Geneza

Branża projektowo-wykonawcza stoi przed unikalnymi wyzwaniami w zakresie zarządzania projektami i kosztami. Mimo że systemy ERP są szeroko stosowane w sektorach handlowych, dystrybucyjnych oraz produkcyjnych, ich obecność wśród firm zajmujących się projektowaniem i wykonawstwem jest nadal ograniczona. 

Z jakimi wyzwaniami mierzą się przedsiębiorstwa z branży? Jak radzą sobie z procesami oferowania, kontrolowania i szacowania kosztów oraz rozproszeniem danych? Z jakich narzędzi do zarządzania projektami korzystają na co dzień? Postanowiliśmy to sprawdzić.

Przeprowadziliśmy wywiady z przedstawicielami tej branży, które miały na celu zbadanie wspomnianych wyzwań oraz ocenę, czy dostępne na rynku systemy ERP spełniają specyficzne potrzeby firm projektowo-wykonawczych. Analizowaliśmy, w jakim stopniu istniejące narzędzia odpowiadają na potrzeby dotyczące automatyzacji procesów i centralizacji danych, oraz czy mogą one poprawić komunikację i współpracę zespołów.

Celem badania było zidentyfikowanie potrzeb i wyzwań w zakresie zarządzania projektami i kosztami, zarówno pod kątem procesów, jak i narzędzi informatycznych. Pytania zostały skonstruowane tak, aby ocenić, w jakim stopniu tego typu rozwiązania wpływają na jakość zarządzania projektami, efektywność współpracy z dostawcami, rozliczania czasu pracy i zwiększanie wydajności.

Zapytaliśmy również o to, jakie wyzwania przedstawiciele firm projektowo-wykonawczych uważają za najbardziej istotne dla swojego przedsiębiorstwa, jakie rozwiązania wdrożyli, aby sobie z nimi poradzić oraz co blokuje ich przed dalszymi zmianami.

Publikując raport z tego badania, pragniemy zachęcić przedstawicieli branży do poszukiwania możliwości optymalizacji i usprawnień w zarządzaniu projektami oraz kosztami, co w konsekwencji może prowadzić do podniesienia efektywności i konkurencyjności zarządzanych przez nich przedsiębiorstw. 

Badanie miało charakter jakościowy i zostało przeprowadzone w formie pogłębionych wywiadów z przedstawicielami 37 firm w okresie od marca do kwietnia 2024 roku.

W wywiadach wzięły udział osoby reprezentujące branżę projektowo-wykonawczą. Respondentami byli właściciele oraz kadra zarządzająca, w tym głównie dyrektorzy operacyjni, logistyki oraz sprzedaży. Przedsiębiorstwa te charakteryzowały się zróżnicowaną skalą działania, obejmującą zarówno średnie, jak i duże firmy.

Wyniki przeprowadzonego badania wskazują na potrzebę wdrożenia nowoczesnych systemów ERP, które mogłyby znacznie usprawnić zarządzanie procesami, poprawić komunikację w zespole oraz zwiększyć efektywność kontrolowania kosztów. Poniżej przedstawiamy kluczowe wnioski, a w dalszej części materiału omawiamy szczegółowo wszystkie pytania oraz płynące z nich konkluzje.

Kluczowe obszary, które mogłyby zostać usprawnione przy wykorzystaniu rozwiązań informatycznych:

• Ręczna rejestracja danych – znaczna część firm (40,59%) zgłasza konieczność ręcznej rejestracji danych, co jest czasochłonne i powoduje błędy. Automatyzacja tego procesu mogłaby znacząco poprawić efektywność i dokładność.
• Brak odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami – 40,5% firm wskazuje na brak odpowiednich narzędzi, co utrudnia skuteczne planowanie, monitorowanie i kontrolowanie projektów. Wdrożenie nowoczesnych systemów ERP mogłoby zniwelować te niedogodności.
• Problemy z komunikacją i rozproszeniem danych – 35,1% firm ma problemy z komunikacją w zespole, wynikającą z rozproszenia danych. Centralizacja informacji w systemie ERP mogłaby poprawić komunikację i współpracę zespołów.
• Trudności w szacowaniu i kontrolowaniu kosztów – 32,4% firm ma trudności z odpowiednim oszacowaniem kosztów, które powinny być jak najbardziej zbliżone do faktycznej wartości projektu. System ERP z funkcjonalnością do zarządzania finansami i kosztami może znacząco poprawić dokładność i efektywność w tym obszarze.
• Brak dostępu do bieżących informacji o kosztach – 29,7% firm doświadcza problemów z dostępem do aktualnych danych finansowych, co utrudnia podejmowanie świadomych decyzji. ERP z modułami do analizy i kontrolingu finansowego może zapewnić bieżący dostęp do kluczowych informacji.
• Znaczący czas przygotowania ofert – duża część firm potrzebuje od kilku dni do tygodnia na przygotowanie ofert, co wskazuje na potencjał usprawnienia tego procesu poprzez lepsze narzędzia do zarządzania.
• Wielodziałowe zaangażowanie w proces ofertowy – znaczące zaangażowanie działów inżynieryjnych i kosztorysowych w proces ofertowy sugeruje potrzebę systemów, które ułatwią koordynację i przepływ informacji między działami.

