Zalety i wady systemu WMS

Wyobraź sobie magazyn, w którym pracownicy każdego ranka biegają w chaosie próbując odnaleźć wszystkie produkty potrzebne do realizacji konkretnego zamówienia. Czasem przypomina to szukanie igły w stogu siana, a frustracja rośnie z każdą minutą spóźnienia. A teraz wyobraź sobie taki, w którym praca przebiega harmonijnie, każdy wie, gdzie dokładnie znajduje się dany towar i jaka ścieżka kompletacji będzie optymalna. Co łączy te dwie sytuacje? System WMS – jego obecność (w pierwszym przypadku) i nieobecność (w drugim) – który znacząco podnosi wydajność pracy w magazynie. Jak wygląda wdrożenie takiego rozwiązania? Jakie są zalety systemu WMS? Czy takie oprogramowanie ma jakieś wady? Czytaj dalej i dowiedz się więcej.

WMS (ang. Warehouse Management System), to narzędzie, które może zrewolucjonizować zarządzanie magazynem w firmie. Oprogramowanie jest skonstruowane tak, że jego algorytm gwarantuje zwiększenie wydajności pracy, poprawę jakości realizacji zleceń, a także obniżenie kosztów. Zalety WMS są niepodważalne. Czy jednak w przypadku takiego systemu można spodziewać się też tych mniej jasnych stron?

Choć nie można jednoznacznie twierdząco odpowiedzieć na pytanie, „czy istnieją wady systemu WMS?”, warto mieć na uwadze kilka wyzwań, które mogą pojawić się podczas takiego wdrożenia. Świadomość ich istnienia zwiększa szanse na sukces i powodzenie projektu.

Jednym z głównych wyzwań związanych z wdrożeniem systemu WMS bywa opór ze strony pracowników. Kadra może obawiać się zmian i konieczności dostosowania się do obsługi nowego narzędzia. Do wad systemu WMS należy także złożoność. Systemy WMS często są skomplikowane w użyciu, co powoduje, że wymagają czasu na naukę i adaptację przez pracowników. Złożoność może prowadzić do błędów w obsłudze, jeżeli kadra nie zostanie wcześniej odpowiednio przeszkolona. Istotnym ryzykiem, które wiąże się z korzystaniem z systemów WMS jest też bezpieczeństwo danych. Rozwiązania tego typu przechowują i przetwarzają mnóstwo informacji, dlatego istnieje ryzyko związane z ich bezpieczeństwem. Ich naruszenie może prowadzić do utraty wrażliwych danych i potencjalnych strat finansowych.

Dodatkowo, koszty wdrożenia tradycyjnego systemu WMS mogą być wysokie, co może stanowić dodatkową barierę dla firm z ograniczonym budżetem. W tym kontekście warto rozważyć wdrożenie WMS w modelu subskrypcyjnym, co redukuje początkowe koszty inwestycji, umożliwiając firmom cyfryzację magazynu bez dużych wydatków na starcie. Taki model finansowania projektu obniża barierę wejścia, dzięki czemu nawet mniejsze organizacje mogą osiągnąć korzyści, jakie przynosi system WMS.

Wdrożenie systemu WMS wiąże się z licznymi korzyściami. Korzystając z pomocy oprogramowania, pracownicy organizacji mogą swobodnie wykonywać prace magazynowe, które rozwiązanie kontroluje i poprawia ich wydajność. Zalety WMS to:

Główną funkcją, a zarazem najważniejszą korzyścią płynącą z wdrożenia WMS jest ogólne usprawnienie pracy w magazynie. Korzystanie z oprogramowania przyśpiesza pracę, dlatego, że eliminuje obowiązek ręcznego wprowadzania każdej dostawy czy wydania towarów. Ponadto istotnie usprawnia odnajdywanie produktów w magazynie, co ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy oferta jest rozbudowana, a powierzchnia duża. Co więcej, wszystkie te procesy dzieją się w czasie rzeczywistym, dlatego natychmiast po przyjęciu lub wydaniu towar jest dodawany, albo usuwany z bazy, a w systemie widnieje aktualny stan zgodny z rzeczywistością.

