Zarządzanie personelem w systemie ERP

Aktualizacja artykułu – luty 2025

Dział kadr to bardzo ważna część przedsiębiorstwa, a zakres jego działań jest niezwykle szeroki. W zależności od organizacji może obejmować m.in. nabór pracowników, prowadzenie ewidencji zatrudnionych osób, obsługę dokumentów pracowniczych, naliczanie, a także ewidencję i wypłatę wynagrodzeń. Wykorzystanie systemu ERP do zarządzania zasobami ludzkimi to sposób na zautomatyzowanie wielu procesów oraz odciążenie pracy kierowników w firmie. Jak dział HR usprawnia proces podejmowania decyzji wykorzystując system ERP? Jak wygląda zarządzanie personelem w dedykowanym do tego celu oprogramowaniu?

Jakie funkcje powinien posiadać moduł do zarządzania zasobami ludzkimi w systemie ERP? W zależności od firmy zapotrzebowanie może być różne. Niektórym przedsiębiorstwom wystarczy prosty program, np. zawierający jedynie kartotekę pracowników. Jeżeli kadra nie jest zbyt liczna zarządzanie zasobami ludzkimi (ang. Human Resources Management) nie jest szczególnie skomplikowane. Natomiast kiedy przedsiębiorstwo rozrasta się, lub ma bardzo złożoną strukturę i procesy, warto rozważyć zamianę prostego narzędzia na dedykowany moduł systemu ERP.

System ERP wspiera organizacje w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Dzięki integracji danych w jednym miejscu możliwe jest monitorowanie kluczowych procesów, takich jak rekrutacja, ocena pracowników, szkolenia, czy planowanie rozwoju. Moduły ukierunkowane na wsparcie pracy działów HR pozwalają na automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak ewidencja czasu pracy czy naliczanie pensji i odzyskanie czasu na działania wymagające zaangażowania pracowników – motywowanie, czy spersonalizowane podejście do wynagradzania. Ułatwia to nie tylko kontrolę nad zarządzaniem zasobami ludzkimi, ale także optymalizuje procesy, zwiększając efektywność całego działu HR. Wdrożenie systemu ERP pozwala firmie lepiej dopasować zasoby ludzkie do zmieniających się potrzeb organizacji.

Ta funkcja umożliwia tworzenie list płac i redagowanie ich. Wszystkie składki brane są pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia pracownika, możliwa jest także manualna modyfikacja. Następnie moduł umożliwia automatyczny przelew na konto bankowe wskazane wcześniej przez osobę zatrudnioną. 

Kolejna funkcja to gromadzenie informacji o kandydatach do pracy. Zatrudnianie nowych pracowników to wymagający proces, który w dużej mierze usprawnia dopasowane do potrzeb oprogramowanie. Może ono gromadzić bardzo specyficzne dane na temat potencjalnych pracowników i ich umiejętności, np. znajomości języka obcego. System przechowuje dane, CV oraz listy motywacyjne przypisane do potencjalnego pracownika. Istnieje możliwość utworzenia stanowiska z konfiguracją cech, a następnie dopasowanie do niego kandydatów, którzy spełniają wymagania, posiadają konkretne umiejętności i doświadczenie.

Ostatnią, równie ważną funkcją, jest portal pracowniczy. Za jego pomocą osoby zatrudnione mogą samodzielnie wypełniać różnego rodzaju wnioski (np. urlopowe), widzieć ich aktualny status, zarządzać swoimi danymi itd. Mają podgląd do własnych umów, listy płac czy rachunków, co podnosi komfort pracy, a z drugiej strony oszczędza czas ludziom pracującym na stanowiskach kierowniczych we wszystkich działach firmy.

Taka funkcja jest nie tylko intuicyjna, ale też pomaga zaoszczędzić czas, który w tradycyjnym modelu firmy zostałby przeznaczony na napisanie wniosku od podstaw, dostarczanie go do odpowiedniej osoby lub sprawdzanie jego statusu poprzez wysyłanie zapytań na firmowy adres e-mail. 

Korzystanie z modułu zarządzania personelem w systemie ERP przynosi wiele korzyści. Co konkretnie daje zaimplementowanie go w firmie? Jak oprogramowanie wspiera zarządzanie zasobami ludzkimi?

