Kiedy warto wdrożyć system WMS?

Twoja firma się rozwija, zyskuje coraz więcej zamówień, magazyn pęka w szwach i powoli zaczyna brakować w nim miejsca. Wydajność spada, a liczba błędów w zamówieniach rośnie. Przychodzi moment, w którym praca na kartkach lub prosty program magazynowy nie będzie już wystarczający. Zastanawiasz się, czy to dobry moment na wdrożenie systemu WMS? Jest kilka elementów, na które należy zwrócić uwagę. Aby łatwiej było podjąć decyzję, w artykule przybliżyłem najważniejsze z nich. 

Moduł magazynowy to rozwiązanie, które jest częścią systemu ERP. Gromadzi informacje o tym, kiedy towar wszedł, a kiedy wyszedł z magazynu. Ewidencjonuje stany na podstawie dokumentów magazynowych. Takie systemy zawierają również szczegółowe informacje o obrotach towarów w obrębie magazynu w wymiarze wartościowo-ilościowym, ale nie posiadają danych na temat zmian ich położenia w magazynie.

System WMS zarządza wszystkimi procesami, które zachodzą w magazynie – od przyjęcia towaru, przez jego rozlokowanie, przesunięcia i optymalizację rozmieszczenia, kompletację, aż po pakowanie i wydanie, a także inwentaryzację.

Aby łatwiej było zwizualizować sobie to porównanie, wyobraź sobie dwie różne sytuacje:

• posiadasz moduł magazynowy w swoim systemie ERP – widzisz w nim, ile łącznie towaru posiadasz, ale program nie pomaga Ci go zlokalizować. Samodzielnie musisz przeszukać magazyn, aby odnaleźć produkty potrzebne do skompletowania zamówienia.
• korzystasz z rozwiązania WMS – system pokazuje, jaką liczbę danego produktu posiadasz oraz w jakich dokładnie lokacjach. System wyznacza optymalną trasę zbiórki, wskazując liczbę produktów do pobrania i miejsce ich składowania.

Istnieje wiele czynników, od których zależy, czy i kiedy powinno się zainwestować w system WMS. Liczba pozycji w kartotece sięgająca tysięcy, wielopiętrowy magazyn o dużej powierzchni, problemy z rotacją pracowników, sezonowa zmienność asortymentu… Brzmi znajomo? Poniżej wymienię najważniejsze elementy, na które warto zwrócić uwagę przed podjęciem decyzji o wdrożeniu rozwiązania WMS.

Twoja oferta często się zmienia i wprowadzasz do niej coraz to nowe produkty. Jednocześnie jest ich więcej niż lokacji poborowych w magazynie, więc z założenia nie mają one swojego stałego położenia. Są przez to odkładane w losowe miejsca, które są w danym momencie dostępne. Niestety, taki proces często wymyka się spod kontroli i w natłoku pracy magazynierzy nie pamiętają, gdzie odłożyli paletę czy konkretny produkt. Bez systemu WMS nie ma informacji o tym, gdzie dany towar leży. Przede wszystkim utrudnia to i wydłuża proces kompletacji. Dodatkowo taka sytuacja może powodować pomyłki w procesie inwentaryzacji. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce w Twojej firmie, to jest to moment, w którym warto rozważyć implementację systemu WMS. 

Duża powierzchnia magazynu powiązana z niewłaściwym rozłożeniem towaru i przypadkową ścieżką zbiórki to nadmiarowo i nieefektywnie przebyte kilometry oraz zmarnowany czas pracy magazynierów. System klasy WMS zarządza towarem w sposób, który zapewnia jego odpowiednie rozmieszczenie tak, aby zbiórka towarów była jak najbardziej wydajna. System WMS może m.in. wyliczać odległości pomiędzy lokacjami i układać optymalną marszrutę, co znacząco skraca czas kompletacji na dużych powierzchniach.

Kiedy magazyn jest wyposażony w regały piętrowe, a dostęp do towaru „z ziemi” jest niemożliwy lub utrudniony, to wdrożenie systemu WMS będzie dużym ułatwieniem. Rozwiązanie wspomaga zarządzanie towarem na górnych piętrach i we właściwych momentach zleca jego przeniesienie na dolne lokacje. Z kolei w przypadku kiedy w lokacjach poborowych znajdują się produkty, które aktualnie gorzej się sprzedają, system WMS zarządza ich transfer na znajdujące się wyżej lokacje buforowe, aby zwolnić miejsce na produkty, które w tym momencie cieszą się większym zainteresowaniem. Dodatkowo, kiedy wśród magazynierów znajdują się osoby z uprawnieniami na wózki widłowe, system WMS pozwala na efektywne zarządzanie ich pracą poprzez przydzielanie zleceń odpowiednio wykorzystujących ich kwalifikacje. 

Warto pamiętać, że wielkość magazynu i to, czy posiada regały piętrowe, nie jest najważniejszą kwestią decydującą, czy w firmie potrzebny jest WMS. Jeśli magazyn ma powierzchnię zaledwie 50m2, ale oferujemy bardzo szeroki asortyment, liczony w tysiącach, rozwiązanie WMS będzie bardzo pomocne przy codziennym zarządzaniu i realizacji zamówień. Z kolei prosty moduł magazynowy może sprawdzić się w przypadku, gdy Twoja firma posiada wąski zakres asortymentowy.

Istnieją produkty, których sprzedaż uwarunkowana jest porą roku lub sezonowością charakterystyczną dla danej branży. Reorganizacja magazynu do kolejnego sezonu często rozpoczyna się już kilka miesięcy przed jego wystąpieniem. System WMS pomaga w sukcesywnej realokacji towarów, jednocześnie nie powodując spadku wydajności przy bieżącej pracy. Jeśli sprzedaż większości towarów z Twojej oferty podlega okresowej zmianie, to system WMS zapewni płynne przejścia między sezonami.

Czy liczba magazynierów ma znaczenie podczas decyzji o wdrożeniu systemu WMS? To zależy od sytuacji, w której znajduje się Twoja firma. Aby ocenić ten aspekt, zadaj sobie pytanie: co się stanie w momencie, kiedy połowa Twojej załogi odejdzie z dnia na dzień? Jak długo będzie trwało wdrożenie nowych pracowników? Jeśli po kilku dniach nowozatrudniony magazynier już orientuje się, gdzie znajduje się większość produktów i realizuje zbiórkę w podobnym tempie, jak doświadczeni koledzy, to Twój magazyn jest prawdopodobnie na tyle „prosty”, że nie potrzeba systemu WMS, aby nim zarządzać. Jeżeli jednak odejście połowy załogi paraliżuje pracę, a nowi magazynierzy nawet po kilku tygodniach nadal nie wiedzą, gdzie szukać poszczególnych towarów, to WMS jest konieczny. Dzięki niemu pracownicy nie będą musieli uczyć się produktów i ich rozlokowania, a wdrożenie do efektywnej pracy zajmie zaledwie kilka lub kilkanaście godzin. 

Teraz już wiesz, czym różni się rozwiązanie WMS od modułu magazynowego. Znasz już parametry, które musisz przeanalizować, aby podjąć decyzję o wyborze odpowiedniego systemu. Wiele zależy od specyfiki magazynu, ale dzięki tym informacjom będzie ci łatwiej podjąć odpowiednią decyzję. Jeżeli jednak wciąż się wahasz i potrzebujesz fachowej porady, zachęcam do kontaktu z naszymi ekspertami – chętnie odpowiedzą na pytanie i pomogą w wyborze rozwiązania, które będzie odpowiednie dla Twojego przedsiębiorstwa.