Wskaźnik OTIF. Jak zminimalizować braki i opóźnienia w dostawach?

Wyobraź sobie firmę produkującą elektronikę, dostarczającą swoje towary do sieci sklepów. W momencie, gdy jeden z klientów składa zamówienie na partię telewizorów, dostawa musi zostać zrealizowana zgodnie z umówionym terminem, a wszystkie zamówione sztuki powinny znajdować się w paczce. Przedsiębiorstwo musi dopilnować, aby tak się wydarzyło. Niezawodność w dostawach i terminowość to kluczowe cechy, przynoszące powodzenie firmom z branży produkcji. Aby zapewnić, że produkty trafią do klientów dokładnie w ustalonym czasie i ilości, muszą stale monitorować, a czasem też usprawniać swoje procesy produkcyjne i łańcuch dostaw. Dlatego też wiele organizacji korzysta z różnych sposobów na poprawę wydajności logistycznej. Jednym z najważniejszych z nich jest wskaźnik OTIF.

Być może dane było Ci kiedyś słyszeć skrót OTIF (ang. On-Time In-Full), który oznacza Wskaźnik Terminowości i Pełnej Realizacji Zamówień. Jest to kluczowe narzędzie służące ocenie efektywności dostaw produktów lub usług szczególnie w firmach produkcyjnych. Umożliwia ocenę, w jakim stopniu dostawcy dotrzymują swoich deklaracji dotyczących terminowości oraz pełnej realizacji zamówionych przez klienta produktów i usług.

Wskaźnik OTIF to miara procentowa, która pozwala ocenić efektywność realizacji zamówień przez dostawców – zarówno pod względem dotrzymywania terminów, jak i kompletności. To bardzo ważne narzędzie, dzięki któremu łatwiej o identyfikację problemów związanych z wydajnością i jakością procesu produkcji. Pomaga utrzymać konkurencyjność na rynku, zbudować zaufanie klientów i jednocześnie zoptymalizować procesy logistyczne firmy.

Być może w tym momencie zastanawiasz się, jak obliczyć OTIF. Choć z pozoru może wydawać się to skomplikowane – szczególnie dla osób, które nie przepadają za matematyką – tak naprawdę wystarczy wykonać 4 poniższe kroki: 

1. Sprawdź, ile zamówień dostarczono w całości i na czas do klienta. 
2. Sprawdź, jaka jest całkowita liczba zamówień. 
3. Podziel przez siebie dwie powyższe liczby. 
4. Wynik pomnóż przez 100. Uzyskana liczba powinna być prezentowana w procentach.

Formuła: 

 (Liczba zamówień, które dotarły do klienta w pełni i na czas) / (Całkowita liczba zamówień) * 100%

Przykład: 

Łącznie klienci złożyli 10 zamówień, a w całości i na czas do klientów dotarło 9 z nich. W tym wypadku wskaźnik OTIF wyniesie 90%.

Gdy OTIF okaże się być niski, poniżej 80%, to znak, że w firmie coś nie działa, jak należy. Jednak analizując go, warto pamiętać, że dostarczenie towaru do klienta to nie jedyna rzecz, która ma na niego wpływ. W międzyczasie mają miejsce różne procesy produkcyjne, budowanie sieci producentów i dostawców, spełnienie norm jakościowych, magazynowanie towaru… Zwróć uwagę na to, jak działają poniższe obszary Twojej organizacji, gdyż mają one duży wpływ na jego wysokość.  

• Prognozowanie popytu,
• dostępność surowców, maszyn, zasobów ludzkich i produktu, 
• przetwarzanie zamówień, 
• magazynowanie i dostawa zamówień. 

Aby zwiększyć wskaźnik OTIF, czyli poprawić terminowość i pełną realizację, należy podjąć kilka działań. Przede wszystkim skup się na tym, aby usprawnić komunikację z klientem oraz dostawcą. Gdy konsument wyjaśni Ci, skąd biorą się jego oczekiwania i klarownie wyznaczy swoje potrzeby, łatwiej będzie Ci polepszyć swoje usługi. Natomiast utrzymywanie regularnej komunikacji z dostawcami pozwoli rozwiązywać problemy na bieżąco, co minimalizuje ryzyko opóźnień. Kolejnym krokiem, aby zwiększyć OTIF, jest wdrożenie odpowiedniego systemu informatycznego. Dlaczego? Narzędzia IT lepiej wspierają optymalizację łańcucha dostaw i zbieranie danych, wykorzystywanych do ścisłego prognozowania i planowania produkcji, niż tradycyjne, ręcznie wypełniane raporty. Jeżeli posiadasz już system ERP, ale nie przynosi on spodziewanych efektów, pomyśl nad wymianą lub zaktualizowaniem go o dodatkowe moduły.

Wskaźnik OTIF pozwala na zbudowanie przewagi konkurencyjnej. Dzieje się tak, ponieważ regularnie mierząc go, na bieżąco możesz poprawiać wydajność logistyczną swojej organizacji. Sprawdzenie, czy klienci otrzymują zamówienia na czas i w komplecie, to nie tylko poprawa relacji z nimi i jakości swoich usług. To przede wszystkim oszczędności – im wyższy wskaźnik, tym mniej zwrotów, co ogranicza koszty logistyczne. Ponadto motywuje on do ulepszenia procesów i ich efektywności. Przeanalizowanie OTIF może uświadomić Ci, że w którymś miejscu Twojego przedsiębiorstwa, procesy mogą nie działać na tyle wydajnie, na ile by mogły. Wszystkie elementy, które wpływają na jego wysokość, możesz wtedy zmodyfikować. 

Firmy produkcyjne, dbające o najwyższą jakość swoich usług, wykorzystują wskaźnik OTIF w codziennej pracy. Mierząc terminowość i kompletność dostaw, pomaga on organizacjom spełniać oczekiwania klientów i utrzymywać konkurencyjność na rynku. Jak zadbać o to, aby był na wysokim poziomie? Pomijając sposoby wymienione w powyższym artykule, warto pomyśleć o wspieraniu go narzędziami IT, takimi jak np. system ERP. Integrując różne obszary organizacji, rozwiązanie umożliwia efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw i terminową realizację zamówień, a także regularne analizy danych wykonywane automatycznie. Niezależnie od rodzaju produkcji, korzystanie z oprogramowania ERP jest dużą pomocą dla firm dążących do utrzymania wysokiego wskaźnika OTIF.