Dobry program ERP – czyli jaki?

Stojąc przed wyborem systemu informatycznego w przedsiębiorstwie, na pewno chcesz zainwestować środki w dobre rozwiązanie. To bardzo duża zmiana, dlatego chcesz się upewnić, że wybierasz najlepsze z dostępnych na rynku rozwiązań. Tylko które z nich takie jest? Nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Każda organizacja ma inne potrzeby, do których system powinien zostać dopasowany. Jak więc to zdefiniować? O tym, czym charakteryzuje się dobry system ERP, a także jak go wybrać, piszę w dalszej części artykułu.

Wdrażając system ERP, poszukujesz nowoczesnego oprogramowania. Jego celem jest nie tylko optymalizacja pracy w Twojej firmie, czy zwiększenie produktywności pracowników. Taki system musi być wygodny w użytkowaniu i powinien mieć możliwość mobilnego dostępu z każdego miejsca na świecie.

Dobry program ERP przede wszystkim wspomaga organizację pracy w firmie. Pracownicy wykonują zadania bardziej produktywnie, a powtarzalne procesy są automatyzowane, co zwiększa ich efektywność. W tym miejscu warto wspomnieć o tym, że systemy ERP dzielą się na dedykowane i gotowe. Czym się różnią? Największa różnica pomiędzy nimi jest taka, że gotowe oprogramowanie zwykle kosztuje mniej, czas wdrożenia jest krótki, ale nie ma możliwości rozbudowania rozwiązania i modyfikowania go. To dobry wybór dla przedsiębiorstw, których procesy biznesowe nie odbiegają od standardowych. Z kolei dedykowany program ERP wspiera realizację zadań w firmach, które potrzebują dopasowania modułów oprogramowania do tego, jak działają. Takie rozwiązanie zakłada możliwość rozwoju o dodatkowe obszary, co jest mile widziane w czasach, w których sytuacja na rynku zmienia się z dnia na dzień. Posiada jednak także minusy, takie jak koszt wdrożenia, który jest wyższy, niż w przypadku gotowego systemu, oraz stosunkowo długi czas projektowania i implementacji. Żadne z tych rozwiązań nie jest w niczym gorsze od drugiego, więc musisz samodzielnie określić, czy procesy Twojej firmy lepiej będą wspierane przez ERP dedykowany, czy gotowy.

Dobry system ERP powinien być elastyczny. Dostęp mobilny i rozwiązania chmurowe to znak charakterystyczny wielu rodzajów pracy w ciągu ostatnich 3 lat. Wybuch pandemii sprawił, że przeniesienie biura do domu stało się rzeczywistością w ciągu kilku miesięcy, czy tygodni – a nie, jak szacowano, kilku lat. To znaczne ułatwienie, ale i wyzwanie, szczególnie dla firm, które do tej pory nie działały w takim modelu, ani nie posiadają wspólnej bazy danych. Pomimo wielu obaw, związanych z pracą zdalną, w wielu miejscach się ona sprawdziła. Kluczem do sukcesu jest posiadanie takiego systemu, który zapewni dostęp pracownikowi niezależnie od tego, czy jest w biurze, czy w domu. Wspólna baza danych, umieszczona w chmurze, jest zwykle tańszym rozwiązaniem, niż model lokalny. Mobilność oprogramowania sprawia, że łatwiej z niego korzystać również np. w drodze do klienta. 

Kolejna rzecz, która cechuje dobry program ERP, to czytelność i przejrzystość interfejsu. Obecnie większość z nas korzysta z internetu codziennie, więc mamy styczność ze stronami, które są zaprojektowane w łatwy w obsłudze sposób. Toporne, nieintuicyjne designy to już przeszłość. To samo dotyczy oprogramowania w firmie. Nowoczesne systemy dopasowują nie tylko funkcje, ale też wygląd interfejsu, tak, aby nawet mało doświadczony pracownicy mogli bez trudności z nich korzystać.

Najważniejszym krokiem, który zbliży Cię do wyboru dobrego programu ERP, jest przeanalizowanie potrzeb biznesowych takiego wdrożenia. Wyznaczając jego cele i mierniki, uporządkujesz informacje o tym, jak dotychczas działała firma i czego faktycznie potrzebuje. Jeśli nie masz pewności, jak się za to zabrać, warto skorzystać z pomocy doświadczonego project managera, firmy consultingowej lub wybranego dostawcy. Zwracaj uwagę nawet na najdrobniejsze szczegóły i myśl także o końcowym użytkowniku. 

Gdy ustalisz potrzeby i cele implementacji systemu ERP, możesz przejść do selekcji modułów i funkcjonalności, których potrzebujesz. Wybierz te, które są Ci najpotrzebniejsze i w pełni pokrywają zakres obszarów organizacji, które chcesz usprawnić. Podejście „im więcej, tym lepiej” może się nie sprawdzić w wypadku wdrożenia nowego oprogramowania. Dzieje się tak, gdy inwestujesz w moduł, z którego nie będziesz korzystać – ponosisz wtedy niepotrzebne koszty. Na przykład, jeśli Twoja księgowość jest rozliczana przez zewnętrzną firmę, to inwestowanie środków w moduł księgowości mija się z celem. Lepiej je przeznaczyć na inny priorytet. Nie zapominaj także, że więcej obszarów systemu wydłuża jego implementację.

