System MRP – co to dokładnie jest?

W czasach kryzysowych przedsiębiorcy szukają jak najlepszych rozwiązań, które pomogą im zaoszczędzić. Jednym z nich jest ścieżka transformacji cyfrowej – automatyzacja procesów, zminimalizowanie powtarzalnych czynności, zabierających dużo czasu, czy wyeliminowanie błędów. To dobry sposób na to, by wygospodarować więcej czasu i zoptymalizować pracę całej firmy, a także zaoszczędzić. Digitalizacja może opierać się na wprowadzeniu pojedynczych narzędzi lub całego oprogramowania, które przejmie zadania i będzie nimi zarządzać z jednego miejsca. Jednym z elementów cyfryzacji może być wdrożenie systemu MRP. 

Aby skutecznie dokonać cyfryzacji w firmie produkcyjnej, warto skorzystać z systemu MRP. Co to jest? To oprogramowanie, które obejmuje wszystkie procesy, które ułatwiają gospodarowanie zapasami. Jego głównym celem jest kontrolowanie produkcji i ułatwienie czynności, które wchodzą w jej skład. Do oprogramowania wprowadza się dane dotyczące planowanej produkcji, wielkości sprzedaży i przyjętym zamówieniu. Bazując na tych informacjach, system planuje dostawy surowców i wytwarzanie elementów, które są potrzebne do uzyskania ostatecznego produktu. Działa tak poprzez pobieranie danych z harmonogramu produkcji, wykazu ilości materiałów potrzebnych do wytworzenia towaru oraz stanu zapasów magazynowych.

Nazwa MRP to skrót pochodzący od Material Requirements Planning, czyli planowanie zapotrzebowania materiałowego. Ta technologia powstała w latach 70. ubiegłego wieku i obecnie stanowi podstawę bardziej nowoczesnych rozwiązań, m.in. ERP lub CRM. W latach 80. zaczęła zdobywać popularność, która od tamtej pory stale rośnie. Choć pierwsze systemy MRP i MRP II posiadały wiele innowacyjnych – jak na tamte czasy – funkcji, to z czasem były one coraz mniej wystarczające dla klientów, których wymagania poszybowały w górę. Mowa tutaj szczególnie o przedsiębiorcach, którzy wyrazili potrzebę uporządkowania nie tylko procesów wytwórczych, ale także pozostałych obszarów organizacji, takich jak zasoby ludzkie, finanse i księgowość, czy zarządzanie maszynami i magazynem. 

System MRP to wartościowa inwestycja, która może przynieść wiele korzyści dla Twojego biznesu. Można zaimplementować je jako indywidualne narzędzie lub jako element systemu ERP, gdy planujesz zmianę w obszarze kompleksowego zarządzania całym przedsiębiorstwem. Jakich korzyści możesz się spodziewać?

Z uwagi na specyfikę rozwiązania MRP, wdrożenie pomaga w określeniu tego, ile materiałów potrzebujesz do wytworzenia podzespołów i gotowych produktów lub ich elementów. Efektywność w planowaniu produkcji i zapotrzebowania surowców prowadzi nie tylko do optymalizacji pracy, ale też do wielu oszczędności w firmie – nie tylko zasobów finansowych, ale i czasu.

System MRP zwiększa efektywność produkcji poprzez m.in. ograniczenie i zmniejszenie zapasów. To wiąże się z lepszym wykorzystaniem ich w procesie wytwórczym, a więc oszczędności – nie marnuje się materiałów, nie zalegają one w magazynie, i kupuje się ich mniejszą ilość. Większa płynność zapasów przyczynia się do lepszej organizacji.

Jak pisałam wyżej, system MRP wpływa na lepszą organizację produkcji i przede wszystkim istotną redukcję kosztów. W końcu dopasowanie ilości zamawianych surowców do potrzeb procesu wytwórczego przyczynia się do zmniejszenia kosztów magazynowania. Ponadto brak przestojów, wywoływanych oczekiwaniem na dostawę materiałów niezbędnych do kontynuowania produkcji, oznacza wyeliminowanie lub zmniejszenie częstotliwości kar umownych – a to kolejne oszczędności. MRP pozwala też ograniczyć czas, który pracownicy zwykle poświęcają na planowanie zapotrzebowania materiałowego.

Dodatkowo implementacja tego systemu pomaga w określaniu realistycznych zobowiązań terminowych wobec klientów. Planowanie długoterminowe umożliwia zaplanować taktykę sprzedażową na wiele tygodni i miesięcy do przodu. Czy w Twojej firmie zdarzają się opóźnienia w realizacji zamówień? Jeżeli odpowiedź brzmi twierdząco, to warto zastanowić się nad wdrożeniem, ponieważ MRP może pomóc Ci rozwiązać ten problem. Pamiętaj, że klienci często są gotowi więcej zapłacić za towar, jeżeli otrzymają go na czas.

Z uwagi na to, że po wdrożeniu MRP zmieni się Twój dotychczasowy system zamawiania produktów i półproduktów, warto przeanalizować listę dostawców. Nawiąż współpracę z tymi, którzy są niezawodni zarówno w kwestii ciągłości dostaw, jak i jakości materiałów. Nawet jeżeli niektóre surowce będą droższe, to warto zainwestować te pieniądze, aby utrzymać stałe tempo dostarczania ich do Twojej firmy.

Jakie różnice występują pomiędzy systemem MRP a ERP? Systemy MRP działają na bazie głównego planu produkcji i tylko na nim się skupia. Mogą stanowić część rozwiązania ERP, które z kolei jest osobnym oprogramowaniem, składającym się z modułów. Nie muszą one dotyczyć tylko produkcji, ale również obszarów związanych z księgowością, handlem, zasobami ludzkimi, obiegiem dokumentów, czy raportowania i analiz. Działa na podstawie jednej bazy danych, która jest scentralizowana. Znając charakterystykę obu rozwiązań, możesz podjąć decyzję, który z nich lepiej dopasuje się do Twoich potrzeb biznesowych.

System MRP to element pełniący ważną rolę w efektywnym gospodarowaniu zapasami w firmie. Od lat sprawdza się w wielu przedsiębiorstwach. Po wdrożeniu MRP logistyka jak i produkcja mogą zyskać wiele korzyści – niezależnie, czy implementujesz samodzielny system, czy jego elementy w ERP. Jeśli nie masz pewności, czy to dobry moment na transformację cyfrową w Twojej organizacji, zastanów się nad celem takiego przedsięwzięcia. Bez tego wdrożenie się nie uda, a nowy system MRP nie spełni swojej roli. Przeanalizuj potrzeby firmy i zapoznaj się z ofertami dostawców, a w zmianę zaangażuj również pracowników.