Zarządzanie personelem w systemie ERP

Dział kadr to bardzo ważna część przedsiębiorstwa, a jego zakres zadań jest szeroki. Obejmuje m.in. prowadzenie ewidencji zatrudnionych osób, obsługę dokumentów pracowniczych, naliczanie, ewidencję i wypłatę wynagrodzeń. Wykorzystanie systemu ERP do zarządzania personelem to sposób na zautomatyzowanie wielu procesów oraz odciążenie pracy zespołu kadrowego w Twojej firmie. Jak rozwiązanie ERP wspiera zarządzanie zasobami ludzkimi i jakie korzyści przynosi całej organizacji? Zapraszam do przeczytania artykułu. 

Jakie funkcje powinien posiadać moduł odpowiadający za zarządzanie zasobami ludzkimi w systemie ERP? W zależności od firmy zapotrzebowanie może być różne. Niektórym przedsiębiorstwom prosty program, np. zawierający kartotekę pracowników, wystarczy. Jeżeli nie ma zbyt wielu pracowników – wtedy też zarządzanie nimi wymaga mniej pracy. Natomiast kiedy firma rozrasta się, lub ma bardzo złożoną strukturę, warto rozważyć zamianę na moduł ERP, posiadający dodatkowe funkcjonalności, które będą wspierały jego pracę. 

Jeżeli system ERP posiada moduł przeznaczony do zarządzania personelem, to osoby pracujące w dziale zasobów ludzkich mają wgląd m.in. w kartotekę pracowników. Ta funkcja daje możliwość podglądu i edycji czasu pracy, nieobecności oraz urlopów osób zatrudnionych w firmie.

Ta funkcja umożliwia tworzenie list płac i redagowanie ich. Wszystkie składki brane są pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia pracownika, możliwa jest także manualna modyfikacja. Następnie moduł umożliwia automatyczny przelew na konto bankowe wskazane wcześniej przez osobę zatrudnioną. 

Kolejna funkcja to gromadzenie informacji o kandydatach do pracy. Mogą zostać opisani konkretnym zestawem cech, np. znajomość języka obcego i komunikatywność. System przechowuje dane oraz CV czy listy motywacyjne, przypisane do potencjalnego pracownika. Istnieje możliwość utworzenia stanowiska z konfiguracją cech, a następnie dopasowanie do niego kandydatów, którzy spełniają wymagania. 

Ostatnią, równie ważną funkcją, jest portal pracowniczy. To wersja oprogramowania dla osób, które są zatrudnione w firmie. Za pośrednictwem platformy mogą samodzielnie wypełniać różnego rodzaju wnioski, np. urlopowe, oraz widzieć ich status. Mają możliwość zarządzania danymi osobowymi, takimi jak np. adres czy numer konta bankowego. W tym miejscu mogą także sprawdzić listy płacowe. Taka funkcja jest nie tylko intuicyjna, ale też pomaga zaoszczędzić czas, który w tradycyjnym modelu firmy zostałby przeznaczony na napisanie wniosku od podstaw, dostarczanie go do odpowiedniej osoby lub sprawdzanie jego statusu poprzez wysyłanie zapytań na firmowy adres e-mail. 

Korzystanie z modułu zarządzania personelem w systemie ERP przynosi wiele korzyści. Co konkretnie daje wprowadzenie go w firmie? 

Dzięki wymienionym wcześniej funkcjom, dział zarządzający zasobami ludzkimi oszczędza mnóstwo czasu. Zamiast wertować papierowe kartoteki pracownicze w poszukiwaniu ważnych informacji, mogą korzystać z elektronicznej wersji. Jednocześnie pracownicy, którzy potrzebują kontaktu z tą jednostką w organizacji, np. chcą złożyć wniosek urlopowy, nie muszą tworzyć takich dokumentów w wersji papierowej, podpisywać ich, drukować oraz dostarczać do firmy w wyznaczonym czasie. Wystarczy wypełnienie wniosku w panelu pracowniczym, a dział HR otrzymuje go bezzwłocznie. 

Moduł posiada bardzo wygodną i intuicyjną platformę pracowniczą, w której personel samodzielnie może ewidencjonować czas pracy, planować nieobecności i urlopy. Przełożeni mają wgląd w te informacje, co ułatwia im zarządzanie pracownikami i ustalanie miesięcznych celów na podstawie m.in. dostępności danej osoby. 

Dzięki temu modułowi, pracownicy działu zarządzania personelem automatyzują większość zadań, które do tej pory musieli wykonywać manualnie. Minimalizacja błędów, które mogą powstawać przy ręcznym wypełnianiu dokumentów to jedna z bardzo ważnych korzyści, które wynikają z zarządzania personelem w systemie ERP. Dodatkowo daje to więcej czasu na zajmowanie się np. rekrutacjami lub motywowaniem pracowników. 

System pomaga w tworzeniu i redagowaniu listy płac. Uwzględnia wszystkie ważne składniki, takie jak odprowadzane składki ZUS, nieobecności lub nadgodziny, zajęcia komornicze oraz inne potrącenia. Po wyliczeniu automatycznie generuje przelewy. To kolejna funkcja, która odnosi się także do poprzedniej korzyści – nie trzeba wykonywać przelewów ręcznie, więc pomaga oszczędzić bardzo dużo czasu, a także minimalizuje ryzyko popełnienia błędu przy wpisywaniu danych. W dodatku wdrożenie początkujących pracowników działu zasobów ludzkich staje się dużo łatwiejsze, gdy mogą korzystać z systemu, który ułatwia te zadania. 

Znasz już charakterystykę modułu, który umożliwia zarządzanie personelem w systemie ERP, oraz korzyści, jakie z niego płyną. Jakie są efekty jego wdrożeń?

Firma Everest Finanse S.A. zdecydowała się zaimplementować system ERP. Dzięki temu wdrożyliśmy rozwiązania umożliwiające rejestrowanie oraz monitorowanie pracy działu zajmującego się windykacją. Przełożyło się to na zwiększenie skuteczności czynności prowadzonych przez pracowników. Ponadto zaprojektowaliśmy funkcję, która pozwala na automatyczne rozliczenia pracy raz w tygodniu dla dwóch tysięcy sprzedawców, co znacznie ułatwia proces dla tak dużej grupy handlowców. 

Producent rur i profili, Dagat-Eco, również zdecydował się na wdrożenie systemu ERP. Moduł zarządzania personelem zwiększył efektywność rozliczania czasu pracy osób, które biorą udział w produkcji. Dodatkowo rozwiązanie przyspiesza i ułatwia rozliczanie czasu pracy dzięki automatycznemu wyliczaniu list płac. 

Podsumowując, moduł zarządzania personelem w systemie ERP przynosi wiele korzyści i realnie wspomaga pracę firmy. Jeśli chcesz ulepszyć pracę działu kadr i ułatwić im zarządzanie pracownikami, ten moduł dobrze sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie. Weź go pod uwagę przy wdrażaniu rozwiązania ERP w organizacji.