Ile osób jest zatrudnionych w Państwa firmie? (37 odpowiedzi)

• od kilku do 20-stu – 18,9%
• od 21 do 60-ciu – 16,2%
• od 61 do 100 – 21,6%
• pow. 100 – 43,2%

Większość badanych firm (43,2%) zatrudnia ponad 100 osób, co oznacza, że dominują wśród nich średnie i duże przedsiębiorstwa. Ponadto 21,6% firm zatrudnia od 61 do 100 pracowników, a 16,2% ma między 21 a 60 pracowników. Tylko 18,9% firm zatrudnia do 20 osób. Dane te wskazują, że znaczna część firm biorących udział w badaniu to podmioty o dużej skali działania, które mają większe zasoby i możliwości operacyjne.

Ile projektów (budów, inwestycji) rocznie Państwo realizują? (37 odpowiedzi)

• do 10-ciu – 13,5%
• od 11 do 20 – 29,7%
• od 21 do 39 – 29,7%
• od 40 do 100 – 16,2%
• pow. 100 – 10,8%

Większość firm (59,4%) realizuje od 11 do 39 projektów rocznie, z czego 29,7% firm realizuje ich od 11 do 20, a kolejne 29,7% powyżej 20 do 39.

Ile czasu zajmuje Państwu przygotowanie ofert od momentu otrzymania zapytania ofertowego? (37 odpowiedzi)

* Możliwość wielokrotnego wyboru

• kilka godzin – 8,1%
• 1 dzień do 3 dni roboczych – 51,4%
• od 4 do 7 dni roboczych – 27,0%
• powyżej 7 dni roboczych – 18,9%
• kilka tygodni – 8,1%

Ponad połowa firm (51,4%) potrzebuje od 1 do 3 dni roboczych na przygotowanie oferty, co wskazuje na umiarkowanie szybki proces ofertowy. 27% firm potrzebuje od 4 do 7 dni roboczych, co sugeruje, że istnieje potencjał do usprawnienia tego procesu w tych przedsiębiorstwach. Znaczący odsetek, 18,9% firm, potrzebuje powyżej 7 dni roboczych na przygotowanie oferty, co może wynikać z kilku czynników, takich jak weryfikacja kosztów materiałów, sprawdzanie dostępności materiałów, analiza czasu potrzebnego na wykonanie projektu, ich złożoność oraz koordynacja między działami.

Proszę zaznaczyć, które działy w firmie zaangażowane w proces ofertowy? (37 odpowiedzi)

* Możliwość wielokrotnego wyboru

• Sprzedaż – 16,2%
• Logistyka – 5,4%
• Inżynieryjny / projektowy / techniczny – 62,2%
• Kosztorysowy – 24,3%
• inne: (zarząd / członek zarządu, zaopatrzenie, kierownik projektu, marketing, przygotowanie produkcji, HR) – 24,3%

Proces ofertowy jest najbardziej angażujący dla działu: inżynieryjnego, projektowego oraz technicznego (62,2%), kosztorysowego (24,3%) oraz sprzedaży (16,2%). Efektywna koordynacja między różnymi zespołami zaangażowanymi w proces ofertowy jest kluczowa dla terminowego przygotowania ofert.

W jakim stopniu harmonogram i kosztorys przedstawiony w Państwa ofercie pokrywa się z późniejszą realizacją? (Skala 1-5, gdzie 5 to „oferta pokrywa się w ponad 90% z realizacją”). (37 odpowiedzi)

* Możliwość wielokrotnego wyboru

• 1 – 0%
• 2 – 5,4%
• 3 – 21,6%
• 4 – 32,4%
• 5 – 35,1%
• nie wiem – 5,4%

Odpowiedzi na pytanie dotyczące zgodności harmonogramu i kosztorysu przedstawionego w ofercie z późniejszą realizacją wskazują, że większość organizacji (67,5%) osiąga wysoką zgodność swoich ofert z realizacją projektów. 21,6% badanych ocenia zgodność na poziomie 3, a tylko 5,4% na poziomie 2. Żadna firma nie oceniła zgodności na poziomie 1, co sugeruje, że starają się one dokładnie odzwierciedlić rzeczywiste koszty i harmonogramy w swoich ofertach. 5,4% respondentów nie było w stanie określić tej zgodności.

