KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – wszystko, co musisz wiedzieć

Aktualizacja – czerwiec 2025

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie duże firmy w Polsce będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pozostałych przedsiębiorców obowiązek ten obejmie od 1 kwietnia 2026 r. – niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. To nie tylko zmiana sposobu wystawiania dokumentów, ale także w raportowaniu i kontroli podatkowej. Co dokładnie się zmieni? Jak przygotować system ERP, zespół i procesy? W tym artykule przeprowadzimy Cię przez najważniejsze aspekty wdrożenia KSeF.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system informatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Od 2026 r. będzie obowiązkowym kanałem wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych – czyli takich, które mają z góry określoną strukturę XML i są zatwierdzane przez system państwowy.

W praktyce oznacza to:

• koniec samodzielnego wysyłania faktury mailem – faktura trafia do KSeF i stamtąd może być odebrana przez kontrahenta,
• brak możliwości anulowania faktury po jej zatwierdzeniu przez system – każda pomyłka to nota korygująca,
• pełną widoczność fakturowania dla organów skarbowych – w czasie rzeczywistym.

Dla administracji to krok ku pełnej cyfryzacji. Dla firm – nowe obowiązki, ale też szansa na uporządkowanie i automatyzację procesów.

Jak wszystkie nowości w zakresie prawnym, system KSeF powoduje pojawienie się pytań i wątpliwości. Dlatego Sente we współpracy z ekspertkami z TaxAGroup – Moniką Muchą oraz Mieczysławą Szymańską – zorganizowało webinar, w trakcie którego doradczynie podatkowe szeroko omówiły kwestie związane z nowym systemem. W poniższym artykule omawiam kluczowe aspekty poruszone podczas spotkania.

Skrót KSeF – co to właściwie znaczy? Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system, który pozwala na zdalny odbiór pojedynczej faktury lub pakietów faktur. Ministerstwo Finansów zdecydowało o wdrożeniu KSeF z uwagi na m.in. zwalczanie oszustw oraz przyspieszenie cyfryzacji sektora publicznego. 

Wyszczególnia się dwa zakresy korzystania z KSeF: 

• przez organy skarbowe – realizują m.in. uwierzytelnianie, weryfikację uprawnień do korzystania z KSeF, analizę i kontrolę prawidłowości danych z faktur,
• przez podatnika lub płatnika – dokonują m.in. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ponadto otrzymują i przechowują e-faktury. 

12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało o nowym harmonogramie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który docelowo obejmie wszystkie firmy w Polsce – także te zwolnione z VAT. Po kilku przesunięciach terminu ustalono, że obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców, a dla pozostałych firm – 1 kwietnia 2026 r. Jak w wypadku większości przepisów, termin obligatoryjnego korzystania z KSeF może zostać przesunięty. Warto więc obserwować sytuację na bieżąco poprzez np. śledzenie strony Ministerstwa Finansów.

Grupa podmiotów uprawnionych do systemu jest uzależniona od tego, czy są podatnikami VAT, czy mają siedzibę swojej działalności i rejestrację w Polsce. 

Krajowy System e-Faktur jest przeznaczony dla: 

• podatników VAT (czynnych oraz zwolnionych), 
• podmiotów wskazanych przez podatnika VAT, 
• płatników (komornicy sądowi, organy egzekucyjne), 
• osób fizycznych wskazanych przez płatników, 
• osób fizycznych wskazanych w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. 

W ramach nadawanych uprawnień można wymienić te, które dotyczą podatnika, lub te, które dotyczą samofakturowania. Nadawanie uprawnień wymaga zgłoszenia do Krajowego Systemu e-Faktur. Można zrobić to przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień, albo przez kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć lub Podpis Zaufany. 

Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że przepisy się zmienią, kiedy w życie wejdzie obligatoryjne stosowanie KSeFu. Jednak taka zmiana na pewno będzie komunikowana przez Ministerstwo Finansów.

Wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur jest uznana za wystawienie faktury i może odbyć się w dowolnym czasie. API pozwala na wysyłkę zarówno pojedynczej faktury, jak i całej paczki. Aby odbiorca mógł ją odebrać, wymagana jest jego zgoda. 

Proces wystawiania faktur zamyka się w tych 5 krokach: 

1. Nadanie uprawnień do wystawiania e-Faktur. 
2. Uwierzytelnienie w systemie KSeF. 
3. Przesłanie e-Faktury lub e- Faktur w paczce. 
4. Weryfikacja podmiotu uprawnionego do wystawienia lub przesłanego pliku e-Faktur. 
5. Nadanie unikatowego numeru przez Krajowy System e-Faktur, identyfikującego e-Fakturę.