Zalety WMS dotyczą także przyspieszenia realizacji i wysyłki zamówień do Klientów. System pozwala szybko rejestrować zlecenia, dzięki czemu pracownik sprawnie przygotowuje zamówienie, a następnie generuje dokument WZ, który nie tylko aktualizuje stany magazynowe, ale dodatkowo ułatwia później klientowi wprowadzenie asortymentu na stan w swojej firmie.

Optymalne zarządzanie stanami magazynowymi przekłada się na redukcję kosztów. Dotyczy to przede wszystkim wydatków związanych z amortyzacją produktów, czy ich składowaniem. Stały ogląd aktualnej sytuacji eliminuje powstawanie złogów, dzięki czemu przedsiębiorstwo korzysta finansowo, ale i zyskuje lepszą jakość (z uwagi na świeżość towarów).

Korzystanie z systemu WMS poprawia wykorzystanie powierzchni, dzięki rozlokowywaniu towarów zgodnie z indywidualnie dopasowanymi do specyfiki danego magazynu regułami. Właściwe rozłożenie asortymentu pomaga zapewnić łatwy dostęp do produktów szybkorotujących co ma kluczowe znaczenie, np. w okresach pików sprzedażowych.

Wśród zalet systemu WMS należy wymienić także wsparcie efektywnej obsługi promocji i wyprzedaży. Dzięki możliwości integracji z systemem obsługującym te zdarzenia rozwiązanie automatycznie modyfikuje rozlokowanie towarów, które już znajdują się w magazynie lub kieruje nim podczas przyjęć nowych produktów. Podobnie, jak w przypadku modyfikacji rozłożenia celem wykorzystania powierzchni magazynowej, skutkuje to uproszczeniem i usprawnieniem kompletacji, co z kolei przekłada się na zwiększenie liczby wydań bez konieczności zwiększania załogi.

Projekt wdrożeniowy to skomplikowane przedsięwzięcie, które często wymaga zaangażowania dużych zasobów – finansowych, ludzkich, czasowych. Aby podnieść szanse na jego powodzenie, przed rozpoczęciem, należy zdefiniować konkretne cele biznesowe stojące za jego realizacją. Dobrze jest ustalić je już na etapie wyboru konkretnego rozwiązania. Pierwszym krokiem przygotowania projektu powinno być potwierdzenie z dostawcą wcześniej zdefiniowanych celów (lub ich wspólne wyznaczenie, jeśli nie zostało to zrobione wcześniej) i określenie mierników realizacji każdego z nich. 

Rozpoczęcie wdrożenia systemu WMS w odpowiedni sposób zwiększy szanse na osiągnięcie konkretnych i wartościowych korzyści dla Twojej organizacji.

Wady systemu WMS, jak i zalety należy rozpatrywać raczej w kategoriach szans i wyzwań. Duży wpływ na wykorzystanie pierwszych, lub „utopienie” projektu przez te drugie, ma podejście do wdrożenia (zarówno Klienta, jak i dostawcy), jasne określenie na początku celów wraz z miernikami ich realizacji oraz gotowość do zmian. 

Samo wdrożenie systemu zarządzania magazynem to krok w kierunku poprawy efektywności, który może przynieść firmie liczne korzyści. Chcąc jednak postawić go pewnie, warto zacząć od dobrego przygotowania do rozpoczęcia projektu. Aby dodatkowo zwiększyć spójność operacyjną i zapewnić jeszcze lepsze zarządzanie zasobami oraz procesami biznesowymi w całej organizacji warto zintegrować WMS z oprogramowaniem do zarządzania zasobami i procesami biznesowymi. System ERP łączy bowiem wszystkie najważniejsze działania przedsiębiorstwa, od finansów i HR, po produkcję i łańcuch dostaw.