Jak długo trwa u Państwa przeciętnie projekt (inwestycja, budowa)? (37 odpowiedzi)

• tygodnie – 2,7%
• miesiące – 75,7%
• lata – 18,9%
• bardzo rożnie, czasem dni, czasem lata – 2,7%

Większość projektów (75,7%) trwa kilka miesięcy, co wskazuje na potrzebę długoterminowego planowania i zarządzania. Jedynie 2,7% badanych wskazuje, że trwają one tygodnie, a 18,9%, że lata. Czas trwania projektów wymaga od firm zaawansowanych strategii zarządzania, aby skutecznie kontrolować koszty i harmonogramy.

Ile projektów jednocześnie prowadzi projekt manager / kierownik projektu / kierownik budowy / site manager? (37 odpowiedzi)

• 1 do 3 – 56,8%
• 4 i powyżej – 40,5%
• brak odpowiedzi – 2,7%

Większość project managerów (56,8%) prowadzi od 1 do 3 projektów jednocześnie. Natomiast 40,5% managerów zarządza 4 i więcej projektami, co może sugerować wyzwania związane z multitaskingiem. W firmach produkujących maszyny „projektem” bywa cały proces produkcyjny nadzorowany przez kierownika produkcji. Natomiast w firmach budowlanych, typowe jest prowadzenie 1 dużego przedsięwzięcia na 1 project managera lub do 3 mniejszych równolegle, aby uniknąć przeciążenia.

Jakie narzędzia lub systemy są obecnie wykorzystywane do zarządzania projektami w Państwa firmie (np. arkusze kalkulacyjne, programy typu ERP, dedykowane oprogramowanie do zarządzania projektami)? (37 odpowiedzi)

* Możliwość wielokrotnego wyboru

• rozwiązania do zarządzania firmą – ERP lub mniejsze (np. Subiekt, Comarch) – 75,7%
• program do zarządzania projektami (np. MS Project manager, Kobra) – 35,1%
• Exel – 27,0%
• Salesforce – 2,7%

Najczęściej wykorzystywanymi narzędziami są systemy ERP lub mniejsze rozwiązania (75,7%), programy do zarządzania projektami (35,1%) oraz arkusze kalkulacyjne (27%). ERP i programy projektowe są dominującymi narzędziami, jednak Excel pozostaje popularny ze względu na swoją dostępność i elastyczność. Wiele firm wskazywało na korzystanie z Excel’a obok ERP dla szybkiego dostępu do danych.

Jak ocenia Pan / Pani skalę występowania w Państwa firmie procesów niepowtarzalnych? Skala 1-5, gdzie 1 to „rzadko zdarzają się procesy unikalne”, 5 – „często obsługujemy procesy poza standardem”. (37 odpowiedzi)

• 1 – 27,0%
• 2 – 13,5%
• 3 – 32,4%
• 4 – 16,2%
• 5 – 10,8%

32,4% firm ocenia swoje procesy jako umiarkowanie unikalne (poziom 3). Łącznie 72% (poziomy 1, 2 i 3) firm radzi sobie z ewentualnymi wyzwaniami projektowymi, mając na uwadze możliwe odstępstwa i wiedząc, jak z nimi postępować. Procesy te nie stanowią dla nich większego wyzwania, co wskazuje na dobrą kontrolę kosztową projektów.

Jak często zdarza się, że występują problemy z utrzymaniem kosztów projektu w założonym budżecie? Skala 1-5, gdzie 1 to „bardzo często”, 5 – „nigdy nie mamy z tym problemu”. (37 odpowiedzi)

• 1 – 0%
• 2 – 8,1%
• 3 – 21,6%
• 4 – 48,6%
• 5 – 21,6%

21,6% badanych ma umiarkowane trudności z utrzymaniem kosztów w założonym budżecie (poziom 3). 8,1% firm wskazuje na częste problemy (poziom 2). Wyzwania w tym obszarze często wynikają z takich czynników jak zmiany w projekcie przez inwestora, wydłużenie realizacji z przyczyn niezależnych oraz trudne warunki atmosferyczne. 

