KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – wszystko, co musisz wiedzieć

Krajowy System e-Faktur można określić mianem bazy centralnej. To system teleinformatyczny – zaczyna on już funkcjonować w niektórych krajach unijnych. Również polski rząd dąży do tego, aby procesy administracyjne odbywały się elektronicznie. Dzięki temu dane są łatwe do zweryfikowania w systemie, a urzędy mogą odbywać kontrole zdalnie, bez konieczności pozyskiwania informacji bezpośrednio od podatnika. 

Jak wszystkie nowości w zakresie prawnym, system KSeF powoduje pojawienie się pytań i wątpliwości. Dlatego Sente we współpracy z ekspertkami z TaxAGroup – Moniką Muchą oraz Mieczysławą Szymańską – zorganizowało webinar, w trakcie którego doradczynie podatkowe szeroko omówiły kwestie związane z nowym systemem. W poniższym artykule omawiam kluczowe aspekty poruszone podczas spotkania.

Skrót KSeF – co to właściwie znaczy? Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system, który pozwala na zdalny odbiór pojedynczej faktury lub pakietów faktur. Ministerstwo Finansów zdecydowało o wdrożeniu KSeF z uwagi na m.in. zwalczanie oszustw oraz przyspieszenie cyfryzacji sektora publicznego. 

Wyszczególnia się dwa zakresy korzystania z KSeF: 

• przez organy skarbowe – realizują m.in. uwierzytelnianie, weryfikację uprawnień do korzystania z KSeF, analizę i kontrolę prawidłowości danych z faktur,
• przez podatnika lub płatnika – dokonują m.in. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ponadto otrzymują i przechowują e-faktury. 

Docelowo Krajowy System e-Faktur ma pojawić się w drugim kwartale 2023 roku. Jak w wypadku większości przepisów, termin obligatoryjnego korzystania z KSeF może zostać przesunięty. Warto więc obserwować sytuację na bieżąco poprzez np. śledzenie strony Ministerstwa Finansów. 

Grupa podmiotów uprawnionych do systemu jest uzależniona od tego, czy są podatnikami VAT, czy mają siedzibę swojej działalności i rejestrację w Polsce. 

Krajowy System e-Faktur jest przeznaczony dla: 

• podatników VAT (czynnych oraz zwolnionych), 
• podmiotów wskazanych przez podatnika VAT, 
• płatników (komornicy sądowi, organy egzekucyjne), 
• osób fizycznych wskazanych przez płatników, 
• osób fizycznych wskazanych w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. 

W ramach nadawanych uprawnień można wymienić te, które dotyczą podatnika, lub te, które dotyczą samofakturowania. Nadawanie uprawnień wymaga zgłoszenia do Krajowego Systemu e-Faktur. Można zrobić to przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień, albo przez kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć lub Podpis Zaufany. 

Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że przepisy się zmienią, kiedy w życie wejdzie obligatoryjne stosowanie KSeFu. Jednak taka zmiana na pewno będzie komunikowana przez Ministerstwo Finansów.

Wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur jest uznana za wystawienie faktury i może odbyć się w dowolnym czasie. API pozwala na wysyłkę zarówno pojedynczej faktury, jak i całej paczki. Aby odbiorca mógł ją odebrać, wymagana jest jego zgoda. 

Proces wystawiania faktur zamyka się w tych 5 krokach: 

1. Nadanie uprawnień do wystawiania e-Faktur. 
2. Uwierzytelnienie w systemie KSeF. 
3. Przesłanie e-Faktury lub e- Faktur w paczce. 
4. Weryfikacja podmiotu uprawnionego do wystawienia lub przesłanego pliku e-Faktur. 
5. Nadanie unikatowego numeru przez Krajowy System e-Faktur, identyfikującego e-Fakturę.

Faktury wystawiane na podstawie WZ będą zgodne ze strukturą logiczną. Muszą one posiadać wszystkie wymagane informacje. KSeF umożliwia także wystawianie faktur zaliczkowych.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, przed wystawieniem faktury trzeba będzie się dobrze zastanowić. Krajowy System e-Faktur zachęci do większej czujności i wdrożenia procedur, które mają zapewnić prawidłowość i terminowość faktur oraz prawidłowość ustalenia stawki VAT. Raz wprowadzona faktura w KSeF uznawana jest za wystawioną z momentem przesyłu i otrzymana z momentem nadania numeru generowanego automatycznie. Spowoduje to wejście faktury w obrót prawny. Nie ma możliwości jej anulowania. To może stanowić pewne utrudnienie dla przedsiębiorców.

Przede wszystkim należy śledzić Ministerstwo Finansów, które na bieżąco będzie przekazywało informacje. Kolejnym krokiem jest przemyślenie i ponowne rozplanowanie wszystkich procedur obowiązujących w firmie. Następnym ważnym elementem jest komunikacja z deweloperami oprogramowania w celu zintegrowania systemu księgowego z API KSeF. Dwa najważniejsze procesy, które należy zautomatyzować, to uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur i korzystanie z jego pośrednictwa do wysyłania i otrzymywania faktur, a także przesyłania odbiorcom informacji o wystawionych fakturach. Krajowy System e-Faktur nie poinformuje odbiorcy o wystawieniu faktury. Warto również pomyśleć o automatyzacji wysyłki faktur, aby zabezpieczyć się przed przeniesieniem daty wystawienia faktury na kolejny dzień, jeśli zostanie ona wysłana późnym wieczorem. 

W Sente już rozpoczęliśmy przygotowania rozwiązania, które pozwoli na integrację systemu ERP, a dokładnie modułu Handel i dystrybucja, z KSeF. Na ten moment nasi specjaliści weryfikują wymagania oraz założenia architektoniczne integracji. Krajowy System e-Faktur będzie dużą zmianą. Dlatego tak ważne jest dla nas, aby odpowiednio zaprojektować rozwiązanie, które pozwoli w wygodny sposób korzystać z KSeFu naszym klientom. Prace developerskie z naszej strony będą finalizowane w III i IV kwartale tego roku. Rozwiązanie trafi do testów do pierwszych klientów na początku stycznia 2023, aby wszystko sprawdzić i zweryfikować czy działa jak należy na prawdziwych produkcyjnych środowiskach. Takie działanie da nam jeszcze czas, aby wprowadzić ewentualne usprawnienia lub poprawki przed uruchomieniem u wszystkich klientów.