Sprawy handlowe

Kartoteka kontrahentów

Rozwiązanie umożliwia pracownikom działu handlowego ewidencję podmiotów, czyli kontrahentów należących do otoczenia firmy. Pozwala na ich grupowanie w oddzielne bazy (klientów, dostawców, potencjalnych klientów, itp.). Lista baz jest definiowalna z poziomu systemu CRM, a kryterium grupowania może być dowolne. Podmioty mogą być zarówno osobami prawnymi jak i osobami fizycznymi. Kartoteka podmiotów jest połączona z kartoteką klientów, dostawców, itp., gdy podmiot jest odpowiednio klientem, dostawcą, itp. Zmiana wspólnych danych dokonywana jest jednocześnie w obu kartotekach.

Osoby

System CRM umożliwia ewidencję pracowników firm zarejestrowanych jako podmioty, z którymi utrzymujemy kontakt. Każda osoba jest powiązana z określonym podmiotem. Podmioty będące firmami mogą mieć zarejestrowanych wiele osób. W przypadku podmiotów będących osobami fizycznymi z jednym podmiotem może być związana tylko jedna osoba, a część danych jest wspólna i automatycznie aktualizuje się między kartoteką podmiotów i osób.

Każda osoba może być opisana przez:

  • personalia – imię, nazwisko, płeć, uwagi
  • dane służbowe – podmiot, stanowisko, dział, zawód, wykształcenie, zwierzchnik oraz służbowe dane kontaktowe
  • dane prywatne – adres zamieszkania oraz dane kontaktowe
  • dane osobiste – urodziny, imieniny, rocznice, rodzina, hobby, zainteresowania, itp.

Kontakty

Moduł daje możliwość ewidencji kontaktów, zdarzeń polegających na przepływie informacji pomiędzy podmiotem, a pracownikiem naszej firmy (telefony, maile, faksy, spotkania, itp.). Kontakt dotyczy określonego podmiotu lub osoby. Mogą być tworzone ręcznie, jak również poprzez import wiadomości e-mail. Kontakt może być powiązany z konkretną sprawą lub kontraktem, osobą, dokumentem.

Notatki

Notatki to dowolne informacje dołączane do ewidencji systemu CRM. Każda notatka musi być związana z podmiotem lub osobą. Może być także skojarzona z konkretnym kontaktem, zadaniem lub sprawą.

Sprawy

Ewidencja zadań, dokumentów i notatek może być grupowana ze względu na sprawy, których dotyczą. W ten sposób operator może prześledzić historię działań z danym podmiotem w określonej sprawie, co umożliwia mu kontrolę postępu prac. Sprawy dzielą się na: potencjalne, wykonywane i zamknięte. Dodatkowo każda z tych grup może się składać z jednej lub wielu faz definiowanych przez użytkownika. Każda sprawa posiada swojego opiekuna (operator), lecz nie musi być powiązana z podmiotem lub osobą (sprawy wewnętrzne). Sprawy można dodatkowo opatrzyć informacjami finansowymi, co umożliwia sporządzanie analiz typu „lejek sprzedaży”. Dodatkowo odpowiednie typy spraw można łączyć z dokumentami magazynowymi, sprzedaży i zakupu oraz z ofertami, co umożliwia porównywanie kosztów realizacji projektu z wartościami zaplanowanymi.

Ofertowanie

System CRM umożliwia pracownikom działów handlowych tworzenie indywidualnych ofert dla klientów lub potencjalnych klientów. Pozycje ofert mogą wykraczać poza pozycje asortymentowe umieszczone w kartotece towarowej. Przy zastosowaniu odpowiednich szablonów i makr pakietu MS Office, dokumenty i wydruki ofert mogą być tworzone automatycznie. Przyjęte oferty mogą być przekształcone w zamówienia sprzedaży.

Biuro obsługi klienta

Odpowiednio skonfigurowany system CRM, powiązany z obszarem workflow, pozwala na sprawne zarządzanie całością komunikacji z klientem. Mail, telefon, czat, wizyty na stronie – wszystko jest gromadzone w jednym systemie CRM. Zgłoszenia od klienta, dotyczące zwrotów czy reklamacji, procedowane są w sposób płynny, z zachowaniem standardów czasów odpowiedzi i klarowności komunikacji z klientem. Podobnie wszelkie rozmowy dotyczące uszczegółowienia zamówienia (np. kolory czy wersje produktów, obsługa uwag do zamówienia). Wszelkie informacje do klienta o zamówieniach, zmianach ich statusu czy śledzenia przesyłki są generowane automatycznie. Pracownicy mają łatwy dostęp do historii kontaktów z klientem, mogą w każdej chwili wyszukać w systemie konkretne zamówienie, fakturę czy dokument magazynowy.

Programy lojalnościowe

System CRM umożliwia obsługę programów lojalnościowych, zarówno dla klientów B2B jak i indywidualnych. Pozwala zdefiniować zakres programu, rejestrować i przetwarzać zgody zgodnie z rozporządzeniem RODO, naliczać punkty, przyznawać rabaty, kupony i nagrody. System wspiera naliczanie punktów na specjalnych kontach punktowych przypisanym klientom lub pracownikom klienta. Rozwiązanie pozwala również zarządzać katalogiem nagród, zamówieniami na nagrody i ich wydawaniem oraz jest zintegrowane z magazynem nagród.

Aby przygotować do pracy moduł programów lojalnościowych, należy zdefiniować:
program:

  • typy punktów dostępne w programie
  • listę operacji naliczających lub rozliczających punkty
  • listę nagród

Podmioty można przypisywać do jednego lub więcej programów lojalnościowych. Rejestrowanie operacji programu powoduje automatyczną aktualizację salda punktowego. Moduł umożliwia sprawne zarządzanie programami lojalnościowymi poprzez szybki wgląd w aktualne saldo punktowe wybranego podmiotu. Punkty mogą być także naliczane zbiorczo (automatycznie) przy pomocy akcji marketingowych i odpowiednio zdefiniowanego zadania, które rejestruje operację naliczenia punktów. Współpraca z systemem sprzedaży pozwala automatycznie przyznawać punkty za sprzedaż udokumentowaną fakturami. Moduł umożliwia operowanie na zamówieniach opisujących wymianę punktów na nagrody. Złożone i realizowane zamówienia automatycznie zdejmują punkty z konta punktowego.

System można zintegrować z dowolnym narzędziem marketingowym służącym tworzeniu programów lojalnościowych. Rozwiązanie pozwala na obsługę wszelkich form programów: akcji promocyjnych, wyprzedaży, kuponów na dane produkty i profilowanych dla poszczególnych użytkowników. Uczestnicy programów lojalnościowych mogą dodatkowo skorzystać z preferencyjnych warunków zwrotów.
System Teneum zapewnia zgodność z RODO, dzięki czemu dane osobowe uczestników programów lojalnościowych są bezpieczne. Zarządzanie programami lojalnościowymi jest cały czas pod kontrolą.

Umów się na bezpłatną konsultację.

Marek Górecki

Head of Business