Faktury wystawiane na podstawie WZ będą zgodne ze strukturą logiczną. Muszą one posiadać wszystkie wymagane informacje. KSeF umożliwia także wystawianie faktur zaliczkowych.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, przed wystawieniem faktury trzeba będzie się dobrze zastanowić. Krajowy System e-Faktur zachęci do większej czujności i wdrożenia procedur, które mają zapewnić prawidłowość i terminowość faktur oraz prawidłowość ustalenia stawki VAT. Raz wprowadzona faktura w KSeF uznawana jest za wystawioną z momentem przesyłu i otrzymana z momentem nadania numeru generowanego automatycznie. Spowoduje to wejście faktury w obrót prawny. Nie ma możliwości jej anulowania. To może stanowić pewne utrudnienie dla przedsiębiorców.

Przede wszystkim należy śledzić Ministerstwo Finansów, które na bieżąco będzie przekazywało informacje. Kolejnym krokiem jest przemyślenie i ponowne rozplanowanie wszystkich procedur obowiązujących w firmie. Następnym ważnym elementem jest komunikacja z deweloperami oprogramowania w celu zintegrowania systemu księgowego z API KSeF. Dwa najważniejsze procesy, które należy zautomatyzować, to uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur i korzystanie z jego pośrednictwa do wysyłania i otrzymywania faktur, a także przesyłania odbiorcom informacji o wystawionych fakturach. Krajowy System e-Faktur nie poinformuje odbiorcy o wystawieniu faktury. Warto również pomyśleć o automatyzacji wysyłki faktur, aby zabezpieczyć się przed przeniesieniem daty wystawienia faktury na kolejny dzień, jeśli zostanie ona wysłana późnym wieczorem. 

Zacznij od zadania sobie prostego pytania: jak dziś wygląda proces wystawiania i zatwierdzania faktur w Twojej firmie? Kto podejmuje decyzję? Jak wygląda archiwizacja? Gdzie może pojawić się ryzyko błędu lub opóźnienia? W przypadku KSeF każdy błąd może skutkować przesunięciem momentu wystawienia faktury lub problemami z uznaniem jej przez kontrahenta. Audyt pozwoli zidentyfikować, które etapy wymagają uporządkowania przed przejściem na e-fakturowanie.

Nie każdy system ERP od razu oferuje pełną obsługę KSeF – a nawet jeśli, to warto zweryfikować zakres integracji:

• Czy system umożliwia automatyczne uwierzytelnianie w KSeF?
• Czy pozwala na wysyłkę paczek faktur i odbiór statusów?
• Czy uwzględnia zgody odbiorców?
• Czy raportuje ewentualne błędy i odrzucenia dokumentów?

Pamiętaj, że integracja z KSeF wymaga bezpiecznego uwierzytelniania oraz dwustronnej komunikacji – nie tylko wysyłania faktur, ale też odbierania potwierdzeń i numerów referencyjnych. Warto już teraz skontaktować się z dostawcą systemu ERP lub działem IT i zaplanować wdrożenie API KSeF zgodnie z wymaganiami technicznymi Ministerstwa Finansów. Integracja z API KSeF powinna być stabilna, zgodna z aktualnym schematem struktury FA(3) i skalowalna – zwłaszcza jeśli Twoja firma generuje setki faktur miesięcznie.

Dwa kluczowe obszary, które warto zautomatyzować, to:

• uwierzytelnianie w systemie KSeF,
• oraz przesyłanie faktur (pojedynczych i w paczkach), wraz z informacją zwrotną o ich wystawieniu.

Warto pamiętać, że Krajowy System e-Faktur nie poinformuje odbiorcy o wystawieniu faktury. To po Twojej stronie leży obowiązek przekazania tej informacji – e-mailem, komunikatem w systemie B2B czy inną metodą. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz opóźnienia w płatnościach.

Z tego powodu dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie automatycznej wysyłki powiadomień oraz kontrola czasu przesyłu. Jeśli faktura zostanie wystawiona późnym wieczorem, istnieje ryzyko, że data wystawienia zostanie przesunięta na kolejny dzień – co może mieć wpływ na termin płatności lub zgodność z kontraktem.

Aby odbiorca mógł pobrać fakturę z KSeF, musi wcześniej wyrazić na to zgodę. To ważny element wdrożenia – szczególnie jeśli współpracujesz z partnerami biznesowymi, którzy nie są jeszcze gotowi na odbieranie faktur z systemu.

Dobrą praktyką jest wcześniejsze poinformowanie klientów o planowanym przejściu na KSeF, uzyskanie zgody oraz ustalenie nowej ścieżki komunikacji w razie problemów z odbiorem faktury. Inaczej możesz wystawić fakturę, która nie zostanie zauważona.

Przeczytaj: Zarządzanie dokumentami w biurze rachunkowym

Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe, w którym możesz już teraz:

• wystawić fakturę w strukturze FA(3),
• sprawdzić odpowiedzi systemu (statusy, błędy),
• przetestować wysyłkę paczek i odbiór komunikatów.

