Funkcje systemu księgowego i finansowego ERP

Lata obrachunkowe

Program do prowadzenia księgowości umożliwia zdefiniowanie roku obrachunkowego nie pokrywającego się z latami kalendarzowymi. Firma ma możliwość zdefiniowania pierwszego roku działalności o długości od 6 do 18 miesięcy oraz przesunięcia roku bilansowego w stosunku do roku kalendarzowego. Ponadto do każdego roku system dodaje dodatkowo dwa okresy: bilans otwarcia – gdzie znajdują się dokumenty BO oraz jego korekty; bilans zamknięcia („trzynasty okres”) – przeznaczony na dokonywanie przeksięgowań rocznych.

Plan kont

Program księgowy umożliwia zdefiniowanie zakładowego planu kont poprzez wprowadzenie kont syntetycznych i zdefiniowanie do wybranych kont budowy analitycznej wykorzystując standardowe słowniki systemu (np. klienci, dostawcy, pracownicy) oraz zdefiniowane przez operatora. Konto może posiadać do 20 znaków z dowolnymi separatorami.

Definicja planu kont jest przypisana do roku bilansowego, umożliwia to zmianę planu kont na przełomie lat, w przypadku braku decyzji o modyfikacji planu kont program kopiuje dotychczasowy plan. W przypadku zmiany planu kont, istnieje możliwość zdefiniowania wzoru przenoszenia sald między różnymi kontami lat.

Schematy dekretacji

Zdefiniowanie automatycznych schematów dekretowania znacznie przyspiesza (automatyzuje) księgowanie dokumentów o modelach schematycznych dekretowania (np. dokumenty zakupu, sprzedaży, magazynowe, amortyzacji). W przypadku powtarzalnych księgowań miesięcznych można na podstawie dokumentów księgowych tworzyć szablony dekretowania, które również mogą być parametryzowalne.

Rejestrowanie dokumentów

Rejestrowanie dokumentów księgowych może odbywać się ręcznie lub automatycznie. Są one uwzględniane w podziale na rejestry księgowe, ponadto dokumenty VAT dodatkowo w rozbiciu na rejestry VAT. Każdy dokument może mieć dwa stany: niezaakceptowany – umożliwia poprawienie lub modyfikację zapisów dotyczących dokumentu i zaakceptowany – który oznacza, że redagowanie dokumentu zostało zakończone i jest on gotowy do zaksięgowania (użytkownik może ustawić próbne księgowanie już na poziomie akceptowania). Program do prowadzenia księgowości umożliwia zdefiniowanie, a później używanie schematów automatycznej dekretacji, co znacznie przyspiesza i ułatwia rejestrowanie dokumentów, których schematy dekretowania da się opisać np. dokumentów sprzedaży, zakupu, magazynowych, rozliczania różnic kursowych, przeksięgowania kosztów itd.
Dzięki integracji z modułem obiegu dokumentów, księgowanie dokumentów zakupu staje się jeszcze łatwiejsze. Dzięki opisom faktur zakupowych dokonanym przez osoby merytoryczne, faktury zakupu księgują się automatycznie, podobnie jak faktury sprzedaży.

Automatyczne księgowanie

Program do prowadzenia księgowości jest ściśle zintegrowany z innymi modułami aplikacji Teneum X. Umożliwia to wgląd w rejestry różnych dokumentów pochodzących z innych modułów, a podlegających księgowaniu, np. dokumenty VAT (zakupu, sprzedaży), dokumenty magazynowe, noty magazynowe, dokumenty kasowe i bankowe. Operator może decydować o momencie zaksięgowania w/w dokumentów, lub moduł może dokonywać samodzielnie pełnego księgowania w momencie akceptacji dokumentów źródłowych w innych modułach.

Księgowanie dokumentów

Moduł umożliwia dwustopniowe księgowanie dokumentów: księgowanie próbne (wpływające na stan kont księgowych), które można jeszcze wycofać do ewentualnego usunięcia lub poprawienia oraz księgowanie końcowe, (wymagane do zamknięcia okresu), którego nie ma możliwości wycofania.