Jakich rozwiązań używają Państwo do kontroli strony finansowej projektu (koszty, fakturowanie etapów, materiałów itp.)? (37 odpowiedzi)

* Możliwość wielokrotnego wyboru

• Excel – 48,6%
• program księgowy – 32,4%
• rozwiązania do zarządzania firmą – ERP lub mniejsze (np. Subiekt, Comarch) – 27,0%
• oprogramowanie dedykowane / Salesforce – 5,4%
• nie wiem / nie dotyczy – 5,4%

Głównym narzędziem do kontroli kosztów jest Excel (48,6%), ze względu na swoją dostępność i łatwość użycia. Programy księgowe (32,4%) oraz systemy ERP (27%) są również popularne, jednak wiele firm korzysta z Excel’a równolegle z tymi narzędziami dla większej elastyczności.

Czy w firmie istnieje możliwość bieżącej kontroli aktualnych rozliczeń projektów? Jeśli tak, proszę podać, ile czasu średnio zajmuje Państwu odnalezienie potrzebnych informacji na temat kosztów. (37 odpowiedzi)

• Nie – 16,2%
• Tak – 83,8%
• kilka minut – 32,3%
• 0,5-1 h – 12,9%
• 1-2 h – 12,9%
• kilka godzin – 25,8%
• powyżej 8 h – 9,7%
• nie jestem w stanie odpowiedzieć na to pytanie, nie dotyczy – 6,5%

83,8% firm ma możliwość bieżącej kontroli aktualnych rozliczeń projektów. 32,3% badanych może znaleźć potrzebne informacje w ciągu kilku minut, co jest idealnym scenariuszem. Średni czas dostępu do informacji (0,5-1 h i 1-2 h) wynosi łącznie 25,8%. Natomiast 35,5% firm potrzebuje kilku godzin lub więcej niż 8 godzin, co może stanowić wyzwanie dla efektywnego zarządzania projektami.

Proszę oszacować, ile godzin poświęcają Państwo w firmie na korygowanie błędnie przypisanych faktur w ciągu miesiąca? (37 odpowiedzi)

• nie ma takich sytuacji – 24,3%
• sporadyczne przypadki – 29,7%
• kilka godzin – 13,5%
• trudno powiedzieć – 10,8%
• nie znam odpowiedzi – 21,6%

24,3% firm nie sytuacji związanych z korygowaniem błędnie przypisanych faktur, a 29,7% doświadcza sporadycznych przypadków. 13,5% badanych poświęca na to kilka godzin miesięcznie, co sugeruje, że proces fakturowania w tych firmach nie jest zoptymalizowany. Jednak 21,6% respondentów nie zna odpowiedzi na to pytanie, co może wskazywać na brak bezpośredniego zaangażowania w księgowość.

Czy realizują Państwo usługi serwisowe związane z produktami, które dostarczacie w ramach projektów?

• Tak – 73%
• Nie – 27%

73% firm realizuje usługi serwisowe związane z dostarczonymi produktami, co oznacza zaangażowanie w dodatkowe usługi takie jak instalacja, konserwacja, naprawy i wsparcie techniczne. To pokazuje, że większość firm oferuje kompleksowe wsparcie po dostarczeniu produktów. 27% firm nie realizuje takich usług, co może wynikać z charakteru oferowanych produktów, modelu biznesowego, braku zasobów lub specjalizacji w innych obszarach.

Jakie etapy procesu obsługi zleceń serwisowych sprawiają Państwu najwięcej trudności?

• nie ma takich – 48,1%
• zarządzanie zasobami ludzkimi (grafiki pracy) – 22,2%
• inne: pogoda, weryfikacja zasadności wezwania – 22,2%
• nie wiem – 11,1%

Firmy z mniejszą liczbą pracowników (do 60 osób) rzadko zgłaszały problemy z obsługą zleceń serwisowych. Wyzwania pojawiały się głównie w większych przedsiębiorstwach, gdzie zarządzanie grafikiem serwisantów oraz czynniki niezależne, takie jak pogoda, stanowiły główne trudności.

Jakich narzędzi używają serwisanci / technicy do dokumentacji / ewidencji prac serwisowych?

