Proces wyboru systemu ERP krok po kroku

Wybór systemu ERP to jedna z kluczowych decyzji strategicznych, które mają długoterminowy wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Proces ten nie jest jednorodny, ani zawsze taki sam – istnieje wiele modeli, które można dostosować do specyficznych potrzeb i poziomu przygotowania organizacji. Podstawą skutecznego wdrożenia ERP jest dokładne określenie wymagań i celów projektu. Pozwala to na precyzyjne zdefiniowanie oczekiwań względem systemu. Rozpoznawanie potencjalnych problemów i stosowanie sprawdzonych praktyk może znacząco zredukować ryzyko niepowodzenia. Przemyślany wybór oprogramowania i dostawcy to gwarancja, że wdrożenie ERP zakończy się sukcesem, a rozwiązanie będzie wspierać rozwój firmy przez wiele lat.

Rozpoznawanie czerwonych i zielonych flag w stosowanych przez dostawców praktykach może zapobiec wielu problemom i zagwarantować sukces wdrożenia. Warto mieć to na uwadze rozpoczynając współpracę.

W trakcie procesu wyboru systemu ERP mogą pojawić się sygnały ostrzegawcze, które wskazują na potencjalne problemy. Do takich czerwonych flag należą: 

• Brak kontaktu do firm referencyjnych – problemy z uzyskaniem kontaktów do referencyjnych firm lub brak możliwości wizyt referencyjnych mogą sugerować, że dostawca ma coś do ukrycia.
• Brak transparentności – jeżeli w trakcie rozmów pojawiają się ukryte koszty, na temat których nie było wcześniej żadnych informacji, takie jak np. opłata za wykorzystanie serwerów, to znak, że dostawca może nie być w pełni transparentny.
• Nieadekwatne prezentacje systemu – szybkie, niezindywidualizowane prezentacje rozwiązania, które nie uwzględniają specyficznych potrzeb klienta, mogą wskazywać na brak zrozumienia i elastyczności ze strony dostawcy.
• Rozmowy z osobami niezaangażowanymi w realizację projektu – jeśli rozmowy prowadzone są przez przedstawicieli dostawcy, którzy nie będą uczestniczyć w procesie wdrożenia, może to wskazywać na brak spójności i ciągłości w obsłudze projektu.

Podczas pracy nad projektem wdrożenia systemu dobrze jest przeanalizować procesy i znaleźć takie, na których automatyzacji i usprawnieniu, zależy Ci najbardziej. Następnie przeprowadzić ich weryfikację razem z potencjalnym dostawcą. W ten sposób ograniczysz ryzyko, że najważniejsze elementy nie zostaną należycie wsparte.

Aby mieć pewność, że współpracujesz z odpowiednim partnerem, dobrze jest zwrócić uwagę na następujące dobre praktyki, które stanowią zielone flagi:

• Szczegółowe rozmowy o procesach biznesowych – dostawca powinien zadawać szczegółowe pytania i starać się dobrze zrozumieć specyfikę Twojego biznesu.
• Pomoc w określeniu celów biznesowych i mierników – dostawca, z którym masz podjąć współpracę, powinien pomagać w definiowaniu celów biznesowych oraz wskaźników ich osiągnięcia.
• Zindywidualizowana prezentacja systemu – zakres prezentacji powinien zostać omówiony po szczegółowym ustaleniu potrzeb i procesów w firmie, a nie być standardowym pokazem wszystkich funkcjonalności.
• Bezpośrednie zaangażowanie zespołu wdrożeniowego – osoby uczestniczące w analizie przedwdrożeniowej lub sprincie analitycznym powinny jednocześnie być bezpośrednio zaangażowane we wdrożenie systemu.
• Łatwość uzyskania referencji – dostawca powinien bez problemu przekazywać kontakty do firm referencyjnych, umawiać wizyty itd.
• Otwartość na rozmowy o rozwoju po wdrożeniu – dostawca powinien omawiać możliwości rozwoju systemu po wdrożeniu, odpowiadając na pytania dotyczące przyszłych potrzeb klienta.
• Transparentność – dostawca powinien jasno informować o tym jak będzie przebiegało samo wdrożenie i dalsze kroki w projekcie oraz informować o kosztach związanych z wdrożeniem narzędzia klasy ERP, np. serwerami, ich administracją, sprzętem, siecią internetową, aktualizacjami systemu.