Dzięki omówionym wcześniej funkcjom dział zarządzający zasobami ludzkimi oszczędza mnóstwo czasu. Zamiast wertować papierowe kartoteki pracownicze w poszukiwaniu ważnych informacji, kierownicy mogą weryfikować doświadczenie, umiejętności i planować na tej podstawie zadania korzystając z ich elektronicznej wersji.

Jednocześnie pracownicy, którzy chcą np. złożyć wniosek urlopowy, czy powiadomić o zmianie danych nie muszą tworzyć takich dokumentów w wersji papierowej, podpisywać ich, drukować oraz dostarczać do firmy w wyznaczonym czasie. Wystarczy wypełnienie wniosku w panelu pracowniczym, a dział HR otrzymuje go automatycznie.

Moduł do zarządzania zasobami ludzkimi posiada bardzo wygodną i intuicyjną platformę pracowniczą, w której personel samodzielnie może ewidencjonować czas pracy, planować nieobecności i urlopy. Przełożeni mają wgląd w te informacje, co ułatwia im działania z zakresu zarządzania: od planowania miesięcznych celów (m.in. na podstawie dostępności danej osoby), przez szkolenia i ich organizację, aż po nagradzanie pracowników.

Dzięki temu modułowi, pracownicy działu zarządzania personelem automatyzują większość powtarzalnych zadań, które do tej pory musieli wykonywać manualnie. Takie podejście pozwala oszczędzić ich czas na realizację zadań dotyczących rozwoju i motywowania obecnych oraz rekrutacji nowych pracowników. Co więcej, kolejną korzyścią wynikającą z korzystania z tego narzędzia jest minimalizacja błędów, które mogą powstawać przy ręcznym wypełnianiu dokumentów.

System pomaga w tworzeniu i redagowaniu listy płac. Oprogramowanie uwzględnia wszystkie ważne składniki, takie jak odprowadzane składki ZUS, nieobecności lub nadgodziny, zajęcia komornicze oraz inne potrącenia. Po wyliczeniu automatycznie generuje przelewy dla pracowników. To kolejna funkcja, która odnosi się także do poprzedniej korzyści – przelewy nie muszą być wykonywane ręcznie, osoby zatrudnione w dziale kadr mogą oszczędzić bardzo dużo czasu i przeznaczyć go na inne działania. Ponadto minimalizowane jest ryzyko popełnienia błędów przy wpisywaniu danych. W dodatku wdrożenie początkujących pracowników działu zasobów ludzkich staje się dużo łatwiejsze, gdy mogą korzystać z systemu do zarządzania personelem, który ułatwia zadania i prowadzi ich krok po kroku przez każde zadanie.

Znasz już charakterystykę modułu, który umożliwia zarządzanie personelem w systemie ERP, oraz korzyści, jakie z niego płyną. Jakie są efekty jego wdrożeń?

Jeden z naszych Klientów z branży pożyczkowej zdecydował się zaimplementować nasz system ERP. Dzięki temu wdrożyliśmy rozwiązania umożliwiające precyzyjne rejestrowanie oraz monitorowanie pracy działu zajmującego się windykacją. Przełożyło się to na zwiększenie skuteczności czynności prowadzonych przez pracowników. Ponadto zaprojektowana została funkcja, która pozwala na automatyczne rozliczenia czasu pracy raz w tygodniu dla dwóch tysięcy sprzedawców, co znacznie skraca i ułatwia proces obejmujący ta dużą grupę handlowców. 

Inny z naszych Klientów, producent rur i profili, również zdecydował się na wdrożenie systemu ERP. Moduł zarządzania personelem zwiększył efektywność rozliczania czasu pracy osób realizujących proces produkcyjny. Dodatkowo rozwiązanie automatycznie przygotowuje listy płac, odciążając pracowników działu kadr z realizacji tego żmudnego zajęcia w każdym miesiącu.

Podsumowując, moduł zarządzania personelem w systemie ERP przynosi wiele korzyści i realnie wspomaga pracę firmy. Jeśli chcesz ulepszyć pracę działu kadr i ułatwić im zarządzanie pracownikami, ten moduł dobrze sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie. Weź go pod uwagę przy wdrażaniu rozwiązania ERP w organizacji.

