez system i wszystkie nieścisłości będą mogły mieć swoje konsekwencje. Początkowo będzie to prawdopodobnie skierowanie kontroli do przedsiębiorstwa. Kiedy system JPK będzie “na dobre” wdrożony, kary mogą być naliczane automatycznie, bez możliwości sprostowania danych.

Jest jeszcze wystarczająco dużo czasu, aby przeanalizować sytuację swojej firmy. Szczególnej uwagi wymagają rozwiązania IT, które w niej funkcjonują. Czy mamy do czynienia z jednolitym środowiskiem informatycznym czy wykorzystywane są różne systemy? Czy dane występujące w różnych obszarach i systemach są spójne? W końcu, czy funkcjonujące w firmie rozwiązania pozwalają na generowanie wszystkich struktur JPK na żądanie?

Jeśli okaże się, że konieczne jest wprowadzenie zmian w wykorzystywanych systemach lub wdrożenie nowych rozwiązań, to nie należy zwlekać podjęciem takiej decyzji. Do wejścia w życie zmian pozostało zaledwie kilka miesięcy. Dodatkowo, jest to tylko jedna z wielu zmian, jakie w 2018 czekają przedsiębiorców.