Wybór systemu ERP (ang. Enterprise Resources Planning) to strategiczna decyzja, która może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Zrozumienie, jak krok po kroku przebiega ten proces, z jakimi potencjalnymi pułapkami może się wiązać oraz jakie praktyki zwiększają szansę na sukces, jest kluczowe. Może być on realizowany na kilka sposobów:

Zdarza się, że Klient trafia do dostawcy systemu ERP bez wstępnego przygotowania, nie mając spisanej listy założeń i celów projektu. W takim przypadku cały proces zazwyczaj zaczyna się od edukacji. Poznanie szczegółowych założeń całego procesu wdrożenia systemu oraz korzyści, jakie może on przynieść, jest kluczowe.

Zadaniem konsultanta jest przeprowadzenie Klienta przez wszystkie etapy i zachęcenie do wspólnej identyfikacji obszarów do poprawy w obecnych procesach biznesowych. To właśnie on, dzięki swojemu doświadczeniu i wiedzy, pomaga zdefiniować cele i założenia projektu, co jest niezbędne do skutecznego wdrożenia. Współpraca z konsultantem pozwala na lepsze zrozumienie potencjału i wartości biznesowej, jaką niesie ze sobą implementacja systemu ERP, a nie jedynie skupianie się na liście funkcjonalności. Dzięki temu, że prowadzi on aktywną edukację na temat różnych aspektów wdrożenia systemu, pomaga podejmować świadome decyzje dotyczące wdrożenia. Klient może w ten sposób lepiej zrozumieć, jakie zmiany organizacyjne są potrzebne i jakie korzyści można uzyskać w ich wyniku. Dopiero po zdefiniowaniu celów i założeń, dostawca przedstawia dostępne rozwiązania, możliwości, i ofertę oraz organizuje prezentację systemu. To końcowy etap, w którym Klient, mając pełną świadomość potencjału systemu, może dokonać świadomego wyboru. Takie podejście zapewnia, że wdrożenie ERP nie jest tylko technologiczną zmianą, ale strategicznym krokiem w kierunku prawdziwej cyfrowej transformacji, poprawy efektywności i konkurencyjności firmy.

Bywa też tak, że Klient przychodzi do dostawcy z jasno określonymi celami biznesowymi i wie, czego oczekuje od systemu i wdrożenia. Taki proces zazwyczaj jest dobrze ułożony i przynosi pozytywne efekty, ponieważ po stronie Klienta przeprowadzono wcześniejszą analizę biznesową. Klient wysyła zapytanie do 10-15 dostawców, wstępnie weryfikuje, którzy z nich są w stanie pomóc w rozwiązaniu zdiagnozowanych problemów, a następnie wybiera 3-5 dostawców, z którymi przechodzi do bardziej szczegółowych rozmów. Kluczowe jest dopasowanie się do zdefiniowanych celów i możliwość zagwarantowania ich realizacji. Proces ten koncentruje się na dokładnym dopasowaniu systemu do określonych wcześniej potrzeb, co zwiększa szanse na skuteczne wdrożenie. Dzięki temu Klient może porównać różne oferty pod kątem ich zdolności do spełnienia specyficznych wymagań, co pozwala na dokonanie świadomego i przemyślanego wyboru. Taki dobrze zorganizowany proces wyboru dostawcy ERP gwarantuje, że końcowe rozwiązanie będzie nie tylko technicznie odpowiednie, ale także strategicznie korzystne dla firmy.

