Magazynowanie części zamiennych - wsparcie systemu WMS

“Najważniejsza część zamienna to ta, której nie masz.” – tak o istocie roli, jaką pełni magazyn części zamiennych, mówi Ron Slee. Zapewnianie stałej dostępności części zamiennych na potrzeby usług serwisowych i reklamacyjnych, kontrola poziomu posiadanych zapasów, możliwość pełnej identyfikacji każdej, najdrobniejszej sztuki to wyzwanie w firmach handlowych. Jaka jest specyfika magazynu części zamiennych i jakie niestandardowe procesy zachodzą w jego obrębie?

Specyfiką magazynu części zamiennych jest fakt, że różnorodność przechowywanych tam towarów, ich liczba oraz rozpiętość gabarytowa jest zdecydowanie większa niż w standardowym magazynie. Mogą się w nim znajdować zarówno duże paczki, jak i pojedyncze sztuki towaru np. śruby czy wkręty. Wydania poszczególnych części często dotyczą konkretnych sztuk towaru potrzebnego do wymiany czy naprawy. W standardowym magazynie zdarza się to rzadziej – częściej spotyka się wydania całych paczek. Liczba towarów w magazynie części zamiennych jest tak duża, że aby wiedzieć, co jest na stanie, jaka jest wartość tych części zamiennych, jak często rotują oraz na które występuje największe zapotrzebowanie, potrzebna jest pełna kontrola nad przepływem towarów w magazynie.

Rozwiązania wspierające obsługę magazynu części zamiennych to nie tylko system WMS. Ważnym elementem zarządzania tego typu powierzchniami są rozwiązania wspierające proces obsługi serwisowej i reklamacyjnej: od przyjęcia reklamacji, zaewidencjonowania jej, ustalenia jakie części się popsuły, przez jej rozpatrzenie, aż po wydanie towaru. Takie rozwiązania są zwykle częścią systemu ERP i muszą być w pełni zintegrowane z systemem WMS. Dodatkowo, rozwiązania wykorzystywane w magazynie części zamiennych muszą obsługiwać proces przyjęcia części uszkodzonych oraz zarządzania nim: określenie, co jest uszkodzone, czy towar nadaje się do naprawy i jeśli tak, to wprowadzenie go na stan. Cały proces powinien być zautomatyzowany.

System zarządzający obsługą magazynu części zamiennych powinien również pomagać w optymalizacji kosztów. Tutaj dobrze sprawdza się powiązanie wysyłek związanych z obsługą serwisową czy reklamacyjną z wysyłkami z magazynu głównego. Dzięki temu nie wysyłamy pojedynczych części do klienta, co generuje dodatkowe koszty, tylko dołączamy tego typu wysyłki do większych transportów. WMS w magazynie części wymienia informacje z WMS w magazynie głównym i wstrzymuje wysyłki do czasu pojawienia się wysyłek standardowych. Dobrze w tym zakresie sprawdza się również obsługa wysyłania części do współpracujących z firmą serwisantów oraz kontrolowanie stanów w ich magazynach i poziomu zużycia przez nich części zamiennych.

Magazyn części zamiennych może stanowić nie tylko źródło części do obsługi reklamacji, ale również źródło towarów do sprzedaży. Udostępnienie stanów magazynowych np. witrynie e-commerce pozwala na dodanie do oferty pojedynczych części dostępnych w tym magazynie. Klienci mogą potrzebować ich w sytuacji, kiedy uszkodzenie wynika z ich winy, nie chcą reklamować całego sprzętu, bo wiedzą, że reklamacja i tak nie zostałaby uznana. Dzięki takiemu rozwiązaniu mają dostęp do produktów, które pozwolą im na samodzielną naprawę. A firma może generować dodatkowy przychód.

Ważne jest to, aby system WMS obsługiwał różnego typu lokacje – od tych całopaletowych, przez paczkowe, aż do pojedynczych kuwet gromadzących małe elementy. System WMS w magazynie części zamiennych musi przypisywać towar do konkretnej lokalizacji. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na możliwość integracji systemu WMS z rozwiązaniami obsługującymi procesy reklamacji i serwisu. Idealna sytuacja to taka, w której system WMS jest częścią całego systemu ERP. Wtedy wymiana danych jest bardzo prosta i odbywa się automatycznie, co usprawnia.