Systemy informatyczne w logistyce i dystrybucji

Wykorzystanie nowoczesnych systemów informatycznych znacząco optymalizuje procesy logistyczne w każdej firmie. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.

Optymalizacja kosztów to jedno z najważniejszych wyzwań każdego przedsiębiorstwa. Szczególnie w dzisiejszych okolicznościach światowej pandemii, gdy nie do końca wiadomo, jak będzie wyglądała gospodarka i jakie ograniczenia będą narzucane na firmy.

Logistyka jest jedną z tych gałęzi funkcjonowania przedsiębiorstwa, której optymalizacja przekłada się na usprawnienie pracy, a tym samym na podnoszenie efektywności i minimalizowanie kosztów. To z kolei przekłada się na lepszy dostęp do wiarygodnych, aktualnych informacji dotyczących każdego procesu w firmie, a dalej na sprawniejsze zarządzanie produkcją i sprzedażą. Procesy logistyczne stanowią swego rodzaju krwiobieg każdej działalności gospodarczej.

Co zastanawiające, ten obszar w wielu firmach jest traktowany  po macoszemu. Właściciele i pracownicy owszem, zdają sobie sprawę z jej istnienia, jednak działają bez stosowania jakichkolwiek procesów czy zasad optymalizacji przepływu informacji, co często skutkuje chaosem, ale także generuje niepotrzebne koszty. Rozwiązanie stanowią systemy informatyczne, których wdrożenie może pomóc usprawnić i lepiej zarządzać logistyką przedsiębiorstwa.

Podstawą zarządzania logistyką w firmie są systemy informatyczne dedykowane i dostosowane do specyfiki jej procesów. Ogólnie możemy wymienić następujące funkcje, które spełnia e-logistyka w życiu przedsiębiorstwa:

• zbiera informacje na temat zapotrzebowania na materiały potrzebne do pracy przedsiębiorstwa (na przykład surowce do produkcji, ale też materiały biurowe),
• nadzoruje stany magazynowe,
• dba o prawidłowe rozprowadzanie gotowego produktu do pośrednika lub klienta końcowego,
• wspiera planowanie i realizację dostaw dokładnie na czas (ang. just-in-time),
• śledzi drogę towaru od wyjazdu z magazynu po dotarcie we wskazane miejsce,
• pozwala na łatwą obsługę zamówień,
• ułatwia podejmowanie decyzji o promocjach, obniżkach cen, wyprzedażach,
• kontroluje status płatności za zamówienia,
• pomaga w kontaktach i negocjacjach z partnerami biznesowymi,
• pozwala na szybkie wdrożenie nowych pracowników do przedsiębiorstwa.

E-logistyka uczestniczy więc w praktycznie każdym elemencie funkcjonowania działalności gospodarczej. Wykorzystanie jej w odpowiedni sposób daje ogromną szansę na optymalizację kosztów i wzrost przychodów. Właściwa konfiguracja posiadanego oprogramowanie umożliwia szybsze i bardziej elastyczne podejmowanie kluczowych decyzji.

O ile e-logistyka jest dedykowana w zasadzie do każdego działania przedsiębiorstwa, o tyle niektóre firmy potrzebują dodatkowego wsparcia jedynie w części procesów. Dlatego właśnie na rynku funkcjonuje wiele systemów informatycznych, przypisanych konkretnym fragmentom działalności.
Do najważniejszych z systemów e-logistycznych należą:

• system ERP
• system MPS
• system DRP
• system MRP

Zobaczmy zatem, czym się od siebie różnią i jakimi zadaniami się zajmują.

To najbardziej kompleksowy ze wszystkich systemów, będący swego rodzaju kombajnem do zarządzania całym przedsiębiorstwem i wszystkimi jego procesami. Jak sama nazwa wskazuje, system ten skupia się na „planowaniu zasobów”, czyli tak naprawdę zarządzaniu wszystkimi zdarzeniami w firmie. Zaczynając od zapotrzebowania na surowce, czy półprodukty przez monitorowanie stanów magazynowych, skończywszy na sprzedaży i dystrybucji.