Dobry system ERP musi być nowoczesny, elastyczny, a jednocześnie dobrze dopasowany do procesów Twojej organizacji. To inwestycja na lata, dlatego warto głęboko przeanalizować wszystkie aspekty tego przedsięwzięcia. Przedsiębiorstwa mogące pochwalić się innowacyjnym oprogramowaniem, zwykle osiągają lepsze wyniki w krótszym czasie. Warto jak najlepiej przygotować się do wdrożenia. Dzięki temu pójdzie ono sprawnie, a system ERP, który wybierzesz, idealnie odpowie na Twoje potrzeby.

Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to zintegrowane narzędzia do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Narzędzia te integrują wszystkie kluczowe procesy biznesowe, umożliwiają ich automatyzację i podnoszenie efektywności zarządzania nimi. Kompleksowy system ERP pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa, szybsze wdrażanie nowych pracowników, automatyzując procesy i eliminując manualne błędy, co prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej. Więcej na temat tego, czym jest i do czego służy system ERP, przeczytasz tutaj: System ERP – co to jest? Przewodnik po funkcjonalnościach i korzyściach

Systemy ERP są szeroko stosowane w branżach takich jak handel, produkcja, logistyka, usługi, a nawet w sektorze publicznym. Dobry ERP powinien wspierać procesy charakterystyczne dla Twojej działalności – np. dla firm produkcyjnych kluczowe będą moduły do zarządzania produkcją i zaopatrzeniem, a dla e-Commerce istotna będzie integracja z systemami magazynowymi i sprzedażowymi. Jeśli działasz w specyficznej branży, rozważ system ERP dopasowany do jej wymagań lub możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły.

Koszt wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego ERP zależy od jego rodzaju (gotowy vs. dedykowany), liczba modułów, skala organizacji i sposób wdrożenia (chmura vs. instalacja lokalna). Gotowe systemy ERP są zwykle tańsze i szybsze do wdrożenia, ale mają ograniczone możliwości personalizacji. Z kolei dedykowane rozwiązania ERP mogą kosztować więcej, ale pozwalają na pełne dostosowanie do potrzeb firmy. Dodatkowe koszty mogą obejmować szkolenia pracowników, wsparcie techniczne oraz integrację z innymi systemami stosowanymi w organizacji.

Czas wdrożenia zależy od rodzaju oprogramowania ERP (gotowy vs. dedykowany), liczby modułów, skali organizacji oraz potrzeb dostosowania oprogramowania. Gotowe systemy ERP mogą być wdrożone w ciągu kilku dni, ponieważ są standardowe i wymagają jedynie konfiguracji. Dedykowane kompleksowe oprogramowanie ERP, które są dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy, mogą wymagać kilku miesięcy, a nawet ponad roku na pełną implementację, ponieważ obejmują projektowanie, testowanie i szkolenie zespołu.

Chociaż nowoczesne systemy ERP oferują intuicyjne interfejsy, szkolenie pracowników po lub podczas wdrożenia systemu ERP jest konieczne, aby mogli efektywnie korzystać z nowych funkcji. Niektóre firmy decydują się na etapowe wdrażanie ERP, aby stopniowo przyzwyczaić zespół do nowego sposobu pracy i zminimalizować zakłócenia w działalności operacyjnej.

W przypadku implementacji nowego oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa są nimi:

• Brak dokładnej analizy potrzeb – wybór systemu bez wcześniejszego określenia, jakie procesy powinien wspierać.
• Zbyt skomplikowany system – inwestowanie w zaawansowane funkcje, które nie są faktycznie potrzebne firmie.
• Niedoszacowanie czasu wdrożenia – oczekiwanie, że system zacznie działać od razu, podczas gdy wdrożenie wymaga czasu.
• Brak odpowiedniego przeszkolenia zespołu – niewystarczające szkolenia mogą sprawić, że pracownicy nie będą efektywnie korzystać z systemu.
• Za mało elastyczny system ERP – wybór systemu, który nie daje możliwości rozbudowy i dostosowania do przyszłych zmian w firmie.

Aby uniknąć tych błędów, warto dobrze przygotować się do wdrożenia, skonsultować wybór z ekspertami i zadbać o dokładne dopasowanie ERP do potrzeb biznesowych. Skontaktuj się z nami, a zaproponujemy kompletny system ERP, który sprawdzi się w Twojej firmie, zwiększając efektywność kluczowych obszarów biznesowych.

Tak. Jednym z kluczowych obszarów, w którym ERP przynosi korzyści, jest planowanie zapotrzebowania materiałowego. System ERP może analizować dane dotyczące zużycia surowców, poziomów zapasów oraz prognoz sprzedaży, co pozwala na precyzyjne określenie, kiedy i w jakiej ilości należy zamówić materiały. Dzięki temu firma może unikać opóźnień w produkcji, redukować nadmierne zapasy i minimalizować koszty operacyjne. Więcej o tym, jak działa system ERP z funkcjami MRP przeczytasz tutaj: System ERP a MRP – najważniejsze różnice.