To nie tylko okazja do sprawdzenia technicznej poprawności integracji, ale też szansa, by sprawdzić, czy Twoje potrzeby dyspozycji uwzględniane są przez system ERP na wszystkich etapach operacyjnych.

KSeF to temat nie tylko dla księgowości. Sprzedaż, logistyka, dział obsługi klienta – każdy, kto ma styczność z dokumentami sprzedaży – powinien wiedzieć, jak działa nowy system, co się zmienia i gdzie szukać informacji w razie problemu.

Im wcześniej wdrożysz zespół w nowe realia, tym mniej błędów, frustracji i przestojów pojawi się na starcie.

W Sente zakończyliśmy prace nad modułem integrującym nasz system ERP – w szczególności modułem Handel i dystrybucja, – z Krajowym Systemem e-Faktur. Moduł KSeF jest już dostępny dla naszych klientów i umożliwia pełną obsługę faktur ustrukturyzowanych zgodnie z aktualnymi wymaganiami Ministerstwa Finansów. Rozwiązanie zostało zaprojektowane z myślą o wygodzie i bezpieczeństwie użytkowania – wspiera automatyczne uwierzytelnianie, wysyłkę oraz odbiór statusów faktur z KSeF. Przed udostępnieniem modułu w wersji produkcyjnej przeprowadziliśmy testy u wybranych klientów, co pozwoliło nam zoptymalizować funkcjonalności i przygotować system na obowiązkowe wdrożenie KSeF w 2026 roku.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zmiana modelu fakturowania w Polsce, która już od 2026 roku obejmie wszystkie firmy – także te zwolnione z VAT. Dla firm oznacza to nie tylko zmianę narzędzi, ale też konieczność przebudowania codziennych procesów – od wystawiania dokumentów, przez ich weryfikację, po komunikację z kontrahentami. I choć obowiązek wchodzi dopiero za kilka miesięcy – przygotowania warto zacząć już teraz.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak działa obsługa KSeF w systemie ERP Teneum X, umów się na bezpłatną konsultację z naszym zespołem. Pokażemy Ci, jak taki moduł może działać w Twojej firmie.

Źródła:

1. https://ksef.podatki.gov.pl/

Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, także tych zwolnionych z VAT.

Do końca 2026 r. przewidziano okres przejściowy – nie będzie kar za błędy w fakturach, nie trzeba będzie podawać numeru KSeF przy płatnościach (w tym split payment) i wciąż będzie można wystawiać faktury z kas rejestrujących. Dopiero od 2027 roku zaczną obowiązywać sankcje finansowe, m.in. za wystawianie faktur poza systemem. W skrajnych przypadkach mogą one wynosić do 100% wartości podatku VAT z dokumentu lub – jeśli faktura nie zawiera podatku – do 18,7% całkowitej kwoty należności.

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna w ściśle określonym formacie XML, zgodnym ze standardem ustalonym przez Ministerstwo Finansów. W odróżnieniu od „zwykłej” faktury w PDF lub papierowej, jej dane są zapisane w sposób umożliwiający automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne – zarówno po stronie wystawcy, odbiorcy, jak i administracji skarbowej. To upraszcza zarówno proces jej wystawiania, jak i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych.

Fakturę ustrukturyzowaną wyróżnia to, że:

• ma określoną strukturę FA(3), zawierającą obowiązkowe pola (dane kontrahentów, wartości, VAT),
• jest zatwierdzana i identyfikowana przez system KSeF – otrzymuje unikalny numer,
• data wystawienia to moment jej przesłania i zaakceptowania przez system (lub wskazana przez wystawcę w trybie offline),
• po zatwierdzeniu nie można jej anulować – ewentualne błędy należy poprawić za pomocą faktury korygującej,
• umożliwia automatyczne archiwizowanie, przekazywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymogami prawa.

Faktura ustrukturyzowana to podstawa Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Tak – nowa wersja KSeF (tzw. KSeF 2.0) umożliwi dodawanie załączników do faktur. Będą one integralną częścią dokumentu i uwzględnione w strukturze FA(3). Aby móc korzystać z tej funkcji, trzeba wcześniej zgłosić ten fakt za pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy.

To nowy tryb wystawiania faktur w sytuacjach wyjątkowych, np.:

• braku dostępu do internetu lub awarii systemu,
• wystawiania faktur dla zagranicznych kontrahentów lub odbiorców bez NIP.

Faktura wystawiona offline może zostać przesłana do KSeF w ciągu 24 godzin, a jej datą wystawienia pozostanie ta wskazana przez użytkownika (pole P_1). Warunkiem skorzystania jest certyfikat wystawcy faktury, dostępny od 1 listopada 2025 r.