Pierwszym i kluczowym wyzwaniem, przed którym stoi menedżer logistyki jest planowanie zakupów i stanów magazynowych. W ostatnim czasie zmieniły się zachowania Klientów – oczekują oni nie tylko niskiej ceny ale także szybkiej dostawy zamówionego towaru – najlepiej w kolejnym dniu po złożeniu zamówienia.
Z jednej strony wymusza to na nas konieczność utrzymywania stanów magazynowych najczęściej kupowanych towarów. Z drugiej strony, utrzymywanie wysokich zapasów dla szerokiego asortymentu towarów powoduje zamrożenie znacznych środków finansowych i naraża firmę na straty, w przypadku gdy część asortymentu nie zostanie sprzedana. Ma to szczególnie znaczenie, gdy producenci wprowadzają nowe modele wyrobów w bardzo krótkich odstępach czasu.
W planowaniu zakupów i poziomu stanów magazynowych największym wsparciem dla menedżera jest dobrze zaprojektowany system informatyczny, który nie tylko dostarcza informacji o bieżącym stanie magazynów ale przede wszystkim wspiera symulację różnych scenariuszy oraz prognozowanie.
Najprostsza strategia zarządzania wysokością stanów magazynowych opiera się na tzw. punkcie ponownego zamawiania. Gdy poziom danego wyrobu spada poniżej pewnego poziomu, system automatycznie proponuje zamówienie kolejnej partii produktów. Bardziej rozbudowanym wariantem tej strategii jest uwzględnianie w prognozie zarówno zmian w popycie, jak i ew. zmian w przewidywanym czasie dostawy produktów. Strategia punktów ponownego zamawiania jest z jednej strony najprostszą strategią utrzymywania optymalnych stanów magazynowych, a z drugiej najłatwiejszą do wprowadzenia.
Nowoczesne systemy informatyczne ERP mogą jednak brać pod uwagę znacznie więcej czynników, prognozując popyt na dane produkty. Mogą to być między innymi dane o sezonowości sprzedaży, korelacje z wysokością sprzedaży innych wyrobów itp. Jednak z punktu widzenia rentowności firmy i zaangażowania kapitału, najwłaściwszą będzie strategia, która uwzględnia zarówno marżę na poszczególnych wyrobach i wysokość sprzedaży oraz warunki płatności i dostawy od dystrybutorów, jak i ograniczenia przestrzeni w magazynie i zaangażowanych środków finansowych. Stworzenie takiej strategii wymaga rozwiązania informatycznego, które będzie wspierać tworzenie symulacji dla różnych scenariuszy i ich porównywanie.
W planowaniu zakupów system informatyczny nie zastąpi doświadczonego menedżera, ale na pewno pozwoli mu na znaczące zwiększenie efektywności zakupów i zaangażowanego kapitału.
W tym roku dla jednego z naszych Klientów realizowaliśmy projekt rozwoju systemu w kierunku optymalizacji procesu zaopatrzenia. Analiza danych o realizacji zamówień wskazywała, że decydująca większość z nich nie mogła być realizowana natychmiast po złożeniu zamówienia ze względu na braki pojedynczych pozycji ze zlecenia, które wstrzymywało realizację całości. Z drugiej strony, dążenie do najniższej ceny zakupu, często poprzez zamawianie rzadsze, ale większych partii materiałowych, powodowało zamrożenie sporej ilości kapitału w stanach magazynowych. Sprzedaż była rentowna, ale za mało. Razem z Klientem przeprojektowaliśmy politykę tworzenia zamówień dostaw. Mimo większych kosztów, zwiększyliśmy ich częstotliwość. Strategię zamawiania oparliśmy na założeniach teorii ograniczeń (TOC) i techniki DBM, ale z wieloma modyfikacjami, uwzględniającymi np. sezonowość, komplementarność poszczególnych produktów i inne relacje między artykułami. Efektem tych działań było zmniejszenie stanów magazynowych wartościowo o około 20%, a stosunek liczby zamówień oczekujących do realizowanych natychmiast dokładnie się odwrócił.