• brak narzędzi – 29,6%
• drukowane protokoły / notatki – 29,6%
• aparat fotograficzny – 25,9%
• Excel – 22,2%
• oprogramowanie dedykowane / Salesforce – 7,4%

Firmy, które nie używają narzędzi lub korzystają z drukowanych protokołów, to zazwyczaj mniejsze przedsiębiorstwa, traktujące zlecenia serwisowe jako jednostkowe i niewymagające specjalnej ewidencji. Część z nich korzysta także z aparatów fotograficznych do dokumentacji. Większe organizacje mogą korzystać z Excel’a lub dedykowanego oprogramowania, co zapewnia lepszą ewidencję i kontrolę.

Ile średnio czasu zajmuje w Państwa firmie proces zafakturowania usługi serwisowej (jeśli jest ona płatna) od momentu jej zakończenia?

• do godziny – 18,5%
• 1 dzień – 11,1%
• kilka dni – 33,3%
• powyżej tygodnia – 7,4%
• *nie dotyczy, usługi serwisowe nie są płatne – 29,6%

40,7% badanych wskazało, że proces zafakturowania usługi serwisowej trwa kilka dni (33,3%) lub powyżej tygodnia (7,4%). Firmy, które fakturują usługi serwisowe w ciągu godziny (18,5%) lub jednego dnia (11,1%), mają znacznie lepszą kontrolę nad cash-flow, co umożliwia szybsze uzyskanie zapłaty. Szybkie fakturowanie wpływa pozytywnie na płynność finansową i zarządzanie zasobami.

Z jakimi wyzwaniami mierzą się Państwo obecnie najbardziej w zakresie zarządzania projektami i kosztami? (37 odpowiedzi)

*Możliwość wielokrotnego wyboru

• konieczność ręcznej rejestracji danych – 40,59%
• brak odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami – 40,5%
• problemy z komunikacją w zespole (rozproszenie danych) – 35,1%
• trudności w szacowaniu i kontrolowaniu kosztów – 32,4%
• brak dostępu do bieżącej informacji o kosztach – 29,7%
• rozliczanie godzin pracy / nadgodziny – 27,0%
• kadra, brak wykwalifikowanych, doświadczonych pracowników – 27,0%
• brak przejrzystości w kwestii postępów projektów – 18,9%
• ewidencja czasu pracy/ raportowanie czasu pracy – 13,5%
• inne (trudności techniczne na budowie, warunki atmosferyczne, utrzymanie kosztów projektów w założonym budżecie) – 16,2%

Główne wyzwania firm w zakresie zarządzania projektami i kosztami to konieczność ręcznej rejestracji danych (40,59%), brak odpowiednich narzędzi (40,5%), problemy komunikacyjne (35,1%), trudności w szacowaniu i kontrolowaniu kosztów (32,4%) oraz brak dostępu do bieżącej informacji o kosztach (29,7%). Wdrożenie odpowiedniego systemu może znacznie usprawnić te obszary, automatyzując procesy, centralizując dane i poprawiając komunikację, co przyczyni się do zwiększenia efektywności i dokładności zarządzania projektami oraz finansami.

W jakim stopniu obecne narzędzia do zarządzania projektami w Państwa firmie spełniają Państwa potrzeby i oczekiwania? Skala 1-5, 1 – brak narzędzia / narzędzia są całkowicie niewystarczające, 5 – bardzo dobrze / narzędzia w pełni spełniają nasze potrzeby. (37 odpowiedzi)

• 1 – 5,4%
• 2 – 5,4%
• 3 – 35,1%
• 4 – 32,4%
• 5 – 18,9%
• brak odpowiedzi – 2,7%

Połowa ankietowanych firm (51,3%) jest zadowolona z obecnych narzędzi do zarządzania projektami. Ocenili je jako bardzo dobre (18,9%) lub dobre (32,4%). 35,1% badanych oceniło narzędzia jako średnie, co sugeruje, że nie w pełni spełniają one ich potrzeby i oczekiwania. Przy odpowiedzi (3) firmy celowo unikały skrajnych ocen, szukając złotego środka.

Główne wyzwania badanych firm to konieczność ręcznej rejestracji danych i brak odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami. Problemy z komunikacją i trudności w kontrolowaniu kosztów są także istotne. Pomimo że większość ankietowanych jest zadowolona z obecnych narzędzi, jest miejsce na poprawę, zwłaszcza w zakresie automatyzacji i centralizacji danych. Wdrożenie lepszych rozwiązań może znacznie poprawić efektywność i dokładność zarządzania projektami oraz kosztami.

Wnioski z badania jednoznacznie wskazują, że potencjał systemów ERP na podniesienie efektywności operacyjnej zdecydowanie nie jest w pełni wykorzystany.