Przejdź z wielu narzędzi i arkuszy kalkulacyjnych na jeden skalowalny system ERP z modułem do zarządzania zasobami ludzkimi. Skontaktuj się z naszym ekspertem, by dowiedzieć się, jak Twoja firma może zacząć korzystać z oprogramowania klasy ERP.

System ERP, czyli Enterprise Resource Planning, został stworzony po to, by usprawnić planowanie zasobów, również ludzkich. Zamiast ręcznie dopasowywać pracowników do projektów i monitorować ich obciążenie, system ERP robi to automatycznie, pomagając firmie działać efektywniej. Jak to wygląda w praktyce? Funkcje systemu ERP pozwalają:

• Dopasować zasoby do projektów i operacji – oprogramowanie ERP umożliwia przydzielanie odpowiednich osób do zadań, biorąc pod uwagę dostępność pracowników, kwalifikacje oraz bieżące obciążenie pracą.
• Monitorować i optymalizować wykorzystanie pracowników – system pomaga wykrywać, którzy pracownicy są przeciążeni, a którzy mają wolne moce przerobowe, co pozwala lepiej równoważyć obciążenie pracą.
• Automatyzować procesy planowania rekrutacji – np. integracja z systemami rekrutacyjnymi pozwala szybciej reagować na zmiany w strukturze zatrudnienia i zapotrzebowanie na nowe kompetencje.
• Zarządzać nieobecnościami w kontekście planowania – system pozwala uwzględniać urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności w kontekście harmonogramów pracy, aby uniknąć luk kadrowych.
• Planować rozwój personelu – system pomaga w identyfikowaniu potrzeb szkoleniowych, umożliwiając rozwój i szkolenia pracowników .

Dzięki tym wszystkim funkcjom, pracownicy działu HR mogą prognozować zapotrzebowanie na pracowników, a także skoncentrować się na rozwijaniu partycypacji pracowników, identyfikacji luk kompetencji oraz dostosowywaniu zasobów ludzkich do strategii biznesowej. Tym samym, system ERP zastępuje wiele różnych aplikacji i arkuszy kalkulacyjnych, redukując koszty i czas poświęcany zarówno na planowanie zasobów ludzkich oraz na aspekty zarządzania zasobami ludzkimi.

Tak, system ERP daje możliwość integracji z dedykowanymi systemami do rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki temu firmy mogą:

• Zarządzać procesem rekrutacji – oprogramowanie ERP może współpracować z narzędziami umożliwiającymi zbieranie aplikacji, analizowanie CV oraz dopasowywanie kandydatów do stanowisk.
• Centralizować dane – integracja umożliwia przesyłanie danych z systemów HRM do ERP, co pozwala na łatwy dostęp do informacji o pracownikach w jednym miejscu.
• Ułatwić proces onboardingu – po zatrudnieniu pracownika jego dane z systemu rekrutacyjnego są automatycznie przenoszone do modułu ERP, co pozwala na szybkie rozpoczęcie procesu wdrożenia.
• Śledzić rozwój pracowników – integracja ERP z HRM umożliwia monitorowanie szkoleń, ocen pracowniczych i ścieżek kariery.

System ERP może przechowywać szeroki zakres danych o pracownikach, w tym:

1. Dane osobowe – imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, dane kontaktowe.
2. Historia zatrudnienia – stanowiska pracy, daty zatrudnienia i rozwiązania umowy.
3. Dane płacowe – wynagrodzenie, premie.
4. Ewidencja czasu pracy – godziny pracy, urlopy, nieobecności, nadgodziny.
5. Dokumenty pracownicze – umowy, aneksy, listy płac.

Przechowywanie tych danych w scentralizowanym systemie pozwala na łatwy dostęp i wykorzystanie w obszarze spraw pracowniczych.

Tak, oprogramowanie ERP może mieć wbudowany moduł płacowy, który upraszcza i automatyzuje proces obliczania oraz wypłacania wynagrodzeń, eliminując konieczność ręcznych obliczeń i minimalizując ryzyko błędów. Taki moduł pozwala m.in. na:

1. Tworzenie i edycję list płac – system pozwala na generowanie list płac i ich modyfikację.
2. Uwzględnianie składek – wynagrodzenie jest wyliczane z uwzględnieniem wszystkich obowiązujących składek.
3. Automatyczne przelewy – po zatwierdzeniu listy płac system może samodzielnie realizować przelewy wynagrodzenia na konta pracowników.