ERP a CRM – podstawowe różnice

Aktualizacja artykułu – styczeń 2025

Systemy ERP i CRM to narzędzia, których wdrożenie może znacznie poprawić jakość funkcjonowania przedsiębiorstwa. Oba rozwiązania służą optymalizowaniu działań i zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa. Mogą działać niezależnie, jak i wzajemnie się uzupełniać. Co warto o nich wiedzieć? Czym się od siebie różnią? Jak wygląda zarządzanie firmą przy pomocy ERP i CRM?

Systemy ERP i CRM umożliwiają usprawnienie procesów biznesowych. Nie są to jednak narzędzia, które mogą być stosowane wymiennie – każde z nich służy nieco innym celom.

System klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) często określa się, jako system nerwowy przedsiębiorstwa. Rozwiązanie pozwala na zarządzanie wszystkimi obszarami firmy w jednym miejscu. W zależności od potrzeb narzędzie może zawierać moduły pozwalające na obsługę procesów związanych m.in. z produkcją, handlem i dystrybucją, zarządzaniem zasobami ludzkimi, czy finansami i księgowością. Wśród najważniejszych zalet wdrożenia takiego oprogramowania, zwykle wymienia się doskonały przepływ informacji, redukcję pomyłek, zwiększoną produktywność pracowników, czy lepszą jakość obsługi klienta.

Podsumowując: do zadań systemów tej klasy należy integracja wszystkich procesów, które zachodzą w danym przedsiębiorstwie w jedną, spójną całość. Oprogramowanie ERP pomaga automatyzować i organizować wiele zadań, takich jak czynności handlowe, finansowe, czy kadrowo płacowe.

Z kolei system CRM (ang. Customer Relationship Management) to narzędzie wykorzystywane do zarządzania relacjami z aktualnymi i potencjalnymi klientami. Może funkcjonować, jako niezależne oprogramowanie, a także jako moduł ERP. Rozwiązanie pomaga sprawnie zarządzać całą komunikacją z klientami, odciąża pracowników BOK (Biuro Obsługi Klienta) z realizacji powtarzalnych i czasochłonnych zadań, wspiera przygotowanie indywidualnych ofert i automatyzuje obsługę programów lojalnościowych. Moduł CRM w systemie ERP zapewnia płynny przepływ danych pomiędzy poszczególnymi obszarami firmy i zmniejsza ryzyko występowania błędów.

Podsumowując: oprogramowanie CRM wspomaga zarządzanie i ujednolicenie procesów marketingowych i sprzedażowych oraz obsługę klienta w Twojej firmie.

Systemy ERP i CRM w pewien sposób są do siebie podobne. Obydwa służą do poprawy funkcjonowania firmy, jednak różnią się zakresem zastosowania i obszarami działania. Zakres działania oprogramowania CRM jest znacznie mniejszy w porównaniu do systemów ERP, które oferują kompleksowe rozwiązania w obszarze zarządzania całym przedsiębiorstwem.

CRM koncentruje się głównie na relacjach z klientami, wspierając działania sprzedażowe, marketingowe oraz obsługę klienta. Czasem jednak to za mało i potrzebne jest bardziej obszerne rozwiązanie. Systemy ERP coraz częściej zawierają wbudowany moduł CRM, który pozwala na zarządzanie relacjami z klientami w ramach jednej zintegrowanej platformy. Ponadto takie oprogramowanie skupia się na planowaniu zasobów przedsiębiorstwa, obejmując takie obszary, jak logistyka, produkcja, finanse czy zarządzanie zapasami, a tym samym pozwala integrować różne działy i umożliwia płynny przepływ informacji między nimi, co pozwala lepiej dostosować się do dynamicznie zmieniających się potrzeb.

Działanie systemów CRM jest bardziej widoczne na zewnątrz, ponieważ wspiera obszary, które mają bezpośredni wpływ na doświadczenia klientów. Z kolei systemy ERP usprawniają przede wszystkim wewnętrzne procesy organizacyjne, zwiększając efektywność operacyjną i redukując koszty. Ostateczny wybór między tymi narzędziami zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, jego celów i obszarów, które wymagają optymalizacji. Jednak w wielu przypadkach idealnym rozwiązaniem jest integracja obu systemów, lub implementacja ERP z modułem CRM, co pozwala na kompleksowe zarządzanie zarówno wewnętrznymi procesami, jak i relacjami z klientami.

Zastanawiasz się, czym różni się Warehouse Management System (WMS) od systemu ERP? Dowiedz się więcej z naszego artykułu: WMS a ERP – czym się różnią te systemy?

