Dobry program ERP – czyli jaki?

Stojąc przed wyborem systemu informatycznego w przedsiębiorstwie, na pewno chcesz zainwestować środki w dobre rozwiązanie. To bardzo duża zmiana, dlatego chcesz się upewnić, że wybierasz najlepsze z dostępnych na rynku rozwiązań. Tylko które z nich takie jest? Nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Każda organizacja ma inne potrzeby, do których system powinien zostać dopasowany. Jak więc to zdefiniować? O tym, czym charakteryzuje się dobry system ERP, a także jak go wybrać, piszę w dalszej części artykułu.

Wdrażając system ERP, poszukujesz nowoczesnego oprogramowania. Jego celem jest nie tylko optymalizacja pracy w Twojej firmie, czy zwiększenie produktywności pracowników. Taki system musi być wygodny w użytkowaniu i powinien mieć możliwość mobilnego dostępu z każdego miejsca na świecie.

Dobry program ERP przede wszystkim wspomaga organizację pracy w firmie. Pracownicy wykonują zadania bardziej produktywnie, a powtarzalne procesy są automatyzowane, co zwiększa ich efektywność. W tym miejscu warto wspomnieć o tym, że systemy ERP dzielą się na dedykowane i gotowe. Czym się różnią? Największa różnica pomiędzy nimi jest taka, że gotowe oprogramowanie zwykle kosztuje mniej, czas wdrożenia jest krótki, ale nie ma możliwości rozbudowania rozwiązania i modyfikowania go. To dobry wybór dla przedsiębiorstw, których procesy biznesowe nie odbiegają od standardowych. Z kolei dedykowany program ERP wspiera realizację zadań w firmach, które potrzebują dopasowania modułów oprogramowania do tego, jak działają. Takie rozwiązanie zakłada możliwość rozwoju o dodatkowe obszary, co jest mile widziane w czasach, w których sytuacja na rynku zmienia się z dnia na dzień. Posiada jednak także minusy, takie jak koszt wdrożenia, który jest wyższy, niż w przypadku gotowego systemu, oraz stosunkowo długi czas projektowania i implementacji. Żadne z tych rozwiązań nie jest w niczym gorsze od drugiego, więc musisz samodzielnie określić, czy procesy Twojej firmy lepiej będą wspierane przez ERP dedykowany, czy gotowy.

Dobry system ERP powinien być elastyczny. Dostęp mobilny i rozwiązania chmurowe to znak charakterystyczny wielu rodzajów pracy w ciągu ostatnich 3 lat. Wybuch pandemii sprawił, że przeniesienie biura do domu stało się rzeczywistością w ciągu kilku miesięcy, czy tygodni – a nie, jak szacowano, kilku lat. To znaczne ułatwienie, ale i wyzwanie, szczególnie dla firm, które do tej pory nie działały w takim modelu, ani nie posiadają wspólnej bazy danych. Pomimo wielu obaw, związanych z pracą zdalną, w wielu miejscach się ona sprawdziła. Kluczem do sukcesu jest posiadanie takiego systemu, który zapewni dostęp pracownikowi niezależnie od tego, czy jest w biurze, czy w domu. Wspólna baza danych, umieszczona w chmurze, jest zwykle tańszym rozwiązaniem, niż model lokalny. Mobilność oprogramowania sprawia, że łatwiej z niego korzystać również np. w drodze do klienta. 

Kolejna rzecz, która cechuje dobry program ERP, to czytelność i przejrzystość interfejsu. Obecnie większość z nas korzysta z internetu codziennie, więc mamy styczność ze stronami, które są zaprojektowane w łatwy w obsłudze sposób. Toporne, nieintuicyjne designy to już przeszłość. To samo dotyczy oprogramowania w firmie. Nowoczesne systemy dopasowują nie tylko funkcje, ale też wygląd interfejsu, tak, aby nawet mało doświadczony pracownicy mogli bez trudności z nich korzystać.

Najważniejszym krokiem, który zbliży Cię do wyboru dobrego programu ERP, jest przeanalizowanie potrzeb biznesowych takiego wdrożenia. Wyznaczając jego cele i mierniki, uporządkujesz informacje o tym, jak dotychczas działała firma i czego faktycznie potrzebuje. Jeśli nie masz pewności, jak się za to zabrać, warto skorzystać z pomocy doświadczonego project managera, firmy consultingowej lub wybranego dostawcy. Zwracaj uwagę nawet na najdrobniejsze szczegóły i myśl także o końcowym użytkowniku. 

Gdy ustalisz potrzeby i cele implementacji systemu ERP, możesz przejść do selekcji modułów i funkcjonalności, których potrzebujesz. Wybierz te, które są Ci najpotrzebniejsze i w pełni pokrywają zakres obszarów organizacji, które chcesz usprawnić. Podejście „im więcej, tym lepiej” może się nie sprawdzić w wypadku wdrożenia nowego oprogramowania. Dzieje się tak, gdy inwestujesz w moduł, z którego nie będziesz korzystać – ponosisz wtedy niepotrzebne koszty. Na przykład, jeśli Twoja księgowość jest rozliczana przez zewnętrzną firmę, to inwestowanie środków w moduł księgowości mija się z celem. Lepiej je przeznaczyć na inny priorytet. Nie zapominaj także, że więcej obszarów systemu wydłuża jego implementację.

Dobry system ERP musi być nowoczesny, elastyczny, a jednocześnie dobrze dopasowany do procesów Twojej organizacji. To inwestycja na lata, dlatego warto głęboko przeanalizować wszystkie aspekty tego przedsięwzięcia. Przedsiębiorstwa mogące pochwalić się innowacyjnym oprogramowaniem, zwykle osiągają lepsze wyniki w krótszym czasie. Warto jak najlepiej przygotować się do wdrożenia. Dzięki temu pójdzie ono sprawnie, a system ERP, który wybierzesz, idealnie odpowie na Twoje potrzeby.