System ERP kontroluje i zarządza więc zarówno kadrą, jak i finansami (w tym fakturowaniem i księgowością), zaopatrzeniem oraz produkcją i dystrybucją. Co warte zauważenia, wszystkie te procesy funkcjonują w oparciu o jedną bazę danych, dzięki czemu wymiana informacji jest szybka i płynna, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, czy stopnia skomplikowania jego procesów.

Systemy te skoncentrowane są na procesach służących do wyznaczania zapotrzebowania na zasoby materiałowe, czyli wszystkie surowce czy komponenty potrzebne do stworzenia finalnego produktu. Oprogramowanie pozwala dokładnie obliczyć ilość materiałów (liczba sztuk, waga, wielkość – zależne od rodzaju materiału) potrzebnych do produkcji, a także szczegółowo zaplanować np. terminarz ich dostaw. System na bieżąco kontroluje obecne stany oraz informuje, gdy ich dostępność spada poniżej ustalonego zapasu. Przy okazji pozwala optymalizować koszty magazynowania czy amortyzacji. Ułatwia unikanie tworzenia złogów i dopasowuje ilość materiałów do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa.

Po polsku znane jako „główny harmonogram produkcji”. Rozwiązanie skupione na planowaniu procesu produkcji oraz dostosowaniu go do zapotrzebowania sprzedażowego. System bazuje na bieżących i przyszłych planach organizacji, w krótkim horyzoncie czasowym tworząc plan potrzeb materiałowych,
a w długim: plan sprzedaży i dystrybucji.

Są to narzędzia skupiające się na planowaniu procesów dystrybucyjnych. W pierwszej kolejności zarządzają więc spływającymi zamówieniami i ich dostawami do pośredników czy klientów końcowych. Dzięki szczegółowemu monitoringowi zamówień pozwalają optymalizować stany magazynowe, co przekłada się na obniżenie kosztów magazynowania i amortyzacji. Z drugiej strony, minimalizują ryzyko zbyt niskich zapasów, co jest niezwykle istotne przy współpracy z największymi, kluczowymi kontrahentami.

Systemy informatyczne w logistyce stanowią więc realne wsparcie w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, a na pewnym etapie rozwoju stają się wręcz niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania, zwiększania efektywności i optymalizacji kosztów.

Firmy handlowe realizują setki operacji i procesów dziennie. Pracownicy mają wiele zadań i są odpowiedzialni za skoordynowanie licznych obszarów funkcjonowania firmy. Rozwiązaniem, które pozwala usprawnić ich pracę i zwiększyć jej efektywność jest system IT dedykowany branży dystrybucji. Poszczególne funkcje narzędzia mogą być dostosowane do potrzeb konkretnej firmy, dzięki czemu możliwe jest precyzyjne odwzorowanie specyfiki jej funkcjonowanie. Rozwiązanie pomaga sprostać specyficznym, w tej branży, wyzwaniom – planowaniu w ramach łańcucha dostaw, sprzedaży oraz realizacji łańcucha dostaw. System IT w dystrybucji to coraz częściej stosowane rozwiązanie zarówno w dużych firmach handlowych, jak i w tych małych i średnich.

Istnieje wiele rodzajów rozwiązań systemowych. Systemy IT w dystrybucji i ich specyfika zależy od tego na jakie cele przedsiębiorstwo jest nastawione i z jakimi problemami się boryka.

Wyróżnia się 3 główne rodzaje rozwiązań:

• ERP to system, który pomaga zintegrować wszystkie procesy zachodzące w danym przedsiębiorstwie w spójną całość. System ten pomaga automatyzować i organizować zadania z zakresu czynności handlowych, finansowych czy kadrowo płacowych,
• WMS odpowiedzialny jest za zarządzanie pracą w magazynie, a jego podstawowym zadaniem jest kierowanie i kontrola nad przepływem, przenoszeniem oraz przechowywaniem produktów na terenie magazynu,
• Platforma B2B to z kolei system IT w dystrybucji, który pomaga w sprzedaży online oraz wspiera zdalną obsługę klientów biznesowych.