Jak widać, funkcjonowanie systemów CRM i ERP jest nieco podobne. Mogą się one wzajemnie uzupełniać, co czyni je szczególnie wartościowymi narzędziami w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach. Zasadnicze różnice związane są przede wszystkim z obszarami przedsiębiorstwa, w które zostały włączone. System ERP skupia się na tym, co w firmie dzieje się „od kuchni”, a tym samym jego wykorzystanie wpływa się na optymalizację wewnętrznych procesów biznesowych i obniżenie kosztów. CRM natomiast koncentruje się na zarządzaniu relacjami z klientami i w większym stopniu wspiera działania generujące przychody.

Właściwie dobrane systemy ERP i CRM oraz ich integracja pomagają lepiej zarządzać procesami, poprawiać produktywność pracowników, wydajność wykorzystania zasobów i redukować niezadowolenie klientów. Te dwa rodzaje oprogramowania nie powinny być traktowane, jako wzajemna alternatywa, a raczej uzupełnienie, dzięki któremu firmy mogą sprawniej realizować procesy wewnętrzne i lepiej identyfikować potrzeby potencjalnych kontrahentów, co ułatwia budowanie trwałych relacji i zwiększa efektywność działań marketingowych.

Działanie obu systemów skupia się na obniżaniu kosztów i zwiększeniu zysków, choć realizują to na różne sposoby. Można wysnuć więc wniosek, że systemy ERP i CRM są kluczowe dla skutecznego i dynamicznego funkcjonowania firmy w dzisiejszych czasach. Wprowadzając te rozwiązania równolegle, organizacja zyskuje możliwość jednoczesnego zwiększania zysków i efektywnej optymalizacji zarządzania wydatkami, co czyni ich wdrożenie inwestycją o nieograniczonym wpływie na dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

Wybór odpowiedniego oprogramowanie – ERP czy CRM – zależy od specyfiki działalności firmy oraz jej priorytetów. Jeśli kluczowe jest usprawnienie jedynie procesów wewnętrznych, takich jak zarządzanie zapasami, produkcją czy finansami, ERP (ang. Enterprise Resource Planning) będzie lepszym wyborem, ponieważ skupia się na optymalizacji zasobów przedsiębiorstwa w jednym systemie. Z kolei CRM (ang. Customer Relationship Management) będzie idealnym wyborem dla firm, których strategiczne cele koncentrują się przede wszystkim na pozyskiwaniu i utrzymywaniu klientów, usprawnieniu działań marketingowych oraz zwiększaniu sprzedaży. W przypadku dynamicznie rozwijających się organizacji, których procesy są złożone, najlepszym rozwiązaniem może być wdrożenie obu systemów lub systemu ERP z modułem do zarządzania relacjami z klientami.

Jeżeli jednak nie chcesz lub nie możesz pozwolić sobie na wprowadzenie obu narzędzi na raz, warto wziąć pod uwagę kluczowe różnice między ERP i CRM, aby wybrać rozwiązanie, które jest pilniej potrzebne. Przed rozpoczęciem projektu wdrożeniowego kluczowe jest dokładne określenie potrzeb firmy, by inwestycja w nowe technologie przyniosła maksymalne korzyści w postaci wzrostu efektywności i konkurencyjności na rynku.

Mniejsze przedsiębiorstwa, skupione na działalności usługowej mogą jako pierwsze wprowadzić systemy CRM w celu pozyskania nowych klientów i utrzymania dotychczasowych dochodów. Takie działanie pomoże umocnić wizerunek firmy na zewnątrz. W przypadku tych, którzy swoją działalność opierają na obrocie towarowym, znacznie lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie najpierw systemu ERP w celu zyskania kontroli nad magazynami, sprzedażą i produkcją. 

Jak skutecznie wdrożyć system ERP? Przeczytaj nasz przewodnik: Skuteczne wdrożenie systemu ERP – rola czasu w realizacji projektów biznesowych

Dzięki wprowadzeniu obu systemów Twoja firma zyska pełną kontrolę nad kluczowymi procesami, takimi jak produkcja, magazynowanie i sprzedaż. Możliwość budowania pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz, wspierana przez system CRM, pozwala nie tylko zwiększyć satysfakcję klientów, ale również przyciągnąć nowych odbiorców, co przekłada się na dalszy, nieograniczony rozwój. Minimalizacja kosztów i strat, dzięki automatyzacji procesów w systemie ERP, pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów i redukcję błędów ludzkich. Co więcej, oba systemy umożliwiają dynamiczne reagowanie na zmieniające się potrzeby rynku, co pozwala na stały rozwój przedsiębiorstwa.

System klasy ERP czy CRM? Jeśli nie wiesz, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie, skontaktuj się z naszym ekspertem. Razem znajdziemy rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb i celów biznesowych.