W tym modelu Klient rozpoczyna poszukiwanie dostawcy i oprogramowania od przygotowania szczegółowych arkuszy wymagań: RFI (ang. Request for Information) i RFP (ang. Request for Proposal). To istotne dla powodzenia całego przedsięwzięcia, ponieważ pozwala na precyzyjne określenie potrzeb biznesowych oraz oczekiwań względem nowego systemu ERP.

RFI to dokument, który ma na celu zebranie podstawowych informacji od potencjalnych dostawców oprogramowania. W jego skład wchodzą pytania dotyczące funkcjonalności systemu, technologii, na jakiej jest oparty, oraz doświadczenia dostawcy w branży. Przygotowanie RFI w przypadku tego modelu jest pierwszym krokiem w procesie selekcji i pozwala na wstępną ocenę, czy dany dostawca i jego produkt spełniają ogólne wymagania Klienta.

Zwykle kolejnym krokiem jest opracowanie RFP – to znacznie bardziej szczegółowy dokument, który wymaga od dostawców przedstawienia konkretnej oferty, zawierającej precyzyjne informacje na temat funkcjonalności oferowanego rozwiązania, przebiegu wdrożenia i kosztów. W RFP Klient przedstawia dokładny opis swoich potrzeb biznesowych, specyficzne wymagania funkcjonalne, technologiczne oraz integracyjne, a także oczekiwania dotyczące wsparcia technicznego i serwisowego.

Taki proces trwa zwykle długo i jest najbardziej czasochłonnym modelem wyboru systemu i dostawcy ERP. Z mojego doświadczenia wynika, że warto zwrócić uwagę przede wszystkim na dwa pierwsze.

Jednym z wartych uwagi elementów procesu wyboru systemu ERP jest przygotowanie ogólnego planu cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Najlepiej jest tworzyć go od ogółu do szczegółu. Ponadto warto zwrócić szczególną uwagę na:

1. Zidentyfikowanie ogólnych obszarów – określenie, w jakich obszarach biznesowych (np. finanse, magazyn, produkcja) system ERP ma wspierać działalność firmy.
2. Zadawanie pytań – dobrze jest być dociekliwym i zadawać dostawcy wszelkie pytania, jakie się pojawią. Pomoże to dokładnie określić, jakie korzyści przyniesie każda funkcja.

Przygotowanie planu cyfrowej transformacji jest dobrym fundamentem skutecznego procesu wyboru. Rozpoczęcie w ten sposób projektu wdrożeniowego pozwala zdefiniować ogólne obszary, które ma wspierać system ERP i stanowi dobrą podwalinę do definiowania złożonych celów. 

Pytania, jakie warto sobie zadać na tym etapie:

– Jak nowy system ma pomóc w rozwoju mojego biznesu?
– Jakie są kluczowe procesy, które chcę usprawnić cyfrową transformacją?
– Jakie powtarzalne czynności chciałbym zautomatyzować?
– W jakich obszarach oprogramowanie pomoże mi wygenerować oszczędności?
– Jakie są warunki konieczne, które musi spełnić nowy system?
– Jakie mam plany na rozwój mojego biznesu i w jaki sposób system ma z nim „rosnąć”?
– Czy mam jakieś specjalne procesy, które wymagają stworzenia rozwiązania na moje potrzeby?

Podsumowując, proces wyboru systemu ERP jest złożony i wymaga staranności oraz dociekliwości. Szukając rozwiązania dla swojej firmy, skup się przede wszystkim na tym co chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu i gdzie widzisz swoje przedsiębiorstwo za 2-3 lata. Staranne podejście do tego procesu zwiększa szanse na wybór odpowiedniego dostawcy, co w efekcie przełoży się na sukces wdrożenia i długoterminowe korzyści dla przedsiębiorstwa. Zwracaj uwagę zarówno na czerwone, jak i zielone flagi, które zauważysz u dostawców i współpracuj z tymi, którzy angażują się w zrozumienie specyfiki Twojego biznesu oraz oferują elastyczne i otwarte podejście do przyszłego rozwoju systemu.