Kto powinien wdrożyć program do zarządzania produkcją?

Każdy przedsiębiorca w firmie produkcyjnej dociera w pewnym momencie do punktu, w którym zaczyna zastanawiać się nad wdrożeniem systemu ERP. Czy to dobry pomysł? Czy Twoja organizacja na tym skorzysta? Czy Twoja branża wymaga takiego programu? Na pewno masz w głowie wiele wątpliwości. W sieci można znaleźć sprzeczne informacje w tym temacie, dlatego w poniższym artykule dokładnie przeanalizuję, kto powinien wdrożyć program do zarządzania produkcją.

System ERP to rodzaj oprogramowania, które integruje wszystkie ważne obszary organizacji, aby łatwiej było nimi administrować. Taki program do zarządzania produkcją posiada wiele ważnych funkcji związanych m.in. z planowaniem wytwarzania, analizowaniem i optymalizowaniem zużycia surowców i zbieraniem bieżących informacji o tym, co dzieje się wewnątrz firmy i na hali produkcyjnej. 

Rozwiązanie realnie wpływa na wyniki organizacji. Przedsiębiorstwa, które z niego korzystają, odnotowują po wdrożeniu zwiększenie wydajności pracy. Do tego wzrost liczby wytwarzanych produktów, oszczędność czasu na wystawianiu dokumentów WZ, a także szybszą realizację zamówień i proces planowania. Zwykle nie muszą przy tym zmieniać liczby zatrudnionych. Dlaczego? Dzieje się tak, ponieważ system automatyzuje powtarzalne czynności i dąży do minimalizacji błędów, a więc pracownicy są odciążeni i mogą skupić się na innych zadaniach.

Być może dane było Ci kiedyś usłyszeć, że system ERP do zarządzania produkcją nie sprawdzi się w małym zakładzie. To bardzo często powielany mit. Korzystanie z tego rozwiązania może przynieść korzyści zarówno małym, średnim jak i dużym firmom. Zwykle jednak te ostatnie mają większe doświadczenie we wdrażaniu tego rodzaju oprogramowania. To, czy sprawdzi się u Ciebie w przedsiębiorstwie, niezależnie od jego rozmiarów, musisz ocenić samodzielnie. Jak to zrobić? Już tłumaczę. 

Jeśli zastanawiasz się, czy wdrożenie programu do zarządzania produkcją będzie dobrym wyborem, pomyśl o tym, jaki jest cel wdrożenia systemu ERP w Twojej organizacji? Aby miało ono sens, musisz najpierw wyznaczyć cele, na przykład przy wykorzystaniu metody SMART. Zaczynając od tego kroku, zwiększasz szansę na powodzenie przedsięwzięcia oraz masz możliwość zastanowienia się nad tym, czy na pewno właśnie to oprogramowanie będzie odpowiednie do specyfiki pracy w Twojej firmie. Następnym etapem jest zastanowienie się nad tym, które z obecnych procesów potrzebujesz zautomatyzować dzięki ERP. Określ, jakich efektów oczekujesz po automatyzacji – ile czasu zaoszczędzą pracownicy? Ile procent zadań zostanie zautomatyzowane? Te pytania są ściśle powiązane z wyznaczonymi wcześniej celami.

Przeważnie mniejsze zakłady korzystają z prostych rozwiązań, takich jak np. stworzenie bazy klientów w darmowym programie z podstawowymi funkcjami. Jednak w momencie, w którym organizacja ma zbyt małą wiedzę, by dalej sobie dobrze radzić, warto zasięgnąć pomocy specjalistów i rozważyć wdrożenie systemu ERP. Szczególnie biorąc pod uwagę, że można go wdrażać stopniowo, zaczynając od pojedynczych modułów, w przyszłości rozbudowując je w zależności od potrzeb. Jeżeli więc firma ma ustabilizowane działanie, określony profil biznesowy i wyznaczony budżet, może śmiało zainwestować w ERP.

Projektem powinna kierować osoba z doświadczeniem w implementacji podobnych rozwiązań. Będzie ona odpowiedzialna za nadzorowanie prac i przekazywanie informacji między dostawcą a przedsiębiorstwem. Możesz zajmować się tym osobiście, ale zazwyczaj to stanowisko obejmowane jest przez Project Managera. To szczególnie dobry pomysł, jeśli masz zbyt wiele zadań na głowie i nie wystarcza Ci czasu, aby w pełni zaangażować się w przedsięwzięcie. 

Koordynator takiego projektu posiada kontrolę nad wdrożeniem. To osoba decyzyjna, która zbiera wymagania, a także oczekiwania obu stron – firmy i dostawcy. Uczestniczy ona w planowaniu i pomaga ustalić, co i w jakiej kolejności powinno zostać zrealizowane w trakcie implementacji. Dobry Project Manager powinien mieć za sobą doświadczenie we wdrażaniu podobnych rozwiązań, kompleksową znajomość procesów biznesowych organizacji i jej infrastruktury. Krótko mówiąc, musi to być ktoś, kto zna się na rzeczy. Możliwe, że wydaje Ci się, że informatyk to odpowiedni człowiek na miejscu osoby zarządzającej projektem wdrożeniowym, skoro zna się na komputerach – jednak nie zawsze stanowi on najlepszy wybór. Warto mieć taką osobę w zespole projektowym z uwagi na wiedzę techniczną, ale koordynatorem całego przedsięwzięcia powinien zostać ktoś z doświadczeniem w tym zakresie.

Jeśli masz sporo wątpliwości, a w Twojej głowie pojawiło się wiele pytań, zachęcam do przeczytania naszego poradnika: „39 pytań, które musisz sobie zadać przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP”. Wyjaśnia on wiele kwestii, o których warto pamiętać na każdym etapie przedsięwzięcia