Przeglądanie kont księgowych

Moduł umożliwia szybkie i wygodne przeglądanie otwartych kont księgowych wraz z obrotami kolejnych okresów oraz sald z nich wynikających. Z przeglądania obrotów kont księgowych można w wygodny sposób przejść do przeglądania zapisów księgowych, a później do dokumentu źródłowego, którego zapis dotyczy. Dzięki mechanizmom wyszukiwania poszczególnych dokumentów i dekretów, wyjaśnianie ewentualnych nieścisłości i wątpliwych księgowań przestaje być tak uciążliwe jak dotychczas.

Przeglądanie zapisów księgowych

System finansowo-księgowy umożliwia przeglądanie zapisów znajdujących się na kontach oraz szybkie znajdowanie i podgląd dokumentów źródłowych z których pochodzi dany dekret.

Rejestry dokumentów VAT

Ewidencja VAT umożliwia pracownikom działu księgowości rozliczanie podatku od towarów i usług, jest prowadzona w programie w odrębnych rejestrach VAT’-owskich, które mogą, ale nie muszą pokrywać się z rejestrami księgowymi. Kartoteki te są podzielone na miesiące sprawozdawcze, za które wystawiana jest deklaracja VAT-7. Program do księgowości automatycznie tworzy ewidencję VAT na podstawie wprowadzanych dokumentów księgowych, których typ jest zdefiniowany jako dokument VAT.

Program do prowadzenia księgowości

Ewidencja tworzona jest w podziale na:

• sprzedaż krajową
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów
• sprzedaż eksportową
• zakupy krajowe
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
• dostawy z importu
• usługi importowe

Możliwe jest definiowanie równych grup podatkowych tak, aby na podstawie ewidencji VAT było możliwe całkowicie automatyczne sporządzenie deklaracji VAT. Oprogramowanie księgowe pozwala również na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów.

Dokumenty VAT do rozliczenia

System finansowo – księgowy umożliwia rozliczanie podatku dokumentów w innym miesiącu niż okres księgowania poprzez podanie miesiąca VAT, lub zostawienie dokumentu do późniejszego rozliczenia. Dokumenty bez wypełnionego miesiąca rozliczenia umieszczane są w kartotece dokumentów do rozliczenia, z pozycji której możemy w każdej chwili zdecydować o okresie ich rozliczenia. Program do księgowości umożliwia łatwe kontrolowanie podatku naliczonego od zakupów, których termin odliczenia przypada w innym momencie, niż data samego dokumentu (np. data zapłaty). Moduł oferuje też wsparcie obsługi VAT’u na złe długi.

Deklaracja VAT-7, VAT-7K

Na podstawie informacji zgromadzonych w ewidencji VAT program księgowy drukuje deklarację podatkową VAT-7 i VAT-7K. Deklaracje te mogą być również wysłane elektronicznie do Urzędu Skarbowego poprzez moduł eDeklaracje, z użyciem podpisu elektronicznego.

Sprawozdania finansowe

Moduł umożliwia pracownikom działu księgowości samodzielne definiowanie sprawozdań finansowych poprzez określenie wierszy i kolumn ze sposobem wyliczania kwot poszczególnych wierszy, poprzez podanie kont księgowych i rodzajów kwot, lub operacji pomiędzy poszczególnymi komórkami samego sprawozdania. Przykładowe sprawozdania to F-01, CIT-2, PIT-5, bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie przepływów pieniężnych.

Rozliczenia międzyokresowe

Program do księgowania wyposażony jest w mechanizm tworzenia automatycznych rozliczeń międzyokresowych, który ułatwia pracownikom działu księgowości prowadzenie kontroli comiesięcznych księgowań dotyczących np. ubezpieczeń, czy prenumerat, itp. Istnieje możliwość ustawienia częstotliwości odpisów, długości okresu, podziału na jakie konta ma być dokonywany odpis. Dzięki temu mechanizmowi system księgowy eliminuje pomyłki związane z rozliczaniem kosztów lub przychodów międzyokresowych.