Kluczowym parametrem, od którego zawsze zaczynam audyt, to poznanie rzeczywistego poziomu kosztów własnych, bo wbrew pozorom w wielu firmach, to jest liczba nieznana. W organizacjach ludzie wiedzą, że logistyka in general kosztuje X złotych. Natomiast nie są w stanie zejść do poziomu poniżej grubych totali i nie są w stanie określić, jaki udział procent mają koszty logistyczne w zamówieniu – albo tego nie liczą albo nie wiedzą jak to policzyć. Nagle się okazuje, że przy operacjach hurtowych typu wysyłka całych palet, to biznes się fajnie spina, a jak schodzimy do operacji drobnicowych, to poszczególne transakcje są na granicy rentowności lub nawet pod wodą. Jeśli ktoś tej lekcji na początku nie odrobi, nie zbada dokładnie kosztów własnych całkowitych, nie odniesie ich do zamówienia, do linii w zamówieniu, to ciężko mówić o planowaniu dalszych działań.
Po pierwsze: poznać koszty. Po drugie: zbadać swoje capacity, czyli wydajność magazynu. Nawet jeśli nie ma się jakiegoś super zaawansowanego systemu na dzisiaj, to wiemy, ile zamówień dziennie wysłaliśmy licząc chociażby listy przewozowe. Wiemy, ile w tych zamówieniach było linii, chociażby licząc to z faktur. Wiemy też, ilu ludzi pracuje. Z tych danych można wyliczyć, ile osób jaką liczbę zamówień było w stanie w ciągu jednej godziny spakować. I mając te dane, możemy rozbić je na poszczególne dni i można dojść kiedy te capacity, czyli pojemność i zdolność operacyjna magazynu, jest właściwie wykorzystywana, a kiedy mamy luzy.
Mając takie informacje, trzeba by było pomyśleć i zmapować, czy mamy dobry rozkład godzinowy i tygodniowy pracowników w magazynach. Kolejny krok to badanie w ogóle sezonowości, zarówno tygodniowej, jak i w ujęciu kwartalnym, czy rocznym. Tygodniowa jest o tyle istotna, że dla klientów końcowych ważne jest to, aby zamówienie dostać jak najszybciej. Musimy zatem fokusować się na tym, aby dojść do sytuacji: dziś zamówienie, dziś wysyłka oraz aby godzina, do której składane dziś zamówienia zostaną dziś wysłane, czyli cut of time, była możliwie jak najpóźniejsza. Co oznacza, że jeżeli mamy dużą sezonowość tygodniową, to musimy tak ułożyć zatrudnienie i rozkład pracowników (nawet biorąc pod uwagę elastyczne formy zatrudnienia i dodatkowe osoby w niepełnym wymiarze czasu pracy), aby w dniach, kiedy mamy górki, była właściwa obsada, a kiedy nie ma takiej potrzeby, było analogicznie mniej pracowników, czyli niższe koszty.
Kolejny krok, jeśli do tej pory jednak więcej było wysyłek paletowych, a teraz mamy więcej paczek czy w ogóle liczba paczek rośnie, to trzeba się zastanowić, czy my mamy dobry cennik paczkowy – czy nie warto skontaktować się z jednym, drugim operatorem logistycznym, czy też z brokerem usług kurierskich, aby zbadać czy można by było poprawić ofertę kurierską i tym samym zmniejszyć nasze koszty w tym obszarze.