W jaki sposób system finansowo-księgowy może pomóc zwiększać oszczędności i szybkość realizowanych zamówień?

System finansowo-księgowy dla firm z branży e-commerce nie ma znaczenia na poziomie strategicznym. Wiele sklepów online oddaje ten obszar pod opiekę zewnętrznego biura rachunkowego lub zarządza nim przy użyciu prostych programów do fakturowania. To podejście ma uzasadnienie biznesowe – księgowość nie wpływa bezpośrednio na zwiększenie sprzedaży. Jednakże przemyślane zarządzanie finansami za pomocą właściwie  dobranych narzędzi może przynieść firmie wiele oszczędności i realnie usprawnić procesy Twojego sklepu internetowego.

Wszystko zależy od skali

To, w jaki sposób będziemy zarządzać finansami i księgowością w sklepie online, zależy od jego wielkości. W przypadku niewielkiej działalności, prawdopodobnie wystarczy współpraca z biurem rachunkowym. Zewnętrzne wsparcie zajmie się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, zarządzaniem fakturami oraz wszystkimi kwestiami wynikającymi z obowiązków prawnych. Ale finanse w e-commerce to nie tylko księgowość. To także codzienne regulowanie opłat, rozliczenia z dostawcami, bankami, kurierami i obsługa zwrotów.

Rozwiązania wewnątrz firmy

Wraz z rozwojem działalności rośnie liczba zagadnień związanych z finansami sklepu internetowego. Jeżeli prowadzisz średni lub duży e-commerce, to zarządzanie wszystkimi operacjami finansowymi w wewnętrznym systemie będzie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż współpraca z firmą zewnętrzną. System finansowo-księgowy może działać jako samodzielne narzędzie lub element całego systemu ERP. Druga opcja daje więcej korzyści, dzięki powiązaniu elementów związanych z finansami z danymi z takich obszarów jak: sprzedaż, magazyn czy kadry i płace. 

Jakie elementy musi posiadać system finansowo-księgowy dla e-sklepu?

  • Wymogi prawne – tworzenie sprawozdań i deklaracji VAT, plików JPK, generowanie faktur i paragonów,
  • Możliwość eksportu dokumentów księgowych i danych rozliczeniowych dla biura rachunkowego,
  • Rozliczenia różnych form płatności za zamówienia – karta kredytowa, przelew, płatności online,
  • Możliwość integracji z bankami oraz automatyczne przypisywanie płatności do zamówień i zmiany ich statusu,
  • Zautomatyzowanie obiegu faktur kosztowych,
  • Możliwość zarządzania czasem pracy i rozliczeniami płacowymi.

Zwiększenie efektywności pracy

Im więcej powtarzalnych czynności zostanie zautomatyzowanych, tym wydajniej będzie pracował e-commerce. Prostym przykładem jest drukowanie zamówień z systemu sklepu internetowego, a następnie przepisywanie ich w systemie FK. Później dostarczanie faktur do osoby odpowiedzialnej za pakowanie całości. Zastosowanie mechanizmu integracji systemu e-commerce z systemem FK, umożliwia generowanie faktur bezpośrednio w systemie finansowym, pobieranie ich w formacie cyfrowym i udostępnianie klientowi. Następnym sposobem rozwiązania tej kwestii może być stworzenie modułu fakturowania w systemie e-commerce.

Automatyzacja obsługi zamówień

System FK będący częścią systemu ERP lub zintegrowany z innymi rozwiązaniami IT sklepu internetowego, daje duże możliwości automatyzacji procesu obsługi zamówień. Przepływ danych pomiędzy systemem FK a platformą sprzedażową oraz systemem magazynowym pozwala na automatyczne uwalnianie opłaconych zamówień do wysyłki. Płatność za zamówienie jest natychmiast księgowana. Informacja o wysyłce trafia do magazynu. Jednocześnie generowana jest faktura lub paragon. Rozwiązanie ułatwia rozliczenia z dostawcami i operatorami logistycznymi, a zaangażowanie pracowników w obsługę zamówień jest ograniczone do minimum.

Automatyzacja płatności

Klienci sklepów internetowych przyzwyczajeni są do dostępności różnych form płatności. Zakupy w e-commerce opłacane są przelewami, płatnościami online, BLIKiem, czy kartą kredytową. Płatności powinny być księgowane automatycznie, ponieważ potwierdzenie zapłaty za zamówienie jest równoznaczne z potwierdzeniem zakupu. Ręczne zestawianie płatności z wyciągów bankowych z zamówieniami jest czasochłonne i powoduje błędy. System finansowy Twojego e-sklepu musi być zintegrowany z co najmniej kilkoma bankami, pośrednikami płatności i kurierami (płatności za pobraniem). Wymiana danych musi być automatyczna, dzięki temu Twoi klienci natychmiast po zakupie będą otrzymywali potwierdzenie płatności.

Wybór pełen perspektyw

W celu automatyzacji obsługi zamówień, warto połączyć system finansowy z obszarami magazynu i sprzedaży. W analizach kosztów pomoże natomiast integracja narzędzi zarządzających finansami z systemem controllingowym, co umożliwi zdefiniowanie raportów, które powiedzą o kosztach na przykład nie uwzględnionych w marży. Alokacja kosztów pomoże sprawdzić, które z produktów sprzedawanych w sklepie generują największy zysk, a które przyczyniają się do obniżenia rentowności. Łączenie danych finansowych z raportami controllingowymi pozwoli na analizę źródeł przychodów i szczegółowe podzielenie zysków. Te informacje posłużą jako podstawa podejmowania świadomych decyzji o budowaniu oferty produktowej. 

Odpowiednio dobrany sposób zarządzania finansami e-sklepu zależy zarówno od skali działalności jak i potrzeb. Jeśli po analizie uznasz, że współpraca z biurem rachunkowym to za mało, zacznij szukać własnego systemu. W procesie wyboru rozwiązania warto zwrócić uwagę na narzędzia, których możliwości będą szersze niż te wynikające z podstawowego zastosowania. System, który ma spełniać podstawowe wymogi prawne może z czasem ewoluować w rozwiązanie, które realnie usprawni procesy Twojego e-commerce. Sprawdzi się zwłaszcza w szybko rozwijających się e-sklepach. Otoczenie biznesowe i oczekiwania zmieniają się bardzo dynamicznie. Zagraniczna ekspansja, sprzedaż na nowych rynkach, rozwój w kierunku B2B, wdrożenie omnichannel – większość strategii, w kierunku których rozwijają się e-biznesy wymaga dostosowania na poziomie finansowym i księgowym. Warto zatem nie ograniczać się rozwiązaniem, które spełnia jedynie podstawowe funkcje.

Komentarze (0)

Polecane artykuły

bg eCommerce

System ERP dla e-Commerce – jak może Ci pomóc?

Zadaniem systemów ERP obecnie, nie jest tylko wspomaganie zadań księgowych, sprzedażowych, itp. Ich najważniejszą rolą jest takie wsparcie firmy, by jak najefektywniej wykorzystywała zasób czasu, jakim dysponują jej pracownicy.

bg eCommerce

ecommerce,

WMS dla e-Commerce – jak wspiera biznes?

WMS dla e-Commerce to narzędzie służące do zwiększania wydajności i sprawności firmy. Im większa skala, skomplikowanie i złożoność procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, tym zwrot z inwestycji w system będzie szybszy i bardziej zauważalny.

bg eCommerce

Czas pandemii – wyzwania dla branży e-Commerce

Pandemia wirusa SARS-CoV-2 zrewolucjonizowała rzeczywistość. Trudna sytuacja i warunki do jakich musiał zaadaptować się cały świat, stworzyła erę biznesu cyfrowego. To wiele szans i możliwości dla firm z branży e-Commerce. Jednakże, tak nagła zmiana (w przeciwieństwie do stopniowego przechodzenia na model cyfrowy do jakiego byliśmy przyzwyczajeni) to również liczne zagrożenia i wyzwania.

bg eCommerce

Klęska urodzaju w e-Commerce – ostatni dzwonek na podniesienie wydajności

Kryzys związany z epidemią wirusa SARS-CoV-2 dzieje się na naszych oczach. Sklepy internetowe napotykają liczne trudności, związane ze wzmożonym ruchem i dynamicznie rosnącą liczbą zamówień. Sytuacja rodzi sporo problemów logistycznych

bg eCommerce

ecommerce, ecommerce erp, retail,

Wyzwania branży retail – świadomy i wymagający klient

Współcześni konsumenci są coraz bardziej świadomi i oczekują większej kontroli nad procesem zakupów i dostawy, jasnych zasad zwrotów oraz premiowania zakupów w postaci atrakcyjnych programów lojalnościowych.

bg eCommerce

ERP dla eCommerce - 3 kluczowe wyzwania

Jak sklepy internetowe mogą poradzić sobie z wyzwaniami w obszarze optymalizacji procesów back-office?

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I BĄDŹ